Система управления человеческими ресурсами (HRMS), или Информационная система человеческих ресурсов ( HRIS), или Управление человеческим капиталом (HCM) — это форма программного обеспечения отдела кадров (HR), которая сочетает в себе ряд систем и процессов для обеспечения простого управления человеческими ресурсами. бизнес-процессы и данные. Программное обеспечение для управления персоналом используется предприятиями для объединения ряда необходимых функций управления персоналом, таких как хранение данных о сотрудниках, управление расчетом заработной платы, набор персонала, администрирование льгот (общее вознаграждение), время и посещаемость, управление производительностью сотрудников, а также отслеживание записей о компетентности и обучении.
Система управления человеческими ресурсами обеспечивает управляемость и легкий доступ к повседневным процессам работы с персоналом. Эта область объединяет человеческие ресурсы как дисциплину и, в частности, ее базовую деятельность и процессы в области HR с областью информационных технологий. Эта категория программного обеспечения аналогична тому, как системы обработки данных превратились в стандартизированные процедуры и пакеты программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия (ERP). В целом, эти ERP-системы возникли из программного обеспечения, которое объединяет информацию из разных приложений в одну универсальную базу данных. Объединение финансовых и кадровых модулей через одну базу данных создает отличие системы HRMS, HRIS или HCM от общего решения ERP.
Тенденция к автоматизации процессов расчета заработной платы и управления персоналом началась в 1970-х годах. Из-за ограниченности технологий и мэйнфреймов компании по-прежнему полагались на ручной ввод данных для проведения оценки сотрудников и оцифровки отчетности. [ нужна цитата ]
Первой системой планирования ресурсов предприятия (ERP), которая интегрировала функции управления персоналом, была SAP R/2 (позже замененная на R/3 и S/4hana), представленная в 1979 году. Эта система дала пользователям возможность объединять корпоративные данные в реальном времени. время и регулировать процессы из единой среды мэйнфрейма. Многие из сегодняшних популярных HR-систем по-прежнему предлагают значительные функциональные возможности ERP и расчета заработной платы.
Первой полностью ориентированной на HR клиент-серверной системой для корпоративного рынка была PeopleSoft , выпущенная в 1987 году и позже купленная Oracle в 2005 году. Размещенная и обновляемая клиентами, PeopleSoft обогнала по популярности концепцию среды мэйнфреймов. Oracle также разработала несколько аналогичных систем BPM для автоматизации корпоративных операций, включая Oracle Cloud HCM . [1] [2]
Начиная с конца 1990-х годов поставщики HR начали предлагать облачные HR-сервисы, чтобы сделать эту технологию более доступной для небольших и удаленных команд. Вместо клиент-сервера компании начали использовать онлайн-аккаунты на веб-порталах для доступа к результатам работы своих сотрудников. Мобильные приложения также стали более распространенными.
Технологии HRIS и HRMS позволили HR-специалистам отказаться от традиционной административной работы и сделали их стратегическими активами компании. Например, эти роли включают в себя развитие сотрудников, а также анализ рабочей силы для выявления областей, богатых талантами.
Функции отделов кадров являются административными и общими для всех организаций. Организации могут иметь формализованные процессы отбора, оценки и расчета заработной платы. Управление « человеческим капиталом » превратилось в императивный и сложный процесс. Функция управления персоналом состоит в отслеживании существующих данных о сотрудниках, которые традиционно включают в себя личные истории, навыки, способности, достижения и зарплату. Чтобы уменьшить ручную нагрузку на эту административную деятельность, организации начали автоматизировать многие из этих процессов в электронном виде, внедряя специализированные системы управления человеческими ресурсами.
Руководители отдела кадров полагаются на внутренних или внешних ИТ-специалистов для разработки и поддержания интегрированной системы управления персоналом. До того, как в конце 1980-х годов возникла архитектура клиент-сервер , многие процессы автоматизации управления персоналом были отнесены к мэйнфреймам, которые могли обрабатывать большие объемы транзакций данных. Из-за высоких капиталовложений, необходимых для покупки или программирования проприетарного программного обеспечения, эти системы управления персоналом, разработанные внутри компании, были доступны только организациям, обладавшим большим капиталом. Появление клиент-серверных систем, поставщиков услуг приложений и систем управления персоналом (SaaS) или программного обеспечения как услуги позволило повысить административный контроль над такими системами. В настоящее время системы управления человеческими ресурсами обычно включают в себя:
Модуль расчета заработной платы автоматизирует процесс оплаты, собирая данные о времени и посещаемости сотрудников, рассчитывая различные вычеты и налоги, а также генерируя периодические проверки заработной платы и налоговые отчеты сотрудников. Данные обычно поступают из модулей управления персоналом и учета рабочего времени для расчета возможностей автоматического внесения депозита и выписывания чеков вручную. Этот модуль может охватывать все транзакции, связанные с сотрудниками, а также интегрироваться с существующими системами финансового управления.
Модуль учета рабочего времени собирает стандартизированные данные о времени и усилиях, связанных с работой. Самые продвинутые модули обеспечивают широкую гибкость в методах сбора данных, возможностях распределения рабочей силы и функциях анализа данных. Анализ затрат и показатели эффективности являются основными функциями.
