В архивной науке и архивном администрировании оценка — это процесс, обычно проводимый членами учреждения, хранящего записи (часто профессиональными архивистами ), в ходе которого изучается совокупность записей для определения ее ценности для этого учреждения. Она также включает определение того, как долго эта ценность будет сохраняться. Эта деятельность является одной из центральных задач архивиста, определение архивной ценности конкретных записей. Когда это происходит до приобретения, процесс оценки включает оценку записей для включения в архивы. В связи с политикой учреждения по сбору данных оценка «представляет собой дверь в архивы, через которую должны пройти все записи». [1] Некоторые соображения при проведении оценки включают в себя то, как удовлетворить организационные потребности органа, предоставляющего записи, как поддерживать требования организационной подотчетности (будь то юридические, институциональные или определяемые архивной этикой) и как оправдать ожидания сообщества, использующего записи.
Хотя архивное коллекционирование иногда приравнивается к оценке, оценка по-прежнему рассматривается как важнейшая функция современной архивной профессии, хотя утверждается, что исторические общества способствуют «общей случайности коллекционирования», что противоречит строгим стандартам оценки, в то время как многие программы коллекционирования по-прежнему «приобретают коллекции частных коллекционеров», а некоторые аспекты требуют партнерства между различными учреждениями. [2] Оценка важна для сохранения культурного наследия для будущих поколений и может обеспечить юридическую запись для тех, кто обеспокоен своими правами человека .
Оценка считается основной функцией архивирования, наряду с приобретением, упорядочением и описанием, сохранением и доступом . Официальное определение от Общества американских архивистов (SAA) следующее:
В архивном контексте оценка — это процесс определения того, имеют ли записи и другие материалы постоянную (архивную) ценность. Оценка может проводиться на уровне коллекции, создателя, серии, файла или элемента. Оценка может проводиться до дарения и до физической передачи, во время или после присоединения. Основой решений об оценке может быть ряд факторов, включая происхождение и содержание записей, их подлинность и надежность, их порядок и полноту, их состояние и затраты на их сохранение, а также их внутреннюю ценность. Оценка часто проводится в рамках более крупной институциональной политики коллекционирования и заявления о миссии. [3]
.jpg/1280px-Welcome_Reception_&_Mander_Jones_Awards_Ceremony_(37321889674).jpg)
SAA также заявляет в своих «Руководящих принципах для архивов колледжей и университетов», что оценка должна основываться на заявлении о миссии архивов и что архивисты, используя оценку, определят, какие записи принадлежат архивам, на основе «долгосрочной административной, юридической, фискальной и исследовательской ценности» самих записей. [4] Они также отмечают, что архивы получат соответствующие записи, которые соответствуют критериям оценки, и что, используя критерии оценки, архивы разработают регулярно обновляемую, письменную политику приобретения. Другие описывают оценку как уникальный навык, который архивисты привносят в работу, особенно когда дело доходит до ведения записей и данных, с проблемами, когда организации занимаются оценкой, не имея обученных архивистов в штате. [5] [6]
Оценку можно рассматривать как балансирующий акт между требованиями административных и исторических целей; между контекстом создания и использования записей. [7] В зависимости от степени ее или его автономии в принятии оценочных решений, роль архивиста является более или менее центральной для памяти учреждения или общества. Жак Гримар рассматривает архивистов как участвующих в «управлении мировой памятью» тремя способами: путем развития, сохранения и передачи памяти. [7] По мнению Лучианы Дуранти , оценка является аналогом для архивной профессии в целом. Обязанность профессии — «выступать посредником между теми, кто создает архивы, и теми, кто их использует, как посредник в создании и сохранении общественной памяти». Она осторожна в своем использовании термина « ценность» в контексте архивов, если установление ценности означает компромисс между отношениями между документами и «беспристрастными общественными свидетельствами», которые они могут передать будущим поколениям. [8] Другие архивисты утверждали, что оценка — это не только один из актов создания записей, но она требует невозможного, поскольку архивист смотрит в будущее, вынося суждения «относительно того, какая информация будет представлять ценность для исследователей». [9] [10] [11] Кроме того, другие ученые утверждали, что оценка позволяет определить реальную или предполагаемую ценность записей, что оценочные суждения выносятся архивистами на основе исторического контекста и их личных убеждений, когда они занимаются оценкой, хотя последнее оспаривалось, и что видение «естественности» и «полезности» в записях опровергает существующую теорию архивной оценки. [12] [ 13] [14] Независимо от того, принимается этот аргумент или нет, профессиональная оценка, которая представляет собой оценку, требует определенных знаний и тщательного планирования. Она может быть связана не только с управлением записями , но и с управлением документами как частью этой аналитической процедуры. В этом процессе можно обратиться к теориям архивной оценки, особенно в случае случайной выборки и исключения записей, имеющих краткосрочное или повседневное использование, из рассмотрения в качестве возможных записей в архивном учреждении, поскольку они не являются неактивными записями.
