Управление расходами относится к системам, развернутым предприятием для обработки, оплаты и аудита расходов, инициированных сотрудниками. Эти расходы включают, помимо прочего, расходы на поездки и развлечения. Управление расходами включает политику и процедуры, регулирующие такие расходы, а также технологии и услуги, используемые для обработки и анализа связанных с ними данных.
Программное обеспечение для управления процессами подачи заявлений о расходах, авторизации, аудита и погашения можно получить у организаций, предоставляющих лицензионное программное обеспечение, услуги по внедрению и поддержке, или, альтернативно, у поставщиков программного обеспечения как услуги (SaaS). Поставщики SaaS предлагают веб-приложения по требованию, управляемые третьей стороной, для повышения продуктивности управления расходами.
Автоматизация управления расходами имеет два аспекта: процесс, которому следует сотрудник для оформления заявления о расходах (например, регистрация квитанции отеля или предоставление записей мобильного телефона), а также учетные записи операций или финансовый персонал, который обязуется обработать требование в финансовой системе .
Как правило, ручной процесс предполагает, что сотрудник заполняет бумажный отчет, электронную таблицу или отчет о расходах на основе графического пользовательского интерфейса , который затем направляет вместе с соответствующими налоговыми счетами (квитанциями) менеджеру или другому контролеру для утверждения. После того как менеджер утвердил претензию, он передает ее на обработку в бухгалтерию. Затем сотрудники бухгалтерии вносят каждую статью расходов в финансовую систему компании, прежде чем подавать заявку и получать квитанции. При реализации программного обеспечения как услуги эти процессы в значительной степени автоматизированы, а процессы подачи и утверждения осуществляются в электронном виде.
Автоматизация управления расходами — это средство, с помощью которого организация может значительно снизить транзакционные издержки и улучшить управленческий контроль при регистрации, расчете и обработке корпоративных расходов. Независимые исследования по оценке использования автоматизированных систем управления расходами подтвердили, что стоимость обработки претензии по расходам снижается по мере повышения уровня автоматизации.
Организации могут автоматизировать свои процессы управления расходами по таким причинам, как соблюдение требований, снижение затрат, контроль и производительность сотрудников. [1]
Бизнес-стратегии адаптированы к различным типам управления расходами:
Управление телекоммуникационными расходами (TEM) — это процесс управления затратами на связь крупных предприятий, включающий фиксированную передачу голоса и данных, мобильные устройства, унифицированные коммуникации и сотрудничество (UCC), VoIP и любые другие услуги, связанные с ИТ. [ нужна цитата ] Управление расходами на услуги беспроводной и проводной связи и активы обозначается как управление расходами на телекоммуникации. Исторически расходы на телекоммуникации рассматривались как общие услуги. В последние годы все больше и больше организаций связывают расходы на телекоммуникации с ИТ-услугами. Это изменение в управлении связано с изменением глобальных бизнес-стратегий в сторону развития технологий. [3]
Управление командировочными расходами (часто называемое «T+E») определяется как средство организации и управления поездками и расходами для путешествующих сотрудников. [4]
Управление расходами на технологии или управление расходами на ИТ — это управление затратами на технологии, такие как лицензии на программное обеспечение, компьютерное оборудование, приложения и т. д. Управление расходами на технологии также включает в себя управление услугами, связанными с технологиями ( SaaS , PaaS и т. д.). Деятельность по управлению технологическими расходами часто осуществляется с помощью различных технологических инструментов ( счет ИТ , программное обеспечение для управления , рабочие процессы и т. д.). [ нужна цитата ]