Эмметт Джозеф Лихи (24 декабря 1910 г. — 23 июня 1964 г.) — американский архивист и предприниматель. Он был пионером в области управления записями . После работы в Национальном архиве , а затем во время Второй мировой войны в Военно-морском флоте США он занялся частным бизнесом в качестве консультанта по управлению записями и поставщика услуг по хранению записей. Он также участвовал в двух комиссиях Гувера по повышению эффективности и результативности правительства.
Эмметт Джозеф Лихи родился 24 декабря 1910 года в Вашингтоне, округ Колумбия . Его родители были иммигрантами из южной Ирландии. В 1928 году он стал стажером в католическом церковном учительском ордене « Братья христианских школ» . Он учился в колледже Ла Саль в Пенсильвании, получил степень бакалавра в Католическом университете Америки и учился в аспирантуре в Католическом университете и Университете Питтсбурга . Он покинул орден «Братья христианских школ» в 1934 году. Позже он учился в Гарвардском университете и Американском университете . [1]
Лихи недолгое время работал в Федеральной торговой комиссии . Затем в июле 1935 года он присоединился к Национальному архиву. [1] Его назначили в комитет по изучению записей, которые были представлены архивисту, но не имели постоянной ценности или исторического интереса. Вскоре комитет пришел к выводу, что федеральным агентствам необходимо управлять своими записями более систематически и отделять временные записи от тех, которые имеют более постоянную ценность. Лихи много сделал для создания программы по определению жизненного цикла записей от создания и использования до окончательного уничтожения или архивирования. Он также изучил большое количество бесполезных или дублирующих записей во многих федеральных агентствах. [2]
В 1938 году Лихи провел девять месяцев в Европе, изучая, как правительства сокращали объем архивных материалов. [2] Его статья о сокращении публичных записей суммировала его выводы из анализа архивов и регистрационных администраций в Европе и Египте, а также способы, которыми они устраняли бесполезные публичные записи. Он отверг точку зрения сэра Хилари Дженкинсона из Соединенного Королевства о том, что архивисты не должны участвовать в этом процессе, поскольку они больше не будут считаться беспристрастными. Он описал процессы определения классов бесполезных записей, их хранения и определения стандартных сроков их уничтожения с записями об их уничтожении. [3]
Лихи стал лидером усилий по внедрению управления документами в федеральном правительстве. Он был председателем Комитета по сокращению архивных материалов Общества американских архивистов , который позже стал Комитетом по управлению документами. [4] В 1941 году Лихи обратился в Бюро бюджета с просьбой о создании должностей должностных лиц по управлению документами в основных федеральных департаментах и агентствах, с Советом по управлению документами, базирующимся в Бюро бюджета. [4] Позднее в 1941 году Комиссия по гражданской службе США учредила Межведомственный комитет по управлению документами. Лихи был членом руководящего комитета и сначала представлял Национальный архив, а затем Военно-морское ведомство в этом комитете. [4]
Во время Второй мировой войны (1939–1945) Лихи перешёл в Министерство ВМС США в сентябре 1941 года на должность директора по координации записей. [5] В октябре 1942 года он был произведен в лейтенант-коммандеры в резерве ВМС США . Он был директором Управления по управлению записями ВМС до ноября 1945 года, когда он был освобождён от действительной службы. [4]
Лихи был пионером концепции экономии места путем хранения неактивных записей в хранилищах высокой плотности в центрах хранения. [6] Архивная служба ВМС создала первые промежуточные центры хранения записей федерального правительства, освободив площади и картотечные шкафы для использования в военных целях. [4] Центры хранения военно-морских записей были созданы Лихи в Вирджинии, Пенсильвании, Нью-Йорке, Калифорнии и на Гавайях. [2]
Он также ввел процедуры управления активными файлами и корреспонденцией, а также микрофильмирования больших и важных записей и записей, для которых требовалось резервное копирование безопасности. [6] Сюда входили миллионы микрофильмированных копий инженерных чертежей самолетов, артиллерийских орудий и кораблей для использования при ремонте. Он ввел систему «Correspondex» стандартизированных писем и параграфов для повседневной корреспонденции, значительно сократив ручную работу. [4] Его нововведения сократили расходы на флоте на 21 миллион долларов, за что он был награжден лентой Navy Commendation Ribbon. [6]
После ухода из ВМС в 1945 году Лихи присоединился к Remington Rand и два года проработал в отделах управленческого консультанта и микрофильмирования. [4] Он разработал идеи определения жизненного цикла записей и составления статистики по расходам на ведение записей. [6] В 1948 году Лихи получил финансирование от Фонда Рокфеллера для основания некоммерческого Национального совета по управлению записями. Эта организация разработала образовательные материалы по управлению записями и помогла частным и государственным организациям улучшить управление записями. [3] Лихи стал ее исполнительным директором. [4]
В 1948 году Лихи основал консалтинговую компанию Leahy & Co., чтобы помочь местным органам власти, таким как Нью-Йорк, контролировать размер своих записей. С 1949 года он приобрел корпоративных клиентов, включая Eastern Air Lines , DuPont , Bethlehem Steel и Alcoa . Leahy & Co. сообщила о прибыли в размере 100 000 долларов в 1951 году. В том же году он основал Leahy Business Archives, базирующийся в Нью-Йорке, который предоставлял частным предприятиям безопасные помещения для хранения неактивных записей. [6]
Лихи ушел из Национального совета по управлению записями в 1953 году, чтобы сосредоточиться на своем частном консалтинговом и хранении записей бизнесе. Работа, которую он проделал для федерального правительства, придала этим предприятиям большую репутацию. [3] В 1953 году он основал Leahy Archives Inc., которая взяла на себя управление Центром бизнес-архивов. [4] [a] Он был президентом Leahy and Co. и Leahy Archives Inc., когда он умер от церебрального тромбоза 23 июня 1964 года. [5]
С 1947 по 1949 год Лихи работал в первой Комиссии по организации исполнительной ветви власти ( Комиссия Гувера ) под председательством бывшего президента Герберта Гувера . В этой комиссии он предложил, чтобы управление записями было связано с эффективностью и рентабельностью и рассматривалось отдельно от исторического архивирования. [6]
В отчете Лихи от октября 1948 года по управлению записями рекомендовалось, чтобы Национальные архивы и все другие не текущие государственные хранилища записей были помещены в недавно созданное Федеральное управление записей, которое будет управлять Федеральными центрами записей. В нем также рекомендовался Закон об управлении федеральными записями, чтобы обеспечить правовую основу для управления жизненным циклом федеральных правительственных записей, и должностное лицо по записям каждого федерального департамента и агентства. Предложение отделить управление записями от архивов было отклонено, но новое Национальное управление архивов и записей было помещено в новое Управление общих служб, как и хотел Лихи. [7] Закон о федеральных записях был принят в 1950 году и гарантировал, что все федеральные департаменты и агентства будут иметь программу управления записями. [8]
В 1953 году Лихи был назначен главой Целевой группы по управлению документооборотом в правительстве, которая была частью второй комиссии Гувера по сокращению расходов и повышению эффективности и качества обслуживания в федеральном правительстве. Его целевая группа показала, что миллионы долларов можно ежегодно экономить с помощью общеправительственных процессов управления документооборотом. [3]