Информационная система бухгалтерского учета

Информационная система бухгалтерского учета (АИС) — это система сбора, хранения и обработки финансовых и бухгалтерских данных, которые используются лицами, принимающими решения . Информационная система бухгалтерского учета, как правило, представляет собой компьютерный метод отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. Полученные финансовые отчеты могут использоваться руководством компании внутри компании или другими заинтересованными сторонами, включая инвесторов , кредиторов и налоговые органы. Информационные системы бухгалтерского учета предназначены для поддержки всех функций и видов бухгалтерского учета, включая аудит , перенос финансового учета , управленческий/ управленческий учет и налогообложение . Наиболее широко распространенными информационными системами бухгалтерского учета являются модули аудита и финансовой отчетности.

История

Традиционно учет ведется исключительно вручную. Опыт и квалификация отдельного бухгалтера имеют решающее значение в процессах бухгалтерского учета. Даже использование ручного подхода может оказаться неэффективным и неэффективным. Информационные системы бухгалтерского учета решают многие из вышеперечисленных проблем. АИС могут поддерживать автоматизацию обработки больших объемов данных и предоставлять своевременную и точную информацию.

Первые информационные системы бухгалтерского учета были разработаны для расчета заработной платы в 1970-х годах. Первоначально информационные системы бухгалтерского учета разрабатывались «собственными силами», поскольку комплексных решений не было. Такие решения были дороги в разработке и сложны в обслуживании. Поэтому многие практикующие специалисты по бухгалтерскому учету предпочли ручной подход, а не компьютерный. Сегодня информационные системы бухгалтерского учета чаще продаются в виде готовых пакетов программного обеспечения от крупных поставщиков, таких как Microsoft, Sage Group, SAP и Oracle , где они настраиваются и настраиваются в соответствии с бизнес-процессами организации . Малые предприятия часто используют более дешевые пакеты программного обеспечения для бухгалтерского учета, такие как Tally.ERP 9 , MYOB и Quickbooks. Крупные организации часто выбирают ERP-системы. По мере того как потребность в подключении и консолидации между другими бизнес-системами возрастала, информационные системы бухгалтерского учета были объединены с более крупными и централизованными системами планирования ресурсов предприятия (ERP). Раньше, имея отдельные приложения для управления различными бизнес-функциями, организациям приходилось разрабатывать сложные интерфейсы для взаимодействия систем друг с другом. В ERP такая система, как информационная система бухгалтерского учета, строится как модуль, интегрированный в набор приложений, которые могут включать производство, цепочку поставок, управление персоналом. Эти модули интегрированы вместе и могут получать доступ к одним и тем же данным и выполнять сложные бизнес-процессы. Сегодня облачные информационные системы бухгалтерского учета становятся все более популярными как для малого и среднего бизнеса, так и для крупных организаций из-за меньших затрат. С внедрением информационных систем бухгалтерского учета многие предприятия отказались от низкоквалифицированного, транзакционного и оперативного бухгалтерского учета.

Пример архитектуры

AIS обычно имеет многоуровневую архитектуру, разделяющую представление пользователю, обработку приложений и управление данными на отдельных уровнях. Уровень представления управляет тем, как информация отображается и просматривается функциональными пользователями системы (через мобильные устройства, веб-браузеры или клиентские приложения). Вся система поддерживается централизованной базой данных, в которой хранятся все данные. Сюда могут входить транзакционные данные, генерируемые в результате основных бизнес-процессов (закупки, инвентаризация, учет), или статические основные данные , на которые ссылаются при обработке данных (записи учетных записей сотрудников и клиентов и настройки конфигурации). По мере совершения транзакций данные о бизнес-событиях собираются и сохраняются в базе данных системы, откуда их можно извлечь и обработать в информацию, полезную для принятия решений. Уровень приложения извлекает необработанные данные, хранящиеся на уровне базы данных журналов , обрабатывает их на основе настроенной бизнес-логики и передает на уровень представления для отображения пользователям. Например, рассмотрим отдел кредиторской задолженности при обработке счета. В информационной системе бухгалтерского учета служащий по работе с кредиторской задолженностью вводит счет , предоставленный поставщиком , в систему, где он затем сохраняется в базе данных. При поступлении товара от поставщика создается квитанция, которая также вводится в АИС. Прежде чем отдел кредиторской задолженности произведет оплату поставщику, уровень обработки приложений системы выполняет трехстороннее сопоставление, при котором автоматически сопоставляется суммы в счете-фактуре с суммами в квитанции и первоначальном заказе на поставку. После завершения сопоставления менеджеру по кредиторской задолженности отправляется электронное письмо для утверждения. Отсюда можно создать ваучер и в конечном итоге произвести оплату поставщику.