В основном касающееся записей государственных органов, Руководство по организации и описанию архивов: составленное Нидерландской ассоциацией архивистов (1898), обычно называемое «Голландским руководством», предполагало, в целом, что архивы будут хранить каждую приобретенную запись. [15] Авторы сформулировали концепции происхождения и первоначального порядка, которые отдавали предпочтение «органической связи» в коллекции, которая предшествует ее передаче в архивное хранилище. Оценочные решения, которые включают выбор отдельных записей или групп записей для исключения, следовательно, лежали бы за пределами обязанностей архивиста, по их мнению. [14]
Сэр Хилари Дженкинсон был британским архивистом и заместителем хранителя Государственного архива после выхода на пенсию. Его большой вклад в теорию оценки — его «Руководство по управлению архивами» (1922; пересмотрено в 1937; переиздано в 1965), в котором он утверждал, что архивы — это «документы, которые составляли часть официальной транзакции и сохранялись для официальных ссылок». По мнению Дженкинсона, создатель записей несет ответственность за определение того, какие записи следует передать в архив для сохранения. Поскольку, по его мнению, записи «беспристрастны», задача отбора заключается лишь в выборе документов, которые наилучшим образом описывают «то, что произошло». [16]
Дженкинсон выделил ограниченную роль для архивариуса, расположив ее между административным органом, передающим записи, и исследователем, который может попытаться получить к ним доступ. Архивариус, по словам Дженкинсона, должен действовать как распорядитель записей, находящихся под его или ее опекой. Ни архивариус, ни историк не компетентны принимать решения об оценке. Этот процесс должен быть оставлен дарителю. Дженкинсон занимается непосредственно уничтожением записей, которое он считает исключительной компетенцией создателя этих записей. Пока уничтожение осуществляется в соответствии с потребностями его «практического бизнеса», а агентство происхождения воздерживается «от того, чтобы думать о себе как об органе, производящем исторические свидетельства», его действия не должны, по мнению Дженкинсона, считаться незаконными, даже последующими поколениями. [17]
В 2010 году ученый Ричард Дж. Кокс отметил, что многие архивисты по-прежнему придерживаются идей Дженкинсона об оценке, который утверждает объективность оценки, поскольку в «решениях по отбору» участвуют создатели записей, а не архивисты. [2]
Работа TR Schellenberg в Modern Archives (1956) представляет собой отход от подхода Дженкинсона, вызванный появлением массового копирования и подавляющим притоком документов в архивы. В своей работе он делит ценность записей на первичную ценность (первоначальную ценность для создателя; для их административного, фискального и операционного использования) и вторичную ценность (их непреходящую ценность после того, как они больше не используются в настоящее время; для тех, кто не является первоначальным создателем). Он определяет доказательную ценность как вытекающую из «свидетельств, содержащихся в записях об организации и функционировании правительственного органа, который их создал», а информационную ценность как связанную с «информацией, содержащейся в записях о лицах, юридических лицах, вещах, проблемах, условиях и т. п., с которыми имел дело правительственный орган». После определения терминов Шелленберг подробно описывает способ, которым архивист может проводить оценку на основе этих критериев, делая акцент в каждом случае на важности исследования и анализа со стороны архивиста. [18]
По мнению Шелленберга, информационная ценность основывается на трех критериях:
Другие ученые добавили, что доказательства и информация входят в число товаров, которые предоставляют записи, что подчеркивает его модель оценки, поскольку она подчеркивает доказательную и информационную ценность, и что эффективное управление записями требует процесса оценки. [19] Некоторые даже заявили, что новое мышление об оценке привело к тому, что некоторые стали считать различия между «доказательной» и «информационной» ценностью Шелленберга искусственными, в то время как другие рассматривают степень использования записей как единственное средство, с помощью которого можно оценить приобретение или оценку. [2]
Теория архивной оценки Шелленберга была основным фактором в деле Американского комитета по обслуживанию друзей и др. против Уильяма Х. Вебстера и др. (1983), которое началось в июне 1979 года, когда организации общественного действия, историки, журналисты и другие подали в суд на правительство США, чтобы остановить уничтожение файлов ФБР, оспаривая существующее «решение об архивной оценке» Национального управления архивов и записей (тогда называвшегося NARS). В 1986 году Сьюзан Д. Стейнволл, тогда работавшая в Исследовательском центре региона при Университете Висконсина в Ривер-Фолс , написала, что это дело не только предупреждает архивистов не слишком полагаться «на мнения неархивистов», таких как агенты ФБР , относительно полезности записей конкретного агентства, но и ставит под сомнение общепринятые архивные предположения. [20] В