Управление временем

Планирование времени, затрачиваемого на конкретные виды деятельности

Управление временем — это процесс планирования и осознанного контроля времени, затрачиваемого на определенные виды деятельности, особенно в целях повышения эффективности , результативности и производительности .

Управление временем включает в себя требования, связанные с работой , общественной жизнью , семьей , хобби , личными интересами и обязательствами. Эффективное использование времени дает людям больше возможностей выбора в управлении деятельностью. ^[1] Управление временем может быть подкреплено рядом навыков, инструментов и методов, особенно при выполнении конкретных задач, проектов и целей в соответствии с установленным сроком.

Первоначально термин «управление временем» охватывал только деловую и рабочую деятельность, но со временем термин расширился и стал включать в себя также и личную деятельность. Система управления временем — это разработанная комбинация процессов, инструментов, методов и приемов. Управление временем обычно необходимо при управлении проектами , поскольку оно определяет время и объем выполнения проекта.

Культурные взгляды на управление временем

Различия в том, как культура воспринимает время, могут влиять на то, как они управляют своим временем. Например, линейное восприятие времени — это способ восприятия времени как текущего от одного момента к другому линейно. Такое линейное восприятие времени преобладает в Америке, а также в большинстве стран Северной Европы, таких как Германия, Швейцария и Англия. ^[2] Люди в этих культурах склонны придавать большое значение продуктивному управлению временем и склонны избегать решений или действий, которые могут привести к пустой трате времени. ^[2] Такое линейное восприятие времени коррелирует с тем, что эти культуры более «монохронны» или предпочитают делать только одно дело за раз.

Другой культурный взгляд на время — это многоактивный взгляд на время. В многоактивных культурах большинство людей считают, что чем больше действий или задач выполняется одновременно, тем лучше. Это создает ощущение счастья. ^[2] Многоактивные культуры являются «полихронными» или предпочитают выполнять несколько задач одновременно. Такой многоактивный взгляд на время распространен в большинстве стран Южной Европы, таких как Испания, Португалия и Италия. ^[2] В этих культурах люди часто склонны тратить время на то, что они считают более важным, например, придают большое значение завершению социальных бесед. ^[2] В деловой среде они часто уделяют мало внимания тому, как долго длятся встречи, и вместо этого сосредотачиваются на проведении высококачественных встреч. В целом, культурный фокус, как правило, сосредоточен на синергии и креативности, а не на эффективности. ^[3]

Последний культурный взгляд на время — это циклический взгляд на время. В циклических культурах время не считается ни линейным, ни связанным с событиями. Поскольку дни, месяцы, годы, времена года и события происходят в регулярных повторяющихся явлениях, время рассматривается как циклическое. С этой точки зрения время не рассматривается как потраченное впустую, потому что оно всегда вернется позже, поэтому его существует неограниченное количество. ^[2] Этот циклический взгляд на время распространен в большинстве стран Азии, включая Японию и Китай. В культурах с циклическими концепциями времени важнее сосредоточиться на правильном выполнении задач, поэтому большинство людей будут тратить больше времени на размышления о решениях и их влиянии, прежде чем действовать в соответствии со своими планами. ^[3] Большинство людей в циклических культурах склонны понимать, что другие культуры имеют другие перспективы времени, и осознают это, действуя на глобальной сцене. ^[4]

Нейропсихология

Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ). ^[5] Диагностические критерии включают чувство неуспеваемости, трудности с организацией, трудности с началом работы, трудности с управлением несколькими одновременными проектами и трудности с завершением работы. ^[6]

Расстановка приоритетов и целей

Эти цели регистрируются и могут быть разбиты на проект , план действий или простой список задач. Для отдельных задач или целей может быть установлен рейтинг важности. Могут быть установлены сроки и назначены приоритеты. Этот процесс приводит к плану со списком задач, графиком или календарем мероприятий. Авторы могут рекомендовать ежедневные, еженедельные, ежемесячные или другие периоды планирования, связанные с различным объемом планирования или обзора. Это делается различными способами, как указано ниже:

ABC-анализ

Метод ABC для управления временем, разработанный Аланом Лейкином, предполагает категоризацию задач по трем категориям: A, B и C.