Преимущества и последствия

Большим преимуществом компьютерных информационных систем бухгалтерского учета является то, что они автоматизируют и оптимизируют отчетность , развивают расширенное моделирование и поддерживают интеллектуальный анализ данных. ^[1] Отчетность является основным инструментом, позволяющим организациям точно видеть обобщенную и своевременную информацию, используемую для принятия решений и составления финансовой отчетности . Информационная система бухгалтерского учета извлекает данные из централизованной базы данных, обрабатывает и преобразует их и в конечном итоге генерирует сводку этих данных в виде информации, которую теперь можно легко использовать и анализировать бизнес-аналитиками, менеджерами или другими лицами, принимающими решения. Эти системы должны гарантировать своевременность отчетов, чтобы лица, принимающие решения, не действовали на основе старой, неактуальной информации и, скорее, могли действовать быстро и эффективно на основе результатов отчетов. Консолидация является одной из отличительных черт отчетности, поскольку людям не нужно просматривать огромное количество транзакций. Например, в конце месяца финансовый бухгалтер объединяет все оплаченные ваучеры, создавая отчет в системе. Прикладной уровень системы предоставляет отчет с указанием общей суммы, выплаченной поставщикам за этот конкретный месяц. В крупных корпорациях, генерирующих большие объемы транзакционных данных, создание отчетов даже с помощью AIS может занять дни или даже недели.

После волны корпоративных скандалов со стороны крупных компаний, таких как Tyco International , Enron и WorldCom , основной упор был сделан на принуждение публичных компаний к внедрению строгого внутреннего контроля в их системы, основанные на транзакциях. Это было закреплено законом с принятием Закона Сарбейнса-Оксли 2002 года, который предписывал компаниям составлять отчет о внутреннем контроле, в котором указывалось, кто несет ответственность за структуру внутреннего контроля организации, и описывалась общая эффективность этого контроля. ^[2] Поскольку большинство этих скандалов было связано с практикой бухгалтерского учета компаний, Сарбейнс Оксли уделял большое внимание компьютерным информационным системам бухгалтерского учета. Сегодня поставщики AIS рекламируют свои функции управления, управления рисками и соответствия требованиям, чтобы обеспечить надежность и защиту бизнес-процессов, а также безопасность активов организации (включая данные).

Выполнение

В последние годы многие крупные предприятия и предприятия малого и среднего бизнеса внедряют экономичную облачную информационную систему бухгалтерского учета. Однако большинство существующих автоматизированных систем учета используют типовые базы данных (DBF, MS SQL, MS ACCESS и др.). ^[3] В 2020 году бухгалтерские программы использовали 94% опрошенных. ^[4]

Оглядываясь назад, можно сказать, что большинство организаций, даже более крупных, нанимают внешних консультантов, либо издателей программного обеспечения, либо консультантов, которые понимают организацию и помогают выбрать и внедрить идеальную конфигурацию, принимая во внимание все компоненты.

Шаги по внедрению информационной системы бухгалтерского учета следующие:

Детальный анализ требований: где опрашиваются все лица, участвующие в системе. Текущая система полностью изучена, включая проблемы, и собрана полная документация системы — транзакции, отчеты и вопросы, на которые необходимо ответить. Потребности пользователей, которых нет в текущей системе, изложены и документированы. К пользователям относятся все, от высшего руководства до ввода данных. Анализ требований не только дает разработчику конкретные потребности, но и помогает пользователям принять изменения. Пользователи, у которых есть возможность задавать вопросы и вносить свой вклад, гораздо более уверены и восприимчивы к изменениям, чем те, кто сидит сложа руки и не выражает своей обеспокоенности.

