Карта закупок (также сокращенно PCard , P-Card или ProCard ) — это форма платежной карты компании , которая позволяет приобретать товары и услуги без использования традиционного процесса закупок. В Великобритании карты закупок обычно называют картами закупок.
Карты покупок обычно выдаются сотрудникам, которые должны следовать политикам и процедурам своей организации, связанным с использованием P-Card, включая проверку и одобрение транзакций в соответствии с установленным графиком (не реже одного раза в месяц). Организация может внедрить различные элементы управления для каждой P-Card; например, лимит на сумму одной покупки, ежемесячный лимит, ограничения по коду категории продавца (MCC) и т. д. Кроме того, активность держателя карты P-Card должна периодически проверяться кем-то независимым от держателя карты.
Регулярные обзоры должны быть частью постоянных усилий организации по управлению программой закупочных карт. Разнообразные факторы могут способствовать ее успеху или, наоборот, ее стагнации. Существуют общие подводные камни программы P-card, которых следует избегать, с целью разработки стратегий успеха, которые могут направить (или сохранить) программу на правильный путь. [1]
Использование карточек для покупок резко возросло в последние годы, и многие правительственные организации теперь используют их для устранения «бюрократии» и сокращения расходов. Например, в 2001 году у Министерства обороны (DOD) было 230 000 держателей карт с годовыми расходами в размере 6,1 млрд долларов. [2] Организации обычно используют карточки для покупок, чтобы нацеливаться на товары и услуги с низкой стоимостью, поскольку они предлагают механизм для совершения этих транзакций по значительно более низкой цене, чем традиционные методы.
Существует множество программных решений, помогающих управлять программами закупочных карт, в частности, электронные выписки, которые предоставляются компаниями-эмитентами карт вместо традиционных счетов-фактур на покупки.
Организации начали использовать карты покупок в качестве стратегической формы оплаты счетов к оплате (A/P) в дополнение к традиционным крупномасштабным транзакциям на небольшие суммы. Организации заменяют чеки картами покупок и автоматизируют оплату поставщику. Это одно из самых быстрорастущих применений карт покупок. Согласно результатам сравнительного исследования карт покупок 2005 года (Palmer and Gupta, 2007), [3] традиционные транзакции с использованием карт покупок на сумму менее 2000 долларов США выросли на 1,4% с 2003 по 2005 год. Наиболее динамичный рост наблюдался в транзакциях на сумму от 2000 до 10 000 долларов США, что составляет 6,1%. Транзакции A/P попадают в этот диапазон и могут достигать сотен тысяч долларов США.
По данным сравнительного исследования потребительских карт 2005 года (Палмер и Гупта, 2007):
Исследование продолжает обсуждать перемещение программы покупки карт в A/P. «Основная идея заключается в использовании карты для расчетов по транзакциям, управляемым PO, как если бы вы использовали ACH или чек. Компания получает скидки, связанные с транзакциями по p-картам, и обходит работу по обработке чековых платежей. Хотя эти карты в настоящее время не получили широкого распространения, их популярность растет»,
Сьюзан Эйвери (2005) [4] утверждает, что согласно сравнительному отчету Aberdeen Group по картам закупок, программы карт закупок с передовой практикой «не ограничивают» закупки традиционными тратами на товары и услуги с низкой стоимостью и высокой транзакцией. Эти покупки включают внеконтрактные, нетрадиционные, не заказные, специальные и случайные покупки. Программы карт закупок с передовой практикой расширяют карту закупок до отдела AP.
Одним из препятствий в конвертации платежей A/P PCard является поддержка поставщика . Это часто называют поддержкой поставщика закупочной карты или поддержкой поставщика PCard. Каждый поставщик должен быть проинформирован об изменении платежа с чека на закупочную карту, даже если поставщик уже является поставщиком закупочной карты. Некоторые банки предлагают помощь в процессе конвертации (поддержка поставщика закупочной карты), а другие компании-разработчики программного обеспечения предоставляют технологии, которые делают конвертацию эффективной и простой для финансового учреждения, клиента и поставщика. Согласно совместному отраслевому опросу, [5] «С точки зрения препятствия росту программы карт организации, 61% респондентов-конечных пользователей сообщили, что сопротивление поставщиков (или непринятие) карточных платежей является, как минимум, некоторой проблемой. Неудивительно, что фактор комиссии за прием транзакций в подавляющем большинстве случаев является основной причиной, по которой поставщики называют конечным пользователям сопротивление или непринятие карточных платежей. Кроме того, почти 50% респондентов заявили, что иногда или часто сталкиваются с поставщиками, которые взимают дополнительную плату в связи с приемом карт. Конечные пользователи используют различные подходы для решения этих проблем; например, они информируют поставщиков о преимуществах карточных платежей — задача, которую часто выполняют сотрудники отдела управления программами и/или закупок».