Бухгалтерский учет представляет собой запись финансовых операций и является частью процесса бухгалтерского учета в коммерческих и других организациях. [1] Он включает в себя подготовку первичных документов для всех транзакций, операций и других событий бизнеса. Операции включают покупки, продажи, поступления и платежи отдельным лицом или организацией/корпорацией. Существует несколько стандартных методов ведения бухгалтерского учета, включая системы однократной и двойной записи . Хотя их можно рассматривать как «настоящую» бухгалтерию, любой процесс записи финансовых операций является процессом бухгалтерского учета.
Человека в организации, нанятого для выполнения функций бухгалтерского учета, обычно называют бухгалтером ( или счетоводом). Они обычно ведут ежедневные журналы (которые содержат записи о продажах, покупках, поступлениях и платежах) и документируют каждую финансовую транзакцию, будь то наличные или кредитные, в соответствующий ежедневный журнал, то есть кассовую книгу, книгу поставщиков, книгу клиентов и т. д. .— и главная книга . После этого бухгалтер может создавать финансовые отчеты на основе информации, записанной бухгалтером. Бухгалтер доводит бухгалтерские книги до стадии пробного баланса , на которой бухгалтер может подготовить финансовые отчеты для организации, такие как отчет о прибылях и убытках и балансовый отчет .
Происхождение бухгалтерского учета теряется во мраке, но недавние исследования показывают, что методы ведения счетов существовали с самых отдаленных времен жизни человека в городах. Были найдены вавилонские записи, написанные стилусами на небольших глиняных плитах и датируемые 2600 годом до нашей эры. [2] Месопотамские бухгалтеры вели записи на глиняных табличках, возраст которых может составлять около 7000 лет. Использование современной системы двойной бухгалтерской отчетности было описано Лукой Пачоли в 1494 году. [3]
Термин « книга отходов » использовался в колониальной Америке, имея в виду документирование ежедневных операций по поступлениям и расходам. Записи делались в хронологическом порядке и только для временного использования. Затем ежедневные записи переносились в ежедневник или книгу счетов для балансировки счетов и создания постоянного журнала; тогда книгу отходов можно было бы выбросить, отсюда и название. [4]
Основная цель бухгалтерского учета – фиксировать финансовые последствия транзакций. Важным различием между ручной и электронной системой учета является задержка между записью финансовой операции и ее проводкой на соответствующем счете. Эта задержка, отсутствующая в системах электронного учета из-за почти мгновенной проводки по соответствующим счетам, характерна для ручных систем и привела к появлению первичных книг учета - кассовой книги, книги покупок, книги продаж и т. д. - для немедленного документирования. финансовая сделка.
В ходе обычной деятельности документ создается каждый раз, когда происходит транзакция. Продажи и покупки обычно сопровождаются счетами-фактурами или квитанциями . Исторически депозитные квитанции производились, когда на банковский счет вносились депозиты (депозиты) ; а чеки (в Великобритании и некоторых других странах пишутся как «чек») выписывались для выплаты денег со счета. В настоящее время такие транзакции в основном осуществляются в электронном виде. Бухгалтерский учет в первую очередь включает запись подробностей всех этих исходных документов в многоколоночные журналы (также известные как книги первой записи или ежедневники ). Например, все продажи в кредит записываются в журнал продаж; все денежные выплаты фиксируются в журнале кассовых платежей. Каждый столбец журнала обычно соответствует счету. В системе единой записи каждая сделка регистрируется только один раз. Большинство людей, ежемесячно балансирующих свою чековую книжку, используют такую систему, и большинство программ для управления личными финансами следуют этому подходу.
По истечении определенного периода, обычно месяца, каждая колонка в каждом журнале суммируется, чтобы получить сводку за этот период. Используя правила двойной записи, эти журнальные сводки затем переносятся на соответствующие счета в главной книге или бухгалтерской книге . Например, делаются записи в Журнале продаж и на счете каждого клиента делается дебетовая запись (показывающая, что клиент теперь должен нам деньги), а на счете «Продажа виджетов класса 2» может быть сделана кредитовая запись. (показывающее, что эта деятельность принесла нам доход). Этот процесс переноса сводок или отдельных транзакций в реестр называется проводкой . После завершения процесса проводки счета, сохраняющие формат «Т» (дебет слева от буквы «Т» и кредит справа), подвергаются балансировке , которая представляет собой просто процесс достижения баланса счета.
В качестве частичной проверки правильности выполнения проводки создается рабочий документ, называемый нескорректированным пробным балансом . В простейшей форме это список из трех столбцов. В первом столбце указаны имена тех счетов в книге , баланс которых не равен нулю. Если на счете имеется дебетовое сальдо, сумма остатка копируется во второй столбец ( столбец дебет ); если на счету имеется кредитовый баланс, сумма копируется в третий столбец ( кредитный столбец ). Затем суммируется столбец дебета, а затем суммируется столбец кредита. Две итоговые суммы должны совпадать – и это не случайно, – поскольку в соответствии с правилами двойной записи, когда бы ни происходила проводка, дебет проводки равен кредиту проводки. Если две итоговые суммы не совпадают, значит, была допущена ошибка либо в журналах, либо в процессе проводки. Ошибка должна быть обнаружена и исправлена, а итоговые суммы в дебетовом и кредитовом столбцах должны быть пересчитаны для проверки согласованности, прежде чем можно будет выполнить дальнейшую обработку.
