Автоматизация офиса относится к разнообразной компьютерной технике и программному обеспечению, используемому для цифрового создания, сбора, хранения, обработки и передачи офисной информации, необходимой для выполнения основных задач. Хранение необработанных данных , электронная передача и управление электронной деловой информацией составляют основные виды деятельности системы автоматизации офиса. [1] Автоматизация офиса помогает оптимизировать или автоматизировать существующие офисные процедуры.
Основой автоматизации офиса является локальная вычислительная сеть , которая позволяет пользователям передавать данные, почту и голос по сети. Все офисные функции, включая диктовку, набор текста , архивирование, копирование, факс , телекс , микрофильмирование и управление записями, телефон и операции телефонного коммутатора , попадают в эту категорию. Автоматизация офиса была популярным термином в 1970-х и 1980-х годах, когда настольные компьютеры ворвались на сцену. Преимущества автоматизации офиса включают в себя то, что она может выполнять многие задачи быстрее, она устраняет необходимость в большом количестве персонала, требуется меньше памяти для хранения данных, и несколько человек могут обновлять данные одновременно в случае изменений в расписании. [2]
Компании могут легко закупать и складировать свои товары с помощью технологий. Многие ручные задачи, которые раньше выполнялись вручную, теперь можно выполнять с помощью портативных устройств и кодирования UPC и SKU . В розничной торговле автоматизация также увеличивает выбор. Клиенты могут легко обрабатывать свои платежи с помощью автоматизированных терминалов для кредитных карт и больше не должны ждать в очереди, пока сотрудник обработает и вручную введет номера кредитных карт.
Платежные ведомости в офисах автоматизированы, что означает, что никому не нужно вручную выписывать чеки, а выписанные чеки можно распечатать с помощью компьютерных программ. Прямой депозит может быть настроен автоматически, что еще больше сокращает ручной процесс, и большинство сотрудников, которые участвуют в прямом депозите, часто обнаруживают, что их зарплата приходит раньше, чем если бы им пришлось ждать, пока их чеки будут выписаны и затем проверены банком.
Другим способом, которым автоматизация сократила рабочую силу сотрудников на задачах, является автоматизированное голосовое управление. Благодаря использованию подсказок, автоматизированных телефонных меню и направленных звонков, необходимость в том, чтобы сотрудники были выделены для ответа на телефонные звонки, была сокращена, а в некоторых случаях и устранена.