Извлечение данных означает получение данных из системы управления базами данных (СУБД), например, объектно-ориентированной базы данных (ОДУБД). В этом случае считается, что данные представлены структурированным образом , и в них нет неоднозначности .
Для извлечения нужных данных пользователь представляет набор критериев с помощью запроса . Затем система управления базой данных выбирает требуемые данные из базы данных. Извлеченные данные могут быть сохранены в файле, распечатаны или просмотрены на экране.
Для подготовки запросов используется язык запросов, например, язык структурированных запросов (SQL). SQL — это стандартизированный язык запросов Американского национального института стандартов (ANSI), разработанный специально для написания запросов к базам данных. Каждая система управления базами данных может иметь свой собственный язык, но большинство из них являются реляционными. [ требуется пояснение ]
Отчеты и запросы — две основные формы извлекаемых из базы данных данных. Между ними есть некоторые совпадения, но запросы обычно выбирают относительно небольшую часть базы данных, тогда как отчеты показывают большие объемы данных. Запросы также представляют данные в стандартном формате и обычно отображают их на мониторе; тогда как отчеты позволяют форматировать вывод так, как вам нравится, и обычно печатаются.
Отчеты разрабатываются с помощью генератора отчетов, встроенного в систему управления базами данных.