Средство поиска в контексте архивного дела и архивных исследований — это инструмент организации, документ, содержащий подробные, проиндексированные и обработанные метаданные и другую информацию о конкретной коллекции записей в архиве . Поисковые средства часто состоят из документальной описи и описания материалов, их источника и структуры. [1] Поисковая помощь для фонда обычно составляется субъектом происхождения, происхождения коллекции или архивариусом во время архивной обработки и может считаться архивным научным эквивалентом библиотечного каталога или каталога музейной коллекции . Средство поиска служит для поиска конкретной информации в коллекции. [2] Помощь в поиске также может помочь архивному хранилищу управлять своими материалами и ресурсами. [3]
История открытия вспомогательных средств отражает историю информации. У древних шумеров были свои собственные системы указателей для поиска бюрократических и административных записей. [4] В 19 и 20 веках вспомогательными средствами были бумажные документы, такие как списки или каталожные карточки . В 21 веке их можно создавать в электронных форматах, таких как электронные таблицы или базы данных. Стандартным машиночитаемым форматом средств поиска коллекций рукописей, широко используемым в США, Канаде, Великобритании, Франции, Австралии и других странах, является закодированное архивное описание . [5]
Средства поиска существуют как центральный инструмент взаимодействия пользователей и архивистов с архивными коллекциями. Фройнд и Томс отмечают, что поиск вспомогательных средств стал предпочтительным средством взаимодействия пользователей с коллекцией из-за печатного характера большинства исторических материалов. Далее они объясняют, что помощь в поиске в этой печатной форме предназначена для описания одной коллекции или композиции аналогичного происхождения . [6] Клейтон МакГи утверждает, что архивисты и хранилища стали предпочитать помощь при поиске как средство организации своих коллекций, поскольку это позволяло им интеллектуально и физически контролировать хранящиеся у них предметы. Архивариусы могли приобретать, удалять, редактировать и реорганизовывать материалы. Пособия по поиску могли отражать эти изменения в коллекции, но также отражали и то, что только архивисты будут знать об этих изменениях в коллекции. Коллекции на бумажной основе со вспомогательными средствами поиска гарантировали, что посетителям придется полагаться на архивариуса в поиске и использовании материалов. [7]
Содержание поисковых пособий может различаться в зависимости от типов описываемого материала. Обычно средства поиска включают описание объема коллекции, биографическую и историческую информацию, связанную с коллекцией, а также ограничения на использование или доступ к материалам. [2] Вспомогательными средствами поиска могут быть подробные описи с указанием содержимого. Они также могут включать предметные заголовки, взятые из LCSH , AAT или другого контролируемого словаря , и могут содержать перекрестные ссылки на соответствующие коллекции в других репозиториях. Элементы данных, необходимые для поиска вспомогательных средств, определены Международным советом архивов [8] в Общем международном стандартном описании архивов ( ISAD(G) ). [9] Существуют различные национальные реализации ISAD(G), такие как «Описание архивов: стандарт контента» , используемый в США.
Процесс создания поискового пособия часто начинается с архивного описания. Например, «Закодированное архивное описание» требует базового описания коллекции, списка контролируемых словарных терминов, административной информации, биографической информации, объема и содержания, расположения, описания компонентов и других описательных данных. [10] В отсутствие универсального стандарта для поиска вспомогательных средств, [11] эти элементы часто используются в качестве основы.
Основное описание, обзор коллекции или сводная информация обычно являются первым разделом средства поиска, содержащим информацию о создателе коллекции, физическом пространстве, которое коллекция занимает в архиве, а также диапазоне дат и кратком изложении ее документов. [12] Биографическая /Историческая справка описывает коллекцию с точки зрения периода времени, когда она была создана, предоставляя справочную информацию о человеке или организации. Также можно описать историю коллекции. В примечании « Объем и содержание» кратко объясняется происхождение коллекции, ее расположение и диапазон дат, а также в целом, какие материалы она содержит — письма, отчеты, фотографии, аудио/видео и т. д.
Раздел « Доступ и использование» , содержащий информацию об использовании коллекции, такую как условия доступа и ограничения. Проблемы использования, которые могут повлиять на исследователей, могут включать соглашения с донорами, ограничивающие доступ, информацию об авторских правах, историю владения коллекцией, любые дополнительные форматы, которые может иметь коллекция, а также принимает ли коллекция дополнения. Дополнительная информация содержит подробную информацию о соответствующих материалах, языке, инструкциях по цитированию, спонсорах и дате обработки. Условия поиска обычно представляют собой список предметных рубрик, любых личных, корпоративных или семейных имен, географических заголовков и жанровых терминов, которые относятся к содержимому коллекции.
Расположение — это способ упорядочения коллекции (обычно в соответствии, насколько это практически возможно, с ее первоначальным порядком ). Иерархические уровни упорядочения обычно состоят из групп записей, содержащих серии , которые, в свою очередь, содержат поля, папки и элементы. [13]
Список содержимого представляет собой список материалов коллекции вплоть до уровня коробки и папки. [14] Описания серий, содержащие название, даты освещения и краткое описание содержания каждой серии. Описания серий могут также включать ассортимент контейнеров, указание типа размещения и примечание о любых ограничениях для каждой серии (например, эмбарго на публичный доступ на определенный период по соображениям конфиденциальности).
Кодированное архивное описание (EAD) было создано в 1998 году для использования в качестве средств поиска в онлайн-среде. Его создание позволило создать в США единый национальный стандарт для поиска терминологии помощи. [15]
Кандида Фентон пишет: «Определение типа закодированного архивного описания документа (EAD DTD) представляет собой непатентованный стандарт кодирования, который определяет структуру электронного средства поиска в архивах. Этот стандарт был разработан в ответ на растущую роль сетей в доступе к информации, описывающей архивные фонды. и обеспечить обмен записями между репозиториями». [16]
Однако иерархический формат средств поиска EAD вызвал некоторые разногласия среди пользователей, поскольку архивариусы отметили, что он увековечивает ту же путаницу в отношении поиска средств для пользователей. [17]
Фройнд и Томс утверждали, что коллекции становятся все более доступными в цифровом формате, и от архивистов больше нельзя ожидать, что они будут помогать пользователям во всех их нуждах. [6] Клейтон МакГихи выразил обеспокоенность по поводу отсутствия взаимодействия между поисковыми средствами различных библиотек и репозиториев. Он утверждал, что для того, чтобы оставаться в курсе быстрого обмена и распространения информации, средства поиска должны взаимодействовать с цифровыми библиотеками. Лаура Фарли утверждала, что обе эти обеспокоенности по поводу скорости изменения информации и необходимости адаптации можно дополнить добавлением пользовательских аннотаций к средствам онлайн-поиска. Фарли также отметил, что материалы, предоставленные пользователями, могут помочь архивистам выделить полезные предметы, не указанные в существующих справочниках. Она заключает, что
Онлайн-помощники совместного поиска с пользовательскими аннотациями возможны для хранилища любого размера и бюджета и приведут к созданию более полных ресурсов для пользователей и архивистов... Чтобы добиться успеха в охвате пользователей, архивисты должны открыться для нового сотрудничества с различными сообществами за пределами академический мир, отказавшись от роли хранителей документации и пригласив пользователей к открытому общению. [18]