своей статье она описывает, как архивисты, оценивавшие записи ФБР, полагались не только на руководство Шелленберга « Оценка современных публичных записей» , но и на справочные материалы ФБР и его собственный опыт. NARS не только одобрила запросы на утилизацию для ФБР в 1945 и 1946 годах, но и только в 1978 году они пересмотрели свои решения об оценке файлов ФБР под «растущим давлением общественности», и при оценке этих записей они полагались на описания ФБР своих собственных файлов, обсуждая записи, которые они должны были уничтожить, с должностными лицами ФБР перед «одобрением запросов на утилизацию записей». После привлечения трудов других авторов в области архивной оценки, которая, как утверждается, находилась в зачаточном состоянии в конце 1970-х годов, таких как Филип К. Брукс , Джоанн Йейтс и Мейнард Бричфорд, она отмечает, что часто Шелленберга вспоминают при обсуждении оценки, поскольку он предоставил архивистам словарь для описания «потенциальной исследовательской ценности» документации. Она добавляет, что в своей книге « Оценка современных записей » Шелленберг описал, как «современные публичные записи» имеют два типа ценностей: одну для «немедленного использования исходным агентством и вторичную для последующего использования другими агентствами и пользователями», причем вторичные ценности считаются «доказательными или информационными», при этом многие более крупные серии записей в Национальном архиве были получены для получения информации, которую они «содержали относительно вопросов, не связанных с действиями правительства». Она заканчивает свою статью утверждением, что этот случай, часто называемый «делом ФБР», показывает, что государственным архивистам следует пересмотреть философию оценки Шелленберга, и отмечает, что некоторые архивисты, такие как Фрэнк Боулз и Джулия Маркс Янг , выступают за то, чтобы не толковать слова Шелленберга буквально, отмечая, что порой записи, имеющие минимальную административную ценность, могут, наоборот, не иметь «минимальной ценности для исследования». "
С общественными движениями в Соединенных Штатах в 1960-х и 1970-х годах существующие идеи Дженкинсона и Шелленберга, которых придерживались архивисты, начали колебаться, с попытками расширить исторические записи за пределы «элиты и социально доминирующих групп», что привело некоторых к утверждению, что социальная справедливость была призывом к справедливости для архивов и связыванию ее с самой оценкой. [21] Некоторые в этой области, такие как Тайлер О. Уолтерс, писали о том, как сложно писателям в области архивного и библиотечного дела создавать приоритеты сохранения и методы оценки. Они утверждали, что архивные менеджеры понимают методы оценки при установлении приоритетов сохранения в своем архиве, что является первой обязанностью. [22] Другие добавили к этому, что архивисты давно признали, что «их первая профессиональная обязанность — идентифицировать и защищать небольшую часть общей записи, которая имеет долгосрочную ценность». [22]
Некоторые из этих изменений включали заимствование из опыта библиотекарей . [2] В 1977 году Говард Зинн утверждал, что учреждения игнорируют «опыт маргинализированных народов», заявляя, что в их коллекциях есть пробелы, которые часто «представляются как всеобъемлющие представления социальной истории», после его речи в Обществе американских архивистов семью годами ранее, когда он открыто поставил под сомнение «идею архивной нейтральности». [23] [24] Помимо Зинна, Ханс Бумс также обсуждал, как и другие, общественную роль архивистов и то, как они влияют на оценку, причем некоторые даже предлагали феминистский анализ оценки, который способствовал социальной интеграции, помещая архивистов в постоянно меняющуюся динамику сообщества. [24] Также были ученые, которые подчеркивали важность оценки личных архивов, поскольку они показывают характер и отношение человека, которые теории, подобные макрооценке, не учитывают, требуя больше «архивов характера, чем достижений», с попытками документировать нашу «сложную внутреннюю человечность», а не то, что находится на поверхности. [25] Одним из результатов социальных изменений в тот период и «переосмысления» принципов архивирования, включая деловые записи, была макрооценка в Канаде и стратегия документирования в США, наряду с архивами, которые отражают конкретные социальные проблемы и сообщества, отражая меняющийся интерес архивистов к «документированию более широкого общества» и потребность должным образом документировать не только общество, но и «общественное взаимодействие с государственными учреждениями». [24] [26] [2]
Терри Кук , канадский архивист, утверждает, что североамериканская теория оценки является незапланированной, таксономической, случайной и фрагментированной и редко воплощает концепции институциональной и общественной динамики, которые привели бы архивистов к рабочей модели, которая позволила бы им оценить широкий спектр человеческого опыта. Его модель представляет собой подход сверху вниз, который фокусируется на ключевых процессах, посредством которых определенная функция выражается путем пересечения со структурами и людьми.