Системный дизайн (синтез): Анализ тщательно анализируется и создается новая система. Система, которая окружает систему, часто является самой важной. Какие данные должны поступать в систему и как они будут обрабатываться? Какая информация должна выходить из системы, как она будет форматироваться? Если мы знаем, что должно выйти, мы знаем, что нам нужно внести в систему. Программа, которую мы выбираем, должна будет соответствующим образом обработать этот процесс. В состав системы входят контрольные файлы, образцы основных записей и возможность выполнять процессы на тестовой основе. Система разработана таким образом, чтобы включать в себя соответствующие механизмы внутреннего контроля и предоставлять руководству информацию, необходимую для принятия решений. Целью информационной системы бухгалтерского учета является предоставление актуальной, значимой, надежной, полезной и актуальной информации. Для достижения этой цели система устроена таким образом, что транзакции вводятся по мере их возникновения (вручную или в электронном виде), а информация сразу же становится доступна онлайн для управления.

После проектирования системы создается запрос предложений с подробным описанием требований и фундаментального проекта. Продавцов просят ответить на предложение, провести демонстрацию продукта и конкретно отреагировать на потребности организации. В идеале поставщик будет вводить контрольные файлы, образцы основных записей и иметь возможность показать, как обрабатываются транзакции, в результате которых получается информация, необходимая руководству для принятия решений. Запрос предложений на инфраструктуру информационных технологий следует за выбором программного продукта, поскольку к программному продукту обычно предъявляются особые требования к инфраструктуре. Иногда программное обеспечение и инфраструктура выбираются от одного и того же поставщика. В противном случае организация должна гарантировать, что поставщики будут работать вместе, не «указывая пальцем» при возникновении проблем с программным обеспечением или инфраструктурой.

Документация: По мере разработки системы она документируется. Документация включает документацию поставщика системы и, что более важно, процедуры или подробные инструкции, которые помогают пользователям управлять каждым процессом, специфичным для организации. Большая часть документации и процедур доступна в Интернете, и было бы полезно, если бы организации могли дополнить справочные инструкции, предоставленные поставщиком программного обеспечения. О документации и процедурах обычно думают второстепенно, но они являются страховым полисом и инструментом, используемым во время тестирования и обучения — перед запуском. Документация тестируется в ходе обучения, чтобы при запуске системы не оставалось сомнений в ее работоспособности и в том, что пользователи уверены в изменении.

Тестирование: Перед запуском все процессы тестируются от ввода до вывода, используя документацию как инструмент, гарантирующий, что все процессы тщательно задокументированы и что пользователи могут легко следовать процедурам: они знают, что это работает и что процедуры будут выполняться последовательно. Отчеты проверяются и проверяются, поэтому мусор не выбрасывается. Это делается в тестовой системе, еще не полностью заполненной реальными данными. Большинство организаций запускают системы до тщательного тестирования, что усиливает разочарование конечных пользователей, когда процессы не работают. В ходе этого процесса документация и процедуры могут быть изменены. Все идентифицированные транзакции должны быть проверены на этом этапе. Все отчеты и онлайн-информация должны быть проверены и прослежены с помощью аудиторского журнала, чтобы руководство могло быть уверено в том, что транзакции будут обрабатываться последовательно и что на эту информацию можно будет положиться при принятии решений.

Обучение: Перед запуском все пользователи должны быть обучены процедурам. Это означает, что инструктор использует процедуры, чтобы показать каждому конечному пользователю, как обращаться с процедурами. Процедуры часто необходимо обновлять во время обучения, поскольку пользователи описывают свои уникальные обстоятельства, а «дизайн» модифицируется с учетом этой дополнительной информации. Затем конечный пользователь выполняет процедуру с помощью тренажера и документации. Затем конечный пользователь выполняет процедуру, используя только документацию. В этом случае конечный пользователь остается один при поддержке, лично или по телефону, тренера или другого лица, оказывающего поддержку. Это до преобразования данных.

