Распределение затрат — это процесс предоставления помощи центрам затрат организации общих услуг , которые предоставляют продукт или услугу. В свою очередь, связанные с этим расходы назначаются центрам затрат внутренних клиентов , которые потребляют продукты и услуги. Например, CIO может предоставлять все ИТ-услуги в компании и назначать затраты обратно бизнес-подразделениям, которые потребляют каждое предложение.
Основные компоненты системы распределения затрат включают способ отслеживания того, какие организации предоставляют продукт и/или услугу, организации, которые потребляют продукты и/или услуги, и список предложений портфеля (например, каталог услуг). В зависимости от операционной структуры внутри компании данные о распределении затрат могут генерировать внутренний счет-фактуру или подавать в модуль возврата платежей системы ERP. Доступ к данным через модуль счета-фактуры или возврата платежей — типичные методы, которые управляют поведением персонала. В свою очередь, данные о потреблении становятся отличным источником количественной информации для принятия более обоснованных бизнес-решений. Сегодняшние организации сталкиваются с растущим давлением, связанным с необходимостью контролировать затраты и обеспечивать ответственное финансовое управление ресурсами. В этой среде от организации ожидается предоставление услуг экономически эффективно и обеспечение бизнес-ценности при работе в условиях жестких бюджетных ограничений. Одним из способов сдерживания затрат является внедрение методологии распределения затрат , при которой ваши бизнес-подразделения становятся напрямую ответственными за потребляемые ими услуги.
Эффективная методология распределения затрат позволяет организации определить, какие услуги предоставляются и сколько они стоят, распределить затраты по бизнес-подразделениям и управлять возмещением затрат. В рамках этой модели как поставщик услуг, так и его соответствующие потребители узнают о своих требованиях к услугам и их использовании, а также о том, как они напрямую влияют на понесенные затраты. Эта информация, в свою очередь, улучшает дисциплину в бизнес-подразделениях и финансовую дисциплину во всей организации. Поскольку организация формулирует затраты на предоставляемые услуги, бизнес-подразделения получают полномочия — и стимулируются — принимать обоснованные решения об услугах и уровнях доступности, которые они запрашивают. Они могут делать компромиссы между уровнями обслуживания и затратами, а также могут сравнивать внутренние затраты с затратами сторонних поставщиков.
Каждая организация должна определить свои расходы, например, как финансирование проходит через организацию, кто имеет к этому отношение, что они делают и как они это делают, это служит основой для этого понимания. [1] Согласно Единому руководству Управления по управлению и бюджету (OMB), существует только три типа расходов – косвенные, косвенные-административные (накладные расходы) и прямые. Правильно определяя и распределяя расходы, можно полностью охватить истинную стоимость обслуживания.