А Задачи

Это самые приоритетные и срочные задачи. Они включают в себя работу, которую необходимо выполнить быстро, например, проекты с ограниченным сроком.

Задачи Б

Эти задачи важны, но не обязательно связаны с определенным сроком. Их следует выполнить как можно скорее.

Задачи С

Это наименее важные задачи. Их можно выполнить, когда позволяет время, и они не требуют немедленного внимания.

анализ Парето

Принцип Парето — это идея о том, что 80% последствий возникают из 20% причин. Применительно к производительности это означает, что 80% результатов можно достичь, выполняя 20% задач. ^[7] Если производительность является целью управления временем, то эти задачи должны быть приоритетнее. ^[8]

Метод Эйзенхауэра

Базовый "ящик Эйзенхауэра" для оценки срочности и важности. Элементы могут быть размещены в более точных точках внутри каждого квадранта.

«Метод Эйзенхауэра» или «Принцип Эйзенхауэра» — это метод, который использует принципы важности и срочности для организации приоритетов и рабочей нагрузки. Этот метод происходит из цитаты, приписываемой Дуайту Д. Эйзенхауэру : «У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». ^[9] Эйзенхауэр не утверждал, что это его собственное понимание, но приписывал его (неназванному) «бывшему президенту колледжа». ^[10]

Используя принцип принятия решений Эйзенхауэра, задачи оцениваются с использованием критериев важно/неважно и срочно/не срочно, ^{[11] [12]} а затем размещаются в соответствующих квадрантах в матрице Эйзенхауэра (также известной как «ящик Эйзенхауэра» или «матрица принятия решений Эйзенхауэра» ^[13] ). Задачи в квадрантах затем обрабатываются следующим образом.

1. Важные/срочные задачи квадранта выполняются немедленно и лично ^[14], например, кризисы, сроки, проблемы. ^[13]
2. Задачи квадранта «Важные/Несрочные» имеют конечную дату и выполняются лично ^[14] , например, отношения, планирование, отдых. ^[13]
3. Неважные/срочные задачи квадранта делегируются ^[14] , например, прерывания, встречи, мероприятия. ^[13]
4. Неважные/несрочные задачи квадранта отбрасываются ^[14], например, пустая трата времени, приятные занятия, мелочи. ^[13]

Реализация целей

Список задач (также называемый списком дел или "вещей-к-сделкам") — это список задач, которые необходимо выполнить, например, домашних дел или шагов по завершению проекта. Это инструмент инвентаризации , который служит альтернативой или дополнением к памяти .

Списки задач используются в самоуправлении, управлении бизнесом , управлении проектами и разработке программного обеспечения . Может включать более одного списка.

Когда один из пунктов в списке задач выполнен, задача проверяется или вычеркивается . Традиционный метод — записать их на листе бумаги ручкой или карандашом , обычно в блокноте или планшете. Списки задач также могут иметь форму бумажных или программных контрольных списков .

Писательница Джули Моргенштерн предлагает рекомендации по управлению временем, в том числе:

• Составьте список всех важных дел, составив его.
• Создайте «оазис времени», которым можно управлять.
• Скажи «Нет».
• Расставьте приоритеты.
• Не бросайте все.
• Не думайте, что важную задачу можно выполнить в свободное время . ^[15]

Сейчас доступны многочисленные цифровые эквиваленты, включая приложения для управления персональной информацией (PIM) и большинство КПК . Также есть несколько веб-приложений для списков задач, многие из которых бесплатны.

Организация списка задач

Списки задач часто записываются в дневник и распределяются по уровням. Самая простая многоуровневая система включает в себя общий список дел (или файл с заданиями) для записи всех задач, которые необходимо выполнить человеку, и ежедневный список дел, который создается каждый день путем переноса задач из общего списка дел. Альтернативой является создание «списка не-делания», чтобы избежать ненужных задач. ^[15]

Списки задач часто располагаются по приоритетам следующим образом.

