Управление контентом ( CM ) — это набор процессов и технологий, которые поддерживают сбор, управление и публикацию информации в любой форме или на любом носителе. При хранении и доступе через компьютеры эта информация может более конкретно называться цифровым контентом или просто контентом .
Практики и цели управления контентом различаются в зависимости от миссии и организационной структуры управления. Новостные организации, сайты электронной коммерции и образовательные учреждения используют управление контентом, но по-разному. Это приводит к различиям в терминологии, названиях и количестве шагов в процессе.
Например, некоторый цифровой контент создается одним или несколькими авторами. Со временем этот контент может редактироваться. Один или несколько человек могут осуществлять редакционный надзор, одобряя контент для публикации.
Публикация может принимать различные формы: это может быть акт "выталкивания" контента другим или просто предоставление прав цифрового доступа к определенному контенту одному или нескольким лицам. Позже этот контент может быть заменен другой версией контента и, таким образом, удален или изъят из использования (как при изменении этой страницы вики).
Управление контентом — это изначально совместный процесс. Он часто состоит из следующих основных ролей и обязанностей:
Критически важным аспектом управления контентом является возможность управлять версиями контента по мере его развития ( см. также управление версиями ). Авторам и редакторам часто приходится восстанавливать старые версии отредактированных продуктов из-за сбоя процесса или нежелательной серии правок. Контент, чувствительный ко времени, также может требовать обновлений, поскольку тематика со временем развивается.
Другой не менее важный аспект управления контентом включает создание, поддержание и применение стандартов рецензирования. Каждый участник процесса создания и рецензирования контента имеет уникальную роль и набор обязанностей в разработке или публикации контента. Каждому члену группы рецензентов требуются четкие и краткие стандарты рецензирования. Они должны поддерживаться на постоянной основе, чтобы гарантировать долгосрочную согласованность и работоспособность базы знаний .
Система управления контентом представляет собой набор автоматизированных процессов, которые могут поддерживать следующие функции:
Все чаще репозиторий становится неотъемлемой частью системы и включает в себя корпоративный поиск и извлечение. Системы управления контентом принимают следующие формы:
Эксперт по управлению контентом Марк Фельдман выделяет три основные структуры управления контентом: локализованную, централизованную и федеративную, каждая из которых имеет свои уникальные сильные и слабые стороны. [1]
Передавая контроль в руки тех, кто ближе всего к контенту, экспертов по контексту, локализованные модели управления расширяют возможности и высвобождают креативность. Однако эти преимущества достигаются ценой частичной или полной потери управленческого контроля и надзора.
Когда рычаги управления строго централизованы, системы управления контентом способны доносить исключительно четкое и единое послание бренда. Более того, централизованные структуры управления контентом открывают множество возможностей экономии средств на крупных предприятиях, реализуемых, например, посредством (1) избегания дублирующих усилий при создании, редактировании, форматировании, перепрофилировании и архивировании контента; (2) управления процессами и оптимизации всех трудозатрат, связанных с контентом; и/или (3) упорядоченного развертывания или обновления системы управления контентом.
Модели федеративного управления потенциально реализуют преимущества как локализованного, так и централизованного контроля, избегая при этом недостатков обоих. Хотя системы программного обеспечения для управления контентом изначально структурированы для поддержки моделей федеративного управления, реализация этих преимуществ может быть сложной, поскольку для этого требуется, например, согласование границ контроля с локальными менеджерами и создателями контента. В случае крупных предприятий, в частности, неспособность полностью внедрить или реализовать структуру федеративного управления равносильна неспособности реализовать полную окупаемость инвестиций и экономию средств, которые обеспечивают системы управления контентом.
Реализации управления контентом должны иметь возможность управлять распространением контента и цифровыми правами в жизненном цикле контента. [2] [3] Системы управления контентом обычно связаны с управлением цифровыми правами для контроля доступа пользователей и цифровых прав. На этом этапе структуры систем управления цифровыми правами только для чтения накладывают некоторые ограничения на управление контентом, поскольку они не позволяют авторам изменять защищенный контент в его жизненном цикле. Создание нового контента с использованием управляемого (защищенного) контента также является проблемой, которая выводит защищенный контент из-под контроля систем управления. Несколько реализаций управления контентом охватывают все эти проблемы. [2]