Бухгалтерский учет — это запись финансовых транзакций, и является частью процесса бухгалтерского учета в бизнесе и других организациях. [1] Он включает в себя подготовку первичных документов для всех транзакций, операций и других событий бизнеса. Транзакции включают покупки, продажи, поступления и платежи отдельного лица, организации или корпорации. Существует несколько стандартных методов бухгалтерского учета, включая системы простой и двойной записи . Хотя их можно рассматривать как «настоящую» бухгалтерию, любой процесс записи финансовых транзакций является процессом бухгалтерского учета.
Человек в организации, который нанят для выполнения бухгалтерских функций, обычно называется бухгалтером (или бухгалтером). Обычно они ведут дневники (содержащие записи о продажах, покупках, поступлениях и платежах) и документируют каждую финансовую операцию, будь то наличные или кредит, в правильной книге, то есть в книге мелких кассовых операций, книге поставщиков, книге клиентов и т. д., а также в главной книге . После этого бухгалтер может создавать финансовые отчеты на основе информации, записанной бухгалтером. Бухгалтер доводит книги до стадии пробного баланса , с которой бухгалтер может подготовить финансовые отчеты для организации, такие как отчет о прибылях и убытках и баланс .
Происхождение бухгалтерского учета затеряно в неизвестности, но недавние исследования показывают, что методы ведения счетов существовали с самых отдаленных времен человеческой жизни в городах. Вавилонские записи, написанные стилусом на небольших глиняных пластинах, были найдены, датируемые 2600 годом до нашей эры. [2] Месопотамские бухгалтеры вели записи на глиняных табличках, которые могут датироваться 7000 лет назад. Использование современной системы двойной записи в бухгалтерии было описано Лукой Пачоли в 1494 году. [3]
Термин « книга отходов » использовался в колониальной Америке, ссылаясь на документирование ежедневных транзакций поступлений и расходов. Записи велись в хронологическом порядке и только для временного использования. Затем ежедневные записи переносились в дневную книгу или бухгалтерскую книгу для подведения баланса по счетам и создания постоянного журнала; затем книгу отходов можно было выбросить, отсюда и название. [4]
Основная цель бухгалтерского учета — регистрация финансовых результатов транзакций. Важное различие между ручной и электронной системой учета заключается в задержке между регистрацией финансовой транзакции и ее размещением на соответствующем счете в первой. Эта задержка, отсутствующая в электронных системах учета из-за почти мгновенного размещения на соответствующих счетах, характерна для ручных систем и привела к появлению первичных книг учета — кассовой книги, книги покупок, книги продаж и т. д. — для немедленного документирования финансовой транзакции.
В ходе обычной деятельности документ создается каждый раз, когда происходит транзакция. Продажи и покупки обычно имеют счета-фактуры или квитанции . Исторически депозитные бланки создавались, когда депозиты (депозиты) делались на банковский счет ; и чеки (называемые «чеками» в Великобритании и некоторых других странах) выписывались для выплаты денег со счета. В настоящее время такие транзакции в основном совершаются в электронном виде. Бухгалтерский учет в первую очередь включает запись данных всех этих исходных документов в многоколоночные журналы (также известные как книги первой записи или ежедневники ). Например, все продажи в кредит регистрируются в журнале продаж; все наличные платежи регистрируются в журнале наличных платежей. Каждый столбец в журнале обычно соответствует счету. В системе единой записи каждая транзакция регистрируется только один раз. Большинство людей, которые ежемесячно подводят баланс своей чековой книжки, используют такую систему, и большинство программного обеспечения для личных финансов придерживаются этого подхода.
По истечении определенного периода, обычно месяца, каждый столбец в каждом журнале суммируется, чтобы получить сводку за этот период. Используя правила двойной записи, эти сводки журнала затем переносятся на соответствующие счета в бухгалтерской книге или счетной книге . Например, берутся записи в журнале продаж и делается дебетовая запись на счете каждого клиента (показывающая, что клиент теперь должен нам деньги), а кредитовая запись может быть сделана на счете «Продажа виджетов класса 2» (показывающая, что эта деятельность принесла нам доход). Этот процесс переноса сводок или отдельных транзакций в бухгалтерскую книгу называется проводкой . После завершения процесса проводки счета, которые ведутся с использованием формата «T» (дебеты на левой стороне «T» и кредиты на правой стороне), проходят балансировку , которая является просто процессом достижения баланса счета.
В качестве частичной проверки того, что процесс проводки был выполнен правильно, создается рабочий документ, называемый нескорректированным пробным балансом . В простейшей форме это список из трех столбцов. Первый столбец содержит названия тех счетов в бухгалтерской книге , которые имеют ненулевой баланс. Если счет имеет дебетовый баланс, сумма баланса копируется в столбец два ( столбец дебета ); если счет имеет кредитовый баланс, сумма копируется в столбец три ( столбец кредита ). Затем суммируется столбец дебета, а затем суммируется столбец кредита. Две суммы должны совпадать — что не случайно — поскольку в соответствии с правилами двойной записи, всякий раз, когда есть проводка, дебеты проводки равны кредитам проводки. Если две суммы не совпадают, была допущена ошибка либо в журналах, либо в процессе проводки. Ошибку необходимо найти и исправить, а итоговые суммы в столбце дебета и столбце кредита пересчитать для проверки на соответствие, прежде чем можно будет приступить к дальнейшей обработке.