• Ежедневный список дел, пронумерованных в порядке их важности и выполняемых в этом порядке по одному за раз, насколько позволяет ежедневное время, приписывается консультанту Айви Ли (1877–1934) как самый полезный совет, полученный Чарльзом М. Швабом (1862–1939), президентом Bethlehem Steel Corporation. ^{[16] [17] [18]}
• Одним из первых сторонников приоритетов «ABC» был Алан Лакейн в 1973 году. В его системе пункты «A» были наиболее важными («A-1» — самые важные в этой группе), «B» — следующие по важности, «C» — наименее важные. ^[19]
• Конкретный метод применения метода ABC ^[20] присваивает букву «A» задачам, которые необходимо выполнить в течение дня , «B» — в течение недели и «C» — в течение месяца .
• Чтобы расставить приоритеты в ежедневном списке задач, нужно либо записать задачи в порядке наивысшего приоритета, либо присвоить им номер после того, как они перечислены («1» для наивысшего приоритета, «2» для второго по значимости приоритета и т. д.), который указывает, в каком порядке выполнять задачи. Последний метод, как правило, быстрее, позволяя быстрее записывать задачи. ^[15]
• Другой способ расставить приоритеты обязательных задач (группа A) — поставить самую неприятную задачу на первое место. Когда она выполнена, остальная часть списка кажется легче. Группы B и C могут извлечь выгоду из той же идеи, но вместо того, чтобы сразу выполнить первую задачу (самую неприятную), она дает мотивацию выполнить другие задачи из списка, чтобы избежать первой.

Различные авторы подчеркивали потенциальные трудности, связанные со списками дел, подобными следующему.

• Управление списком может взять на себя его реализацию. Это может быть вызвано промедлением из-за затягивания планирования. Это похоже на паралич анализа . Как и в любой деятельности, есть точка убывающей отдачи.
• Чтобы оставаться гибкой, система задач должна допускать катастрофу. Компания должна быть готова к катастрофе. Даже если это небольшая катастрофа, если никто не уделил ей времени, она может распространиться , потенциально нанося ущерб компании. ^[21]
• Чтобы избежать застревания в бесполезной схеме, система задач должна также включать регулярные (ежемесячные, полугодовые и годовые) сеансы планирования и оценки системы, чтобы отсеять неэффективность и гарантировать, что пользователь движется в том направлении, которое он или она действительно желает. ^[22]
• Если некоторое время не тратится регулярно на достижение долгосрочных целей, человек может застрять в постоянной зависимости от краткосрочных планов, например, оставаясь на определенной работе намного дольше, чем изначально планировалось. ^[23]

Программные приложения

Многие компании используют программное обеспечение для учета рабочего времени , чтобы отслеживать рабочее время сотрудников, оплачиваемые часы и т. д., например, программное обеспечение для управления юридической практикой .

Многие программные продукты для управления временем поддерживают многопользовательскую работу. Они позволяют человеку давать задания другим пользователям и использовать программное обеспечение для общения и расстановки приоритетов задач.

Приложения для управления списками задач можно рассматривать как легковесный персональный информационный менеджер или программное обеспечение для управления проектами .

Современные приложения для работы со списками задач могут иметь встроенную иерархию задач (задачи состоят из подзадач, которые, в свою очередь, могут содержать подзадачи), могут поддерживать несколько методов фильтрации и упорядочивания списка задач, а также могут позволять связывать произвольно длинные заметки для каждой задачи. ^{[ необходима цитата ]}

Системы управления временем

Системы управления временем часто включают в себя часы или веб-приложение, используемое для отслеживания рабочего времени сотрудника. Системы управления временем дают работодателям представление о рабочей силе, позволяя им видеть, планировать и управлять временем сотрудников. Это позволяет работодателям управлять затратами на рабочую силу и повышать производительность. Система управления временем автоматизирует процессы, что устраняет бумажную работу и утомительные задачи.

GTD (Как привести дела в порядок)

Метод Getting Things Done , созданный Дэвидом Алленом , заключается в том, чтобы немедленно завершить небольшие задачи и разделить большие задачи на более мелкие, чтобы начать выполнять их немедленно. ^[24] Суть GTD заключается в том, чтобы побудить пользователя излагать свои задачи и идеи на бумаге и организовывать их как можно быстрее, чтобы их было легко увидеть и управлять ими. «Правда в том, что требуется больше энергии, чтобы держать что-то в голове, чем снаружи», — говорит Аллен. ^[24]

Помидор

« Техника Помодоро » Франческо Чирилло была первоначально задумана в конце 1980-х годов и постепенно совершенствовалась, пока не была определена в 1992 году. Техника является тезкой кухонного таймера в форме Помодоро (по-итальянски помидор), который изначально использовался Чирилло во время его обучения в университете. «Помодоро» описывается как фундаментальная метрика времени в технике и традиционно определяется как длительность 30 минут, состоящая из 25 минут работы и 5 минут перерыва. Чирилло также рекомендует более длительный перерыв от 15 до 30 минут после каждых четырех Помидоров. Путем экспериментов с участием различных рабочих групп и наставнической деятельности Чирилло определил, что «идеальный Помодоро» составляет 20–35 минут. ^{[ необходима цитата ]}

Связанные концепции

Управление временем связано со следующими концепциями.

• Возврат на инвестированное время : эффективное управление временем имеет важное значение для максимизации возврата на инвестированное время (ROTI). Расставляя приоритеты в задачах и организуя графики, люди могут гарантировать, что время будет выделено на действия, приносящие наибольшую ценность.
• Управление проектами : Управление временем можно считать подмножеством управления проектами, и оно более известно как планирование проектов и составление графиков проектов . Управление временем также было определено как одна из основных функций, определенных в управлении проектами. ^[25]
• Управление вниманием связано с управлением когнитивными ресурсами и, в частности, временем, которое люди тратят на свое сознание (и организуют сознание своих сотрудников) для выполнения некоторых видов деятельности.
• Блокирование времени — это стратегия управления временем, которая специально рекомендует выделять отрезки времени на конкретные задачи с целью повышения концентрации и производительности.

Смотрите также

• Управление вниманием
• Хронемика
• Постановка цели
• Наука прерывания
• Заказ
• Прокрастинация
• Профессиональная организация
• Управление проектом
• Перспективная память
• Пунктуальность
• Управление задачами
• Восприятие времени
• Программное обеспечение для учета рабочего времени
• Управление персоналом

Ссылки

1. Стелла Коттрелл (2013). Справочник по навыкам обучения Стеллы Коттрелл (Университет Лидса). Palgrave Macmillan. стр. 123+. ISBN 978-1-137-28926-1.^{[ постоянная мертвая ссылка ]}
2. Communications, Ричард Льюис (международно известный лингвист). «Как разные культуры понимают время». Business Insider . Получено 2018-12-04 .
3. Pant, Bhaskar (2016-05-23). ​​«Как разные культуры воспринимают сроки по-разному». Harvard Business Review . Получено 2018-12-04 .
4. Дюранти, Джанкарло; Ди Прата, Олверс (2009). «Все дело во времени: имеет ли оно одинаковое значение во всем мире?».
5. "NIMH – Синдром дефицита внимания и гиперактивности". www.nimh.nih.gov . Архивировано из оригинала 2016-12-29 . Получено 2018-01-05 .
6. Hallowell, Edward M. ; Ratey, John J. (1994). Driven To Distraction: Recognizing and Coping with Attention Deficit Disorder from Childhood Through Adulthood. Touchstone. С. 73–76. ISBN 9780684801285. Получено 30 июля 2013 г. .
7. "Правило 80/20 и как оно может изменить вашу жизнь". Forbes . Архивировано из оригинала 2017-11-17 . Получено 2017-09-16 .
8. Феррисс, Тимоти. (2007). 4-часовая рабочая неделя: избегайте работы с 9 до 5, живите где угодно и присоединяйтесь к новым богатым (1-е изд.). Нью-Йорк: Crown Publishers. ISBN 978-0-307-35313-9. OCLC  76262350.
9. Дуайт Д. Эйзенхауэр (19 августа 1954 г.). Выступление на Второй ассамблее Всемирного совета церквей. Архивировано из оригинала 2015-04-02. Эванстон, Иллинойс. (извлечено 31 марта 2015 г.)
10. Предыстория цитаты Эйзенхауэра и ссылки на то, как она впоследствии была подхвачена в СМИ, подробно изложены в: O'Toole, Garson (9 мая 2014 г.). «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Quote Investigator . Архивировано из оригинала 11 апреля 2015 г.
11. Фаулер, Нина (5 сентября 2012 г.). «Приложение недели: Эйзенхауэр, список дел, который поможет вам сосредоточиться на задаче». Venture Village .
12. Дрейк Бэр (10 апреля 2014 г.), «Дуайт Эйзенхауэр добился важного понимания производительности». Архивировано 2 апреля 2015 г. в Wayback Machine , Business Insider , (дата обращения: 31 марта 2015 г.)
13. Маккей; Бретт; Кейт (23 октября 2013 г.). «Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи и добиваться реального прогресса в своей жизни». Жизнь мужчины, личностное развитие . Архивировано из оригинала 22.03.2014 . Получено 22.03.2014 .
14. "Метод Эйзенхауэра". fluent-time-management.com . Архивировано из оригинала 2014-03-03.
15. Моргенштерн, Джули (2004). Управление временем изнутри наружу: надежная система взятия под контроль вашего расписания и вашей жизни (2-е изд.). Нью-Йорк: Henry Holt/Owl Books. стр. 285. ISBN 0-8050-7590-9.
16. Маккензи, Алек (1972). Ловушка времени (3-е изд.). AMACOM - Подразделение Американской ассоциации менеджмента. стр. 41–42. ISBN 081447926X.
17. ЛеБёф, Майкл (1979). Working Smart . Warner Books. стр. 52–54. ISBN 0446952737.
18. Найтингейл, Эрл (1960). «Сессия 11. Величайшее приключение сегодняшнего дня». Lead the Field (несокращенная аудиопрограмма). Найтингейл-Конант. Архивировано из оригинала 2013-01-08.
19. Лейкин, Алан (1973). Как получить контроль над своим временем и своей жизнью . Нью-Йорк: PH Wyden. ISBN 0-451-13430-3.
20. "Планирование и управление временем для студентов-дислексиков". Дислексия в колледже . Архивировано из оригинала 2005-10-26 . Получено 31 октября 2005 г.— Списки ABC и советы для учеников с дислексией о том, как управлять списками дел
21. Хортон, Томас. Нью-Йорк Парадокс генерального директора (1992)
22. «Тирания срочности» эссе Чарльза Хаммела 1967 г.
23. "86 экспертов раскрывают свои лучшие советы по управлению временем". Архивировано из оригинала 3 марта 2017 г. Получено 3 марта 2017 г.
24. Hammersley, Ben (28 сентября 2005 г.). «Познакомьтесь с человеком, который может навести порядок в вашей вселенной». The Guardian . Лондон: Guardian News and Media Limited . Получено 5 марта 2010 г.
25. Институт управления проектами (2004). Руководство по своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) . Институт управления проектами. ISBN 1-930699-45-X.

Дальнейшее чтение

• Аллен, Дэвид (2001). Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса . Нью-Йорк: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Фиоре, Нил А. (2006). Привычка делать сейчас: стратегическая программа преодоления прокрастинации и наслаждения игрой без чувства вины. Нью-Йорк: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Ле Бланк, Рэймонд (2008). Достижение целей стало простым! Практические инструменты постановки целей и проверенные методы управления временем . Маархейзе: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.
• Секунда, Эл (1999). Принцип 15 секунд: короткие, простые шаги к достижению долгосрочных целей . Нью-Йорк: New York: Berkley Books . стр. 157. ISBN 0-425-16505-1.
• Беркман, Оливер (2021). Четыре тысячи недель. Управление временем для смертных , Фаррар, Штраус и Жиру. 978-0374159122