Конверсия данных: Разрабатываются инструменты для преобразования данных из текущей системы (что было задокументировано при анализе требований) в новую систему. Данные передаются из одной системы в другую, и создаются файлы данных, которые будут работать с разработанными инструментами. Преобразование тщательно тестируется и проверяется перед окончательным преобразованием. Есть резервная копия, поэтому при необходимости ее можно перезапустить.

Запуск: Система внедряется только после выполнения всего вышеперечисленного. Вся организация знает о дате запуска. В идеале текущая система сохраняется и часто работает «параллельно», пока новая система не заработает в полную силу и не заработает должным образом. Поскольку нынешнее программное обеспечение массового рынка используется тысячами компаний и его эффективность доказана, «параллельный» запуск, обязательный для программного обеспечения, специально разработанного для компании, обычно не выполняется. Однако это верно только в том случае, если выполняется описанный выше процесс, система тщательно документирована и протестирована, а пользователи проходят обучение перед запуском.

Инструменты: Доступны онлайн-ресурсы, которые помогут в стратегическом планировании информационных систем бухгалтерского учета. Информационные системы и финансовые формы помогают определить конкретные потребности каждой организации, а также распределить ответственность за соответствующие принципы. ^[5]

Поддерживать: Конечным пользователям и менеджерам доступна постоянная поддержка в любое время. Обновление системы происходит по аналогичному процессу, и все пользователи тщательно информируются об изменениях, эффективно обновляются и проходят обучение.

Многие организации решили ограничить время и деньги, затрачиваемые на анализ, проектирование, документацию и обучение, и сразу перейти к выбору и внедрению программного обеспечения. Если детальный анализ требований выполняется и на анализ тратится достаточно времени, реализация и текущая поддержка будут минимальными. Организации, которые пропускают шаги по обеспечению соответствия системы их потребностям, часто остаются с разочарованными конечными пользователями, дорогостоящей поддержкой и устаревшей или неверной информацией. Хуже того, эти организации создают систему трижды, а не один раз.

Эволюция

Информационная система бухгалтерского учета характеризуется большим количеством различных подходов и методологий за последние 50 лет. Из-за ограничений и недостатков предыдущих моделей каждая новая модель развивалась. Интересно, что после создания новейшей техники новые или новейшие модели эволюции не устраняют и не заменяют мгновенно старую или предыдущую технику. Однако несколько поколений и однотипных систем существуют в разных учреждениях, организациях, группах одновременно и, возможно, существуют в одном или одном и том же учреждении. Аналогичным образом, современный инспектор должен знать особенности функционирования всех подходов АИС, с которыми он или она может столкнуться. В настоящее время можно выделить четыре подхода, которые развивались за последние 50 лет. ^[6]

Ручная модель процесса Модель плоского файла Система моделей баз данных Модель REA (ресурс, событие и агенты)

Карьера

Многие специалисты AIS работают в консалтинговых фирмах, крупных корпорациях, страховых компаниях, финансовых фирмах, государственных учреждениях и аудиторских фирмах, а также в других типах компаний. С развитием технологий традиционная практика бухгалтерского учета перейдет к практике информационных систем бухгалтерского учета. Профессиональные организации по бухгалтерскому учету и информационным технологиям работают над новыми направлениями бухгалтерских программ и отраслевой практики. Системные аудиторы — один из лучших вариантов за последние два десятилетия. Они изучают элементы управления, обработку данных, целостность данных, общую работу, обслуживание, безопасность и другие аспекты всех типов информационных систем, используемых предприятиями. Некоторые названия должностей в этой области работы включают финансового менеджера, финансового эксперта и финансового директора. Другие названия должностей включают аналитика компьютерных систем, менеджера компьютерных информационных систем, инженера или программиста, специализирующегося на финансовом программном обеспечении.

Существуют отраслевые ассоциации, предлагающие сертификаты, относящиеся к области AIS, включая CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE и CITP.