Запрос информации ( RFI ) — это обычный бизнес- процесс, целью которого является сбор письменной информации о возможностях различных поставщиков. [1] Обычно он следует формату, который можно использовать для сравнительных целей.
RFI в основном используется для сбора информации, которая поможет принять решение о том, какие шаги предпринять дальше. Поэтому RFI редко являются заключительным этапом и вместо этого часто используются в сочетании с запросом на предложение (RFP), запросом на тендер (RFT) и запросом на котировку (RFQ). Помимо сбора базовой информации, RFI часто используется как приглашение, рассылаемое широкой базе потенциальных поставщиков с целью формирования мышления поставщиков, разработки стратегии, создания базы данных и подготовки к RFP, RFT или RFQ. [2]
Запрос информации может быть открытым , когда информация собирается публично от любого заинтересованного лица, желающего предоставить информацию, или закрытым , когда стороны в частном порядке обращаются за предоставлением информации.
Повсеместная доступность Интернета заставила многие государственные учреждения обратиться либо к государственным, либо к управляемым поставщиками веб-сайтам, которые предоставляют списки RFI, а также RFP и RFQ. Многие из них позволяют поставщикам бесплатно регистрироваться для получения электронных писем с запросами либо в целом, либо по определенным категориям продуктов или услуг, к которым есть интерес. Весь процесс может проводиться в режиме онлайн и собирать ответы в виде отсканированных документов или файлов Portable Document Format ( PDF ), загружаемых на сервер. Или по юридическим причинам ответ должен быть отправлен в виде печатной копии и/или на CD / DVD- диске или USB-флешке по почте или службе доставки. [ необходима цитата ]
Запрос информации используется в строительной отрасли, когда в строительной документации проекта отсутствует информация, необходимая для продолжения любого заданного объема работ. Запрос выдвигается генеральным подрядчиком , на который отвечает клиент или архитектор , и распространяется среди всех заинтересованных сторон, обычно принимается как изменение объема работ, если только не требуется дополнительное одобрение расходов, связанных с изменением.
RFI является общепринятой и общепринятой практикой для субподрядчика или поставщика, чтобы выразить свою обеспокоенность, связанную с упущением или неправильным применением продукта, и запросить дополнительные разъяснения относительно предполагаемого использования владельцем здания или его официального принятия указанного продукта. Также приемлемо, чтобы субподрядчик использовал RFI, чтобы привлечь внимание к некачественному продукту, который может не соответствовать потребностям владельца здания, и использовать свой опыт, чтобы рекомендовать лучший/правильный продукт.
В течение нескольких лет запросы на информацию отслеживались с помощью электронных таблиц, но в начале 21-го века многие компании начали использовать различные приложения для управления строительством, включая платформы управления документами, чтобы управлять процессами запросов на информацию [3] и помогать строительным специалистам экономить время, сокращать расходы и повышать качество.
Сегодня программное обеспечение для управления запросами информации (RFI) обычно автоматически отслеживает все действия, связанные с запросами информации (RFI), и оповещает весь персонал об изменениях статуса, помогая повысить производительность и избежать задержек в строительстве. [4]
Точный формат запроса информации будет зависеть от того, какая информация запрашивается, но наиболее распространенные элементы, встречающиеся в запросах информации по строительной отрасли, включают в себя: [5]