Описание работы или JD — это письменное повествование, которое описывает общие задачи или другие связанные обязанности и ответственность должности. Оно может указывать должностное лицо, которому подчиняется должность, спецификации, такие как квалификация или навыки, необходимые человеку на работе, информацию об оборудовании, инструментах и рабочих средствах, используемых, условиях труда, физических требованиях и диапазоне зарплат . Описания работы обычно являются повествовательными, [1] но некоторые могут включать простой список компетенций; например, стратегические методологии планирования человеческих ресурсов могут использоваться для разработки архитектуры компетенций для организации, из которой описания работы строятся как краткий список компетенций. [2] [ недостаточно конкретно для проверки ]
По словам Торрингтона, описание работы обычно разрабатывается путем проведения анализа работы , который включает изучение задач и последовательностей задач, необходимых для выполнения работы. Анализ рассматривает области знаний , навыков и способностей, необходимые для выполнения работы. Анализ работы обычно включает следующие шаги: сбор и запись информации о работе; проверка информации о работе на точность; написание описаний работы на основе информации; использование информации для определения того, какие навыки, способности и знания требуются для выполнения работы; обновление информации время от времени. [3] Работа обычно включает в себя несколько ролей . По словам Холла, описание работы может быть расширено для формирования спецификации человека или может быть известно как « техническое задание ». Спецификация человека/работы может быть представлена как отдельный документ, но на практике она обычно включается в описание работы. Описание работы часто используется работодателями в процессе подбора персонала . [4]
Описание работы может включать взаимоотношения с другими людьми в организации: уровень руководства, управленческие требования и взаимоотношения с другими коллегами.
Описание работы не обязательно должно ограничиваться описанием текущей ситуации или работы, которая ожидается в настоящее время; в нем также могут быть изложены цели, которые могут быть достигнуты в будущем, например, возможные пути и условия продвижения по службе.
Описание работы необходимо для обеспечения ясности в том, почему существует эта роль. Его можно использовать:
В определенных обстоятельствах предписывающие должностные инструкции могут рассматриваться как помеха: [5]
Управление должностными инструкциями — это создание и ведение должностных инструкций в организации. Должностная инструкция — это документ, в котором перечислены задачи, обязанности и ответственность конкретной должности. Наличие актуальных, точных и профессионально составленных должностных инструкций имеет решающее значение для способности организации привлекать квалифицированных кандидатов, ориентировать и обучать сотрудников, устанавливать стандарты производительности труда, разрабатывать программы компенсаций, проводить аттестации, ставить цели и соответствовать юридическим требованиям. Управление должностными инструкциями, а также другие аспекты управления талантами были улучшены благодаря развитию информационных технологий. Сегодня для отделов кадров доступно множество интернет-решений по управлению персоналом. Одним из таких примеров являются облачные системы управления талантами , которые позволяют компаниям легко хранить информацию о кадрах, сотрудничать с другими отделами и получать доступ к файлам с любого устройства с доступом в Интернет.
Перед разработкой описания работы необходимо провести анализ работы. Анализ работы , неотъемлемая часть управления персоналом, представляет собой сбор, анализ и документирование важных аспектов работы, включая то, что делает сотрудник, контекст работы и требования работы.
После завершения анализа работы можно разработать описание работы, включая спецификацию работы. Описание работы описывает действия, которые необходимо выполнить, а спецификация работы перечисляет знания, навыки и умения, необходимые для выполнения работы. Описание работы содержит несколько разделов, включая раздел идентификации, общее резюме, основные функции и обязанности, спецификации работы, а также отказы от ответственности и утверждения.
Затем должностные инструкции используются для разработки эффективных инициатив в области EEO/ADA, кадрового планирования, подбора и отбора персонала; для поддержания четкой преемственности между планированием компенсаций, обучением и управлением эффективностью; а также для выявления факторов работы, которые могут способствовать безопасности и охране труда на рабочем месте, а также трудовым отношениям.
Манипулирование должностными инструкциями — широко распространенная недобросовестная практика, которая относится к преднамеренному изменению должностных инструкций с целью предоставления преимуществ определенным кандидатам или группам кандидатов, часто для удовлетворения определенных предпочтений или целей найма. Такая манипуляция может включать изменение заявленных квалификаций, обязанностей или требований вакансии таким образом, что это может не обязательно соответствовать фактическим потребностям должности. [6]
Это даже подразумевает манипуляцию добросовестными профессиональными квалификациями (BFOQ). BFOQ являются законными требованиями к работе, которые считаются необходимыми для эффективного выполнения определенной роли. Однако в случаях манипуляции описанием работы эти квалификации могут быть скорректированы или преувеличены, чтобы либо включить, либо исключить определенных кандидатов. Это делается путем подчеркивания или преуменьшения определенных навыков, указания требования к транспортному средству для офисной работы, навязывания языковых требований, запроса параллельных и необычных сертификатов, указания уровней опыта или указания образовательного фона, который может не иметь прямого отношения к основным функциям работы и т. д. [6]
В конечном счете, это обусловлено различными факторами, включая организационные предубеждения, личные предпочтения и поддержание видимости инклюзивности. Манипулирование должностными инструкциями выполняет функцию исключения в процессах найма, чтобы отговорить расово-обусловленных кандидатов от подачи заявлений или лишить их значимого участия в возможностях карьерного роста. Это нарушает антидискриминационные законы и правила равных возможностей трудоустройства. Эта расовая предвзятость в практике найма процветает в странах и условиях, где не требуются независимые аудиты и проверки для практики найма организации. [6]
Хорошо организованные и актуальные должностные инструкции помогают в соблюдении правовых и нормативных требований. Например, в Соединенных Штатах были разработаны Единые руководящие принципы по процедуре отбора сотрудников 1978 года, чтобы стандартизировать процесс отбора сотрудников, и четко разъясняют, что требования к кадрам должны быть связаны с факторами, связанными с работой. Закон об американцах с ограниченными возможностями 1990 года (ADA) требует от организаций определять основные должностные функции и документировать шаги, предпринятые для определения должностных обязанностей, в то время как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от менеджеров по кадрам определять, следует ли классифицировать работу как освобожденную или не освобожденную, то есть определять, будет ли сотрудник иметь право на оплату сверхурочных или будет ли он считаться окладным и освобожденным от правил сверхурочных.
Организации здравоохранения должны соблюдать не только трудовое законодательство, но и законы о здравоохранении и аккредитационные агентства. Объединенная комиссия (Объединенная комиссия по аккредитации организаций здравоохранения) аккредитует и сертифицирует тысячи организаций здравоохранения по всем Соединенным Штатам. Чтобы соответствовать рекомендациям Объединенной комиссии, организации здравоохранения должны поддерживать актуальные, точные, полные и правильно составленные должностные инструкции.
Вышеуказанные правила требуют от предприятий вести четкие записи своих должностных инструкций. Наличие хорошо организованной автоматизированной системы помогает устранить часть паники, связанной с аудитом соответствия.