Макрооценка отличается от микрооценки тем, что первая стремится оценить учреждение, понимая контекст создания и взаимосвязи между, например, различными министерствами или агентствами в правительстве. По мнению Кука, это институциональное понимание должно предшествовать и информировать последнюю, микрооценку; оценку документов. Его подход к макрооценке не просто вытекает из положения создающего органа в установленной иерархии. Он не является нисходящим в общепринятом, бюрократическом смысле. Он является нисходящим в том смысле, что он движется от макро- к микрооценке. [7]
Это требует спланированного, логического подхода — архивисты, приступающие к оценке, имеют представление о создателе записей, его полномочиях и функциях, его структуре и процессах принятия решений, способах создания записей и изменениях в этих процессах с течением времени.
Макрооценка оценивает общественную ценность как функционально-структурного контекста, так и культуры рабочего места, в котором записи создаются и используются создателем(ями), а также взаимосвязь граждан, групп, организаций – «общественности» – с этим функционально-структурным контекстом. Если оценка обозначает долгосрочную ценность контекста записей или серии записей для их потенциальной исследовательской ценности, макрооценка оценивает значимость контекста их создания и современного использования.
— Терри Кук, «Макрооценка в теории и на практике: истоки, характеристики и реализация в Канаде, 1950–2000» [27]
Преимущества этого процесса являются теоретическими (выявление важных функций в обществе, которые следует документировать) и практическими (возможность сосредоточить оценочную деятельность на записях, имеющих наибольшую потенциальную архивную ценность).
Кук также утверждал, что в любой модели оценки архивистам необходимо помнить о людях, которые выпадают из общества, поскольку голос маргинализированных групп часто слышен и документируется только через «их взаимодействие с такими [белыми, мужскими и капиталистическими] институтами, и поэтому архивист должен внимательно слушать, чтобы убедиться, что эти голоса услышаны». [11] Джули Херрада, архивист, добавила к этому, отметив, что сбор современных материалов имеет ценность, и отметила, что сортировку и удаление записей лучше «оставить архивисту во время процесса оценки».
Связанная с трудами Хелен Вилла Сэмюэлс , стратегия документирования направлена на то, чтобы выйти за рамки институциональных рамок при оценке коллекций. В прошлом, говорит она, архивисты были пассивны, концентрируясь на потребностях исследователей, а не на понимании документа в контексте. Это привело к круговой проблеме, поскольку исследователи заявляют о своих потребностях на основе контекста, который они выводят из архивов, и поскольку архивы создают искусственный контекст на основе заявленных потребностей исследователей. «Архивариусы сталкиваются с необходимостью выбора долговечной записи», говорит Сэмюэлс, «но у них нет методов для поддержки принятия этого решения» (1992). [28] Сэмюэлс утверждает, что, хотя архивистам когда-то нужно было знать и понимать сложные бюрократические структуры организаций, теперь они должны понимать структуры между организациями и игнорировать институциональные границы.