Модуль администрирования льгот предоставляет организациям систему для администрирования и отслеживания участия сотрудников в программах льгот. Обычно они включают страхование, компенсацию, участие в прибылях и выход на пенсию.
Модуль управления персоналом — это компонент, охватывающий многие другие аспекты управления персоналом, от подачи заявления до выхода на пенсию. Система записывает основные демографические и адресные данные, данные отбора, обучения и развития, управления возможностями и навыками, записи планирования вознаграждений и другие связанные действия. Передовые системы предоставляют возможность «читать» заявки и вводить соответствующие данные в соответствующие поля базы данных, уведомлять работодателей и обеспечивать управление позициями и контроль позиций. Функция управления человеческими ресурсами включает в себя набор, расстановку, оценку, компенсацию и развитие сотрудников организации. Первоначально предприятия использовали компьютерные информационные системы для:
Онлайн- рекрутинг стал одним из основных методов, используемых отделами кадров для привлечения потенциальных кандидатов на доступные должности в организации. Системы управления талантами или модули подбора персонала [3] предлагают интегрированное решение по найму персонала для HRMS, которое обычно включает в себя:
Значительные затраты, связанные с поддержанием организованного набора персонала, перекрестным размещением объявлений внутри и между общими или отраслевыми досками вакансий, а также поддержанием конкурентного присутствия вакансий, привели к разработке специального модуля системы отслеживания кандидатов (ATS).
Модуль обучения предоставляет организациям систему для управления и отслеживания усилий по обучению и развитию сотрудников. Система, обычно называемая «системой управления обучением» (LMS), если это отдельный продукт, позволяет отделу кадров отслеживать образование, квалификацию и навыки сотрудников, а также определять, какие учебные курсы, книги, компакт-диски, обучение через Интернет или имеются материалы для развития каких навыков. Затем курсы могут предлагаться в виде сессий, привязанных к определенной дате, при этом делегаты и учебные ресурсы будут отображаться и управляться в одной системе. Сложные системы LMS позволяют менеджерам утверждать обучение, бюджеты и календари наряду с показателями управления производительностью и оценки. [4]
Модуль самообслуживания сотрудников позволяет сотрудникам запрашивать данные, связанные с персоналом, и выполнять некоторые операции с персоналом через систему. Сотрудники могут запросить информацию о своей посещаемости в системе, не запрашивая информацию у сотрудников отдела кадров. Модуль также позволяет руководителям утверждать запросы ОТ от своих подчиненных через систему, не перегружая задачу отделом кадров.
Многие организации вышли за рамки традиционных функций и разработали информационные системы управления человеческими ресурсами, которые поддерживают набор, отбор, найм, трудоустройство, аттестацию производительности, анализ льгот сотрудников, здоровье, безопасность и защищенность, в то время как другие интегрируют аутсорсинговую систему отслеживания кандидатов, которая включает в себя подмножество вышеперечисленного.
Модуль аналитики позволяет организациям повысить ценность внедрения HRMS за счет извлечения данных, связанных с персоналом, для использования с другими платформами бизнес-аналитики. Например, организации объединяют HR-метрики с другими бизнес-данными, чтобы выявить тенденции и аномалии в численности персонала, чтобы лучше прогнозировать влияние текучести кадров на будущие результаты.
В настоящее время существует множество типов HRMS или HRIS, некоторые из которых обычно представляют собой программные пакеты, устанавливаемые на локальном компьютере; другой основной тип — это облачная онлайн-система, доступ к которой можно получить через веб-браузер.
Модуль обучения персонала дает организациям возможность вводить, отслеживать и управлять обучением сотрудников и персонала. Каждый вид деятельности может быть записан вместе с дополнительными данными. Результаты работы каждого сотрудника или сотрудника затем сохраняются, и к ним можно получить доступ через модуль аналитики .
Модуль переназначения сотрудников — это недавняя дополнительная функция HRMS. Этот модуль имеет функции перевода, продвижения, пересмотра оплаты, переназначения, делегирования, подтверждения, изменения режима оплаты и формы письма.
Самообслуживание сотрудников (ESS) предоставляет сотрудникам доступ к их личным записям и данным. Функции ESS включают в себя разрешение сотрудникам изменять свои контактные данные, банковскую информацию и льготы. ESS также позволяет выполнять административные задачи, такие как подача заявления на отпуск, просмотр истории отсутствия , просмотр расписаний и задач, запрос о доступных кредитных программах, запрос оплаты сверхурочных, просмотр истории компенсаций и подача квитанций о возмещении. С появлением ESS сотрудники могут удаленно взаимодействовать со своим отделом кадров .
Благодаря функциям ESS сотрудники могут взять на себя больше ответственности за свою нынешнюю работу, развитие навыков и планирование карьеры . В рамках HRIS предоставляется обратная связь по профилям навыков, обучению и обучению, постановке целей, оценкам и отчетности/аналитике. [5] Эти системы особенно полезны для предприятий с удаленными работниками, где сотрудники очень мобильны, имеют гибкий график работы или не находятся рядом со своим руководителем. [5]