Справочно - информационный материал в контексте архивоведения и архивных исследований — это организационный инструмент, документ, содержащий подробные и обработанные метаданные и другую информацию о конкретной коллекции записей в архиве . Справочно-информационные материалы часто состоят из документального перечня и описания материалов, их источника и структуры. [1] Справочно-информационный материал для фонда обычно составляется субъектом происхождения коллекции, ее происхождения или архивистом во время архивной обработки и может считаться эквивалентом библиотечного каталога или каталога музейной коллекции в архивной науке . Справочно-информационный материал служит для поиска определенной информации в коллекции. [2] Справочно-информационный материал также может помочь архивному хранилищу управлять своими материалами и ресурсами. [3]
История поисковых средств отражает историю информации. У древних шумеров были свои собственные системы индексов для поиска бюрократических и административных записей. [4] Поисковые средства в 19-м и 20-м веках представляли собой бумажные документы, такие как списки или карточки . В 21-м веке их можно создавать в электронных форматах, таких как электронные таблицы или базы данных. Стандартный машиночитаемый формат для поисковых средств рукописных коллекций, широко используемый в Соединенных Штатах, Канаде, Великобритании, Франции, Австралии и других странах, — это Encoded Archival Description . [5]
Поисковые средства существуют как центральный инструмент для взаимодействия пользователя и архивиста с архивными коллекциями. Фройнд и Томс отмечают, что поисковые средства стали предпочтительным средством посредничества пользователя с коллекцией в результате печатной природы большинства исторических материалов. Они продолжают объяснять, что поисковое средство в этой печатной форме предназначено для описания отдельной коллекции или расположения со схожим происхождением . [6] Клейтон МакГихи утверждает, что поисковое средство стало предпочтительным для архивистов и хранилищ как средство организации своих коллекций, поскольку оно позволяло им интеллектуально и физически контролировать предметы, которые они хранили. Архивисты могли приобретать, изымать, редактировать и реорганизовывать материалы. Поисковые средства могли отражать эти изменения в коллекции, но также отражали, что только архивисты будут знать об этих изменениях в коллекции. Коллекции на бумажных носителях с поисковыми средствами гарантировали, что посетителям придется полагаться на архивиста, чтобы находить и использовать материалы. [7]
Содержание средств поиска может различаться в зависимости от типов описываемых материалов. Обычно средство поиска включает описание объема коллекции, биографическую и историческую информацию, связанную с коллекцией, а также ограничения на использование или доступ к материалам. [2] Средства поиска могут быть подробными описями, которые перечисляют содержимое. Они также могут включать предметные заголовки, взятые из LCSH , AAT или другого контролируемого словаря , и могут ссылаться на связанные коллекции в других хранилищах. Элементы данных, необходимые для средств поиска, определены Международным советом по архивам [8] в Общем международном стандарте архивного описания ( ISAD(G) ). [9] Существуют различные национальные реализации ISAD(G), такие как Describing Archives: A Content Standard , используемый в США.
Процесс создания поискового средства часто начинается с архивного описания. Например, Encoded Archival Description требует базового описания коллекции, списка контролируемых терминов словаря, административной информации, биографической информации, объема и содержания, расположения, описания компонентов и других описательных данных. [10] При отсутствии универсального стандарта для поисковых средств [11] эти элементы часто используются в качестве основы.
Основное описание , обзор коллекции или краткая информация обычно являются первым разделом справочного пособия, содержащим информацию о создателе коллекции, физическом пространстве, которое коллекция занимает в архиве, а также диапазон дат и аннотацию ее документов. [12] Биографическая /историческая заметка описывает коллекцию с точки зрения периода времени, когда она была создана, предоставляя справочную информацию о человеке или организации. Она также может описывать историю коллекции. Заметка об объеме и содержании кратко объясняет происхождение коллекции, ее организацию и диапазон дат, а также в целом, какие материалы она содержит — письма, отчеты, фотографии, аудио/видео и т. д.
Раздел « Доступ и использование» , содержащий информацию об использовании коллекции, например, условия доступа и ограничения. Вопросы использования, которые могут повлиять на исследователей, могут включать соглашения с донорами, ограничивающие доступ, информацию об авторских правах, историю владения коллекцией, любые дополнительные форматы, которые может иметь коллекция, и принимает ли коллекция дополнения. Дополнительная информация содержит сведения о связанных материалах, языке, инструкциях по цитированию, любых спонсорах и дате обработки. Условия поиска — это, как правило, список предметных заголовков, любых личных, корпоративных или семейных имен, географических заголовков и жанровых терминов, которые относятся к содержанию коллекции.
Расположение — это способ, которым коллекция была упорядочена (обычно в соответствии, насколько это возможно, с ее первоначальным порядком ). Иерархические уровни расположения обычно состоят из групп записей , содержащих серии , которые в свою очередь содержат коробки, папки и элементы. [13]
Список содержимого — это список материалов коллекции вплоть до уровня коробки и папки. [14] Описания серий, содержащие название, даты покрытия и краткое описание содержимого каждой серии. Описания серий могут также включать диапазон контейнеров, заявление о типе соглашения и примечание о любых ограничениях для каждой серии (например, эмбарго на публичный доступ на определенный период по причинам конфиденциальности).
Encoded Archival Description (EAD) был создан в 1998 году для использования в качестве поисковых средств в онлайн-среде. Его создание позволило создать единый национальный стандарт в США для терминологии поисковых средств. [15]
Кандида Фентон пишет: «Определение типа документа кодированного архивного описания (EAD DTD) — это непатентованный стандарт кодирования, который определяет структуру электронного архивного поискового средства. Стандарт был разработан в ответ на растущую роль сетей в доступе к информации, описывающей архивные фонды, и для обеспечения обмена записями между репозиториями». [16]
Однако иерархический формат средств поиска EAD вызвал некоторые разногласия среди пользователей, поскольку архивисты отметили, что он увековечивает ту же путаницу, что и средства поиска для пользователей. [17]
Фройнд и Томс утверждали, что коллекции становятся доступными в цифровом виде все чаще, и от архивистов больше нельзя ожидать, что они будут помогать пользователям в каждой их потребности. [6] Клейтон МакГихи выразил обеспокоенность по поводу отсутствия взаимодействия между поисковыми системами разных библиотек и репозиториев. Он утверждал, что для того, чтобы оставаться на связи с быстрым обменом и распространением информации, поисковые системы должны взаимодействовать с цифровыми библиотеками. Лора Фарли утверждала, что обе эти проблемы, связанные со скоростью изменения информации и необходимостью адаптации, можно было бы дополнить добавлением пользовательских аннотаций к онлайн-поисковым системам. Фарли также отметила, что пользовательские предложения могут помочь архивистам выделить полезные элементы, не указанные в существующем поисковом устройстве. Она заключает, что
Онлайн-помощники для поиска информации с участием пользователей и аннотациями применимы для репозитория любого размера и бюджета и обеспечат более полные ресурсы для пользователей и архивистов... Чтобы успешно охватить пользователей, архивисты должны открыться для нового сотрудничества с различными сообществами за пределами академического мира, отказавшись от роли посредников в доступе к записям и приглашая пользователей к открытому общению. [18]