Однако это становится все более невозможным; архивистам необходимо изучать документацию всесторонне. Стратегия документирования, таким образом, представляет собой «план, разработанный для обеспечения документирования текущей проблемы, деятельности или географической области». [28] Ее разработка включает в себя создание записей, архивистов и пользователей, и она осуществляется посредством общесистемного понимания предполагаемого жизненного цикла записи .
В архивной сфере ведутся дебаты о том, как проводить оценку в цифровой сфере. Некоторые утверждают, что эффективная оценка, которая отдает приоритет приобретениям архивными учреждениями, является частью скоординированного подхода к данным, но что критерии оценки должны включать принятую «архивную практику», оценивая не только значимость данных для исследовательского сообщества, но и значимость источника данных и контекста, то, как материалы будут дополнять существующие коллекции, уникальность данных, потенциальную пригодность данных и «ожидаемую стоимость обработки». [29] Кроме того, другие описывают оценку и отбор веб-архивами как включающий выбор материалов для «цифрового захвата» и URL-адресов, с которых « будет запущен веб-поисковик », что соответствует тем, кто утверждает, что способность проводить оценки в «контексте онлайн-представления и интерпретации» становится возможной. [30] [31] В то же время некоторые ученые заявили, что оцифровка записей может повлиять на принятие решений об оценке, поскольку наибольшая доля пользователей архивов, как правило, являются семейными историками, часто называемыми генеалогами , что приводит к последствиям для будущего ведения записей и подразумевает, что оцифровка должна быть четко определена как всего лишь один компонент оценки, который «надлежащим образом взвешен относительно других соображений». [10] Другие специалисты по информации также связали оценку с цифровым курированием данных, заявив, что одной из ключевых областей цифрового курирования и цифрового сохранения является отбор и оценка материалов. [32]
Помимо макрооценки, стратегии документирования и дебатов о месте оценки в цифровом мире, возникли вопросы о том, как оценка связана с феноменом общественных архивов или архивных учреждений, которые управляются сообществами и для сообществ, которым они служат, а не правительством или другой внешней организацией. Ученые разделились во мнениях относительно подходов, которые должны использовать архивисты, некоторые говорят, что оценку необходимо переосмыслить не только при рассмотрении общественных архивов, в то время как другие говорят, что сообщества должны напрямую участвовать в процессе оценки, определяя то, что они считают ценными записями, а не позволять архивной профессии брать на себя эту роль. [33] [12] Последнее имело место в случае с общественным архивом, документирующим жестокость полиции в Кливленде, штат Огайо , при этом ученые отмечают, что гражданские архивисты несут ответственность за управление и направление этого народного архива, особенно в том, что касается охвата и оценки самого архива, описывая не только цель архива, но и его конструкцию. [34] Несмотря на то, что два архивиста, Кэти Шилтон и Рамеш Шринивасан, предложили «модель совместного архивирования» в 2007 году в попытке переориентировать такие архивные концепции, как происхождение , упорядочение записей и оценка, надеясь, что это поможет облегчить некоторую представительность мультикультурных сообществ, эта модель будет иметь место в «традиционных архивах», а не в общественных архивах. [35] [23] Они также признали, предлагая эту модель, что она является трудоемкой и выходит за рамки большинства архивных учреждений. [35]
В архивной сфере многие, как Кристиан Джеймс и Рикардо Л. Пунзалан , заявили, что основные архивные функции происхождения, первоначального порядка, оценки и расположения неадекватны. [36] Частью этого изменения является фокус на предвзятости и оценочных суждениях архивистов. Рэндалл К. Джиммерсон писал об этом в 2007 году, архивисты должны осознавать свою «потенциальную предвзятость», не только работая над сохранением записей, которые часто упускаются из виду, но и документируя свои оценочные решения, признавая при этом невозможность быть «нейтральным или невидимым» в архивной оценке. [37] Это соответствовало тому, что Элизабет Якель отметила в 2003 году: необходимость пересмотреть старые оценочные решения и предложение ученого Ричарда Кокса приписывать оценочные решения конкретным лицам. [38] Несмотря на предложения Джиммерсона, десять лет спустя ученые все еще сетовали на то, что архивисты, по-видимому, не документируют «преобразовательные эффекты» своих оценочных решений, и рекомендовали архивистам не только признавать свою собственную роль в оценке, но и не признавать критерии оценки, которые они применяли, и предположения, которые они делали при обработке и описании записей, а также записи, которые они решили не хранить. [39]