После того, как счета сбалансируются, бухгалтер вносит ряд корректировок и изменяет суммы баланса некоторых счетов. Эти корректировки по-прежнему должны подчиняться правилу двойной записи: например, счет запасов и счет активов могут быть изменены, чтобы привести их в соответствие с фактическими числами, подсчитанными во время инвентаризации . В то же время счет расходов , связанный с использованием запасов, корректируется на равную и противоположную сумму. Другие корректировки, такие как проводка амортизации и авансовых платежей, также выполняются в это время. Это приводит к списку, называемому скорректированным пробным балансом . Именно счета в этом списке и их соответствующие дебетовые или кредитовые остатки используются для подготовки финансовых отчетов.
Наконец, на основе пробного баланса составляются финансовые отчеты , которые могут включать:
Основной бухгалтерской записью в простой бухгалтерской книге является кассовая книга , которая похожа на реестр текущих счетов (в Великобритании: чековый счет, текущий счет), за исключением того, что все записи распределены по нескольким категориям счетов доходов и расходов. Отдельные учетные записи ведутся для мелкой наличности, счетов кредиторов и счетов дебиторов , а также других соответствующих операций, таких как инвентарь и командировочные расходы. Чтобы сэкономить время и избежать ошибок ручных расчетов, простую бухгалтерскую запись можно вести сегодня с помощью программного обеспечения для самостоятельного ведения бухгалтерского учета.
Система двойной записи в бухгалтерском учете представляет собой набор правил регистрации финансовой информации в системе финансового учета , в которой каждая транзакция или событие изменяет как минимум два разных счета бухгалтерской книги.
Дневник — это описательная и хронологическая (похожая на дневник) запись ежедневных финансовых операций ; ее также называют книгой первоначальной записи . Данные из дневника должны быть официально переписаны в журналы для возможности записи в бухгалтерские книги. Дневники включают в себя:
Книга мелких кассовых операций — это запись покупок на небольшую сумму до того, как они будут впоследствии переведены в главную книгу и итоговые счета; она ведется мелким или младшим кассиром. Этот тип кассовой книги обычно использует систему авансов : определенная сумма денег предоставляется мелкому кассиру старшим кассиром. Эти деньги предназначены для покрытия мелких расходов (гостеприимство, мелкие канцелярские принадлежности, случайные почтовые расходы и т. д.) и периодически возмещаются при удовлетворительном объяснении того, как они были потрачены. Остаток книги мелких кассовых операций — это Актив .
Журналы регистрируются в журнале учета операций. Журнал представляет собой формальную и хронологическую запись финансовых операций до того, как их значения учитываются в главной книге как дебеты и кредиты . Компания может вести один журнал для всех операций или вести несколько журналов на основе схожей деятельности (например, продажи, денежные поступления, доходы и т. д.), что упрощает обобщение операций и ссылки на них в дальнейшем. Для каждой записанной записи в журнале учета операций по дебету должна быть эквивалентная запись в журнале учета операций по кредиту для поддержания сбалансированного уравнения учета. [5] [6]
Бухгалтерская книга — это запись счетов . Бухгалтерская книга — это постоянная сводка всех сумм, введенных в вспомогательные журналы, в которых перечислены отдельные транзакции по дате. Эти счета регистрируются отдельно, показывая их начальный/конечный баланс . Журнал перечисляет финансовые транзакции в хронологическом порядке, не показывая их баланс, но показывая, какая сумма будет введена на каждом счете. Бухгалтерская книга берет каждую финансовую транзакцию из журнала и записывает ее на соответствующие счета. Бухгалтерская книга также определяет баланс каждого счета, который переносится в баланс или отчет о прибылях и убытках . Существует три различных вида бухгалтерских книг, которые занимаются ведением бухгалтерского учета:
План счетов представляет собой список кодов счетов , которые могут быть идентифицированы с помощью числовых, буквенных или буквенно-цифровых кодов, позволяющих найти счет в главной книге. Раздел капитала плана счетов основан на том факте, что правовая структура организации имеет определенный правовой тип. Возможные варианты включают индивидуального предпринимателя , партнерство , траст и компанию . [7]
Компьютеризированная бухгалтерия устраняет многие бумажные «книги», которые используются для записи финансовых операций хозяйствующего субъекта; вместо этого сегодня используются реляционные базы данных, но, как правило, они по-прежнему обеспечивают соблюдение норм бухгалтерского учета, включая системы простой и двойной записи . Сертифицированные бухгалтеры (CPA) контролируют внутренний контроль для компьютеризированных систем бухгалтерского учета, которые служат для минимизации ошибок при документировании многочисленных видов деятельности, которые хозяйствующий субъект может инициировать или завершить в течение отчетного периода.