После того, как счета сбалансированы, бухгалтер вносит ряд корректировок и меняет суммы остатков некоторых счетов. Эти корректировки по-прежнему должны подчиняться правилу двойной записи: например, счета запасов и счета активов могут быть изменены, чтобы привести их в соответствие с фактическими цифрами, подсчитанными во время инвентаризации . При этом счет расходов , связанных с использованием ТМЦ, корректируется на равную и противоположную сумму. В это время также выполняются другие корректировки, такие как проводка амортизации и предоплаты. В результате получается список, называемый скорректированным пробным балансом . Именно счета в этом списке и соответствующие им дебетовые или кредитовые остатки используются для подготовки финансовой отчетности.
Наконец, на основе пробного баланса составляется финансовая отчетность , которая может включать:
Основной бухгалтерской записью при однократном учете является кассовая книга , которая похожа на регистр текущего счета (в Великобритании: текущий счет, текущий счет), за исключением того, что все записи распределяются по нескольким категориям счетов доходов и расходов. Отдельные учетные записи ведутся для мелкой наличности, кредиторской и дебиторской задолженности , а также других соответствующих операций, таких как инвентаризация и командировочные расходы. Чтобы сэкономить время и избежать ошибок при ручных расчетах, ведение однократной бухгалтерии сегодня можно вести с помощью программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета своими руками.
Система двойной бухгалтерской отчетности — это набор правил записи финансовой информации в системе финансового учета , в которой каждая транзакция или событие меняет как минимум два разных номинальных счета главной книги.
Ежедневник — это описательная и хронологическая (похожая на дневник) запись ежедневных финансовых операций ; ее также называют книгой оригинальных записей . Детали ежедневника должны быть официально записаны в журналы, чтобы их можно было разместить в бухгалтерских книгах. Ежедневники включают в себя:
Книга мелкой кассы представляет собой запись покупок на небольшие суммы до их последующего переноса в бухгалтерскую книгу и окончательные счета; его ведёт мелкий или младший кассир. В этом типе кассовой книги обычно используется система подотчетных сумм : определенная сумма денег предоставляется мелкому кассиру старшим кассиром. Эти деньги предназначены для покрытия мелких расходов (гостеприимство, мелкие канцелярские товары, почтовые расходы и т. д.) и периодически возмещаются при удовлетворительном объяснении того, как они были потрачены. Остаток кассовой книги составляет Актив .
Журналы заносятся в общий ежедневник журнала. Журнал представляет собой формальную и хронологическую запись финансовых операций до того, как их стоимость будет учтена в главной книге как дебет и кредит . Компания может вести один журнал для всех транзакций или несколько журналов по схожим действиям (например, продажи, поступления денежных средств, доходы и т. д.), что упрощает обобщение транзакций и возможность использования их в дальнейшем. Для каждой записанной записи в дебетовом журнале должна быть эквивалентная запись в кредитном журнале для поддержания сбалансированного уравнения бухгалтерского учета. [5] [6]
Леджер – это запись счетов . Книга представляет собой постоянную сводку всех сумм, введенных во вспомогательные журналы, в которых отдельные транзакции перечислены по датам. Эти счета учитываются отдельно с указанием их начального/конечного баланса . В журнале финансовые операции перечисляются в хронологическом порядке, не показывая их баланс, но показывая, сколько будет снято с каждого счета. Реестр берет каждую финансовую транзакцию из журнала и записывает ее на соответствующий счет для каждой перечисленной транзакции. В книге также подводятся итоги по каждому счету, которые передаются в баланс и отчет о прибылях и убытках . Существует три различных типа регистров, в которых ведется бухгалтерский учет:
План счетов представляет собой список кодов счетов , которые можно идентифицировать с помощью числовых, буквенных или буквенно-цифровых кодов, позволяющих разместить счет в главной книге. Раздел «Капитал» плана счетов основан на том факте, что юридическая структура предприятия относится к определенному правовому типу. Возможности включают индивидуальный предприниматель , партнерство , траст и компанию . [7]
Компьютеризированный бухгалтерский учет устраняет многие бумажные «книги», которые используются для записи финансовых операций предприятия; вместо этого сегодня используются реляционные базы данных, но, как правило, они по-прежнему обеспечивают соблюдение норм бухгалтерского учета, включая системы однократной и двойной бухгалтерской отчетности. Сертифицированные бухгалтеры (CPA) контролируют внутренний контроль компьютеризированных систем бухгалтерского учета, которые служат для минимизации ошибок при документировании многочисленных видов деятельности, которые хозяйствующий субъект может инициировать или завершить в течение отчетного периода.
