Администрирование аренды — это отдел, который обычно входит в состав отдела недвижимости организации. [1] Администрирование аренды включает получение арендной платы за объекты, которыми они владеют, и оплату аренды за объекты, которые они арендуют, а также другие виды деятельности. Это стало неотъемлемой частью бухгалтерских, административных и юридических требований, обычно связанных с портфелем недвижимости. Должностные обязанности администраторов аренды и специалистов по недвижимости включают: рассмотрение и извлечение арендной платы, учет и обработку, аудит аренды, сборы CAM, варианты продления аренды, ремонт и техническое обслуживание, управление информацией и отчетность, анализ стоимости аренды , обзор операционных расходов, а также хранение и обслуживание документов.
После заключения договора аренды администраторы по аренде продолжают управлять арендными платежами и контролировать их, координировать любые изменения, вносимые арендаторами, и при необходимости вносить поправки в договор аренды.
В зависимости от структуры департаментов корпорации, администрирование аренды или управление арендой может составлять только один департамент под эгидой структуры недвижимости корпорации. Другие департаменты могут включать управление объектами, бухгалтерский учет недвижимости , строительство и управление имуществом .
Администрирование аренды может осуществляться как внутренними силами, так и посредством аутсорсинга. Размеры портфеля организации и соответствующая сложность создания автоматизированных систем управления и учета являются факторами, влияющими на решение организации выполнять администрирование аренды собственными силами или передать эту функцию на аутсорсинг.
Управление арендой требует извлечения ключевой информации из документа договора аренды в так называемый «Реферат договора аренды», который представляет собой краткое изложение основных условий договора аренды недвижимости.
Договор аренды недвижимости, независимо от страны или штата юрисдикции, по сути, состоит из положений, определяющих коммерческие условия, юридические условия и функциональные условия сделки.
Аннотация договора аренды составляется при заключении или начале действия договора, чтобы обеспечить более простую, легкую в использовании и краткую отправную точку для администрирования или управления арендой.
Программное обеспечение для администрирования аренды, ориентированное на арендаторов, появилось в начале 1980-х годов.
Дальнейшие разработки в этой отрасли привели к выпуску облачных программных приложений, которые предоставляют веб-платформу и обычно имеют цену на основе подписки с минимальными капитальными затратами или вообще без них, а также ежемесячными или ежегодными сборами.
Более продвинутые системы программного обеспечения для администрирования аренды предоставляют обширные дополнительные функции, такие как построение диаграмм, картографирование, демографические данные, управление проектами, управление контрактами, управление активами и отчетность по бизнес-аналитике .
С 2010 года ожидаемые изменения в стандартах учета аренды Совета по стандартам финансового учета США и Международных стандартов финансовой отчетности , которые предлагают рассматривать аренду недвижимости как капитальную, а не операционную аренду, привели к росту использования программных систем как арендаторами, так и арендодателями.