Лицо, ответственное за предоставление различных видов административной помощи, называется административным помощником ( административным помощником ) или иногда специалистом по административной поддержке . [1] [2] В большинстве случаев это идентично современной итерации должности секретаря или является подспециализией секретарских обязанностей.
Административные помощники выполняют канцелярские обязанности почти в каждой отрасли. Некоторые административные помощники, например, в юридической отрасли, могут быть более специализированными, чем другие. Большинство обязанностей административных помощников вращаются вокруг управления и распространения информации в офисе . Это обычно включает в себя ответы на телефонные звонки, прием записок и ведение файлов. Административные помощники также могут отвечать за отправку и получение корреспонденции, а также приветствие клиентов и заказчиков . [3]
Административным помощникам в некоторых офисах может быть поручено контролировать и регистрировать расходы. Обязанности могут варьироваться от создания электронных таблиц до предоставления отчетов о расходах офисному менеджеру . Таким образом, некоторые административные помощники могут быть обязаны иметь знания в области офисного бухгалтерского программного обеспечения, такого как Microsoft Excel .
Планирование и составление графиков
Планирование мероприятий, таких как заседания совета директоров и обеды, также может быть обязанностью помощников администратора. Это может потребовать исследования цен поставщиков или выяснения доступности участников. Другие обязанности могут включать планирование встреч и подготовку презентационных материалов.
Документация
Административные помощники также могут помогать сотрудникам офиса с документацией. Помимо хранения, организации и управления файлами, помощникам может потребоваться печатать, редактировать и корректировать документы. Некоторым помощникам может потребоваться диктовать или записывать протоколы совещаний .
Административные помощники в некоторых областях могут иметь обширные профессиональные знания. Соответственно, обязанности этих помощников могут быть более специализированными. Например, юридические административные помощники могут иметь глубокое понимание юридической терминологии и процедур, в то время как медицинские помощники могут быть хорошо подкованы в работе со страховыми компаниями и чтении медицинских отчетов.
В этой роли их также называют специалистами по административной поддержке.
По данным Бюро трудовой статистики США (BLS), средний рост занятости секретарей и административных помощников с 2012 по 2022 год составит 12% . Генеральные секретари и административные помощники, не работающие в качестве юридических, медицинских или исполнительных секретарей, получили в 2018 году медианную годовую заработную плату в размере 52 840 долларов США, по данным BLS.
Работодатели ищут работников со знаниями, сочетанием навыков, личных качеств и взглядов. Они включают: