Общий заказ , общее соглашение о покупке или заказ на отзыв [1] — это заказ на покупку , который клиент размещает у своего поставщика , чтобы разрешить несколько дат поставки в течение определенного периода времени, часто обсуждаемых, чтобы воспользоваться преимуществами предопределенных цен . Обычно он используется, когда есть повторяющаяся потребность в расходных материалах. Общие заказы часто используются, когда клиент покупает большие партии и получает специальные скидки. На основе общего заказа заказы на продажу («общие выпуски» или «заказы на выпуск») и элементы счетов-фактур могут создаваться по мере необходимости до тех пор, пока контракт не будет выполнен, не будет достигнут конец периода заказа или не будет достигнута предопределенная максимальная стоимость заказа. [2]
Выдача общего заказа позволяет клиенту не держать больше запасов, чем необходимо в любой момент времени, и позволяет избежать административных расходов на обработку частых заказов на закупку, одновременно отдавая предпочтение ценообразованию со скидкой за счет обязательств по объему или ценовых скидок . Со стороны поставщика общий заказ может обеспечить преимущество, гарантирующее непрерывный бизнес, а также помочь поставщикам лучше прогнозировать будущие денежные потоки и заказы. [3] [ необходима цитата ]
Общий заказ устанавливается по фиксированной цене контракта на определенный период времени. Покупатель ищет лучшую цену среди конкурирующих предложений поставщиков. После выбора лучшего из них цены на товары фиксируются, а также количество каждого продукта передается поставщику для подготовки запаса для запрошенной поставки.
Прогнозируемое количество предоставляется покупателем как полное количество использования, зафиксированное исторически за несколько лет или необходимое для количественного анализа. Поставщик может указать условие количества для поставки по этому [контракту]. Например, 80% прогнозируемого количества должно быть куплено в конце контракта, который может быть через один или два года.
Общий заказ будет взимать плату за задержку поставки, если поставщик не сможет поставить продукцию по контракту вовремя. В любом случае, поскольку поставщик уже сохранил запас для готовой поставки на первый год или согласованный период, если покупатель не сможет выполнить условия контракта, такие как «должен купить 80% прогнозируемого количества в течение года», контракт может быть продлен, или плата за задержку может быть не больше, или покупатель не может потребовать никаких других сборов.
Реалистично, в конце контракта на общий заказ покупатель не будет покупать в прогнозируемом количестве, как согласовано в контракте, скажем, 80% от спроса, отправленного поставщику. Покупатель также позволит поставщику продать продукцию в контракте, чтобы уменьшить количество. Поставщик также должен поговорить и проинформировать покупателя о количестве хранящихся товаров, чтобы покупатель мог знать состояние запасов. Перед тем, как покупатель выдаст заказ на закупку поставщику, покупатель должен сначала спросить поставщика о наличии запасов, чтобы избежать проблемы из-за отсутствия запасов.
Библиотеки используют термин «общий заказ» для обозначения своих соглашений с издателями о покупке «всех определенных наборов публикаций». [4] Общие заказы или заказы на отзыв также могут использоваться для заказа услуг, например, для услуг по техническому обслуживанию и ремонту . В этих случаях выгоды, связанные с хранением на складе, не возникают, но заказ на отзыв может позволить легко организовать экстренный ремонт или обслуживание по вызову по гарантированным ценам.
Самая сложная часть контракта — определение прогнозируемого количества, организованного пользователем продукта. Поскольку прогнозируемое количество может быть трудно получить, поставщик должен знать количество, которое нужно держать на складе. Самый простой способ сделать это — обсудить с покупателем, какое количество нужно держать на складе. Например, они могут держать на складе только 20% в течение первых 6 месяцев, чтобы поставщик и покупатель могли пересмотреть количество и скорректировать его соответствующим образом. Это снижает нагрузку на склад поставщика в течение срока действия контракта и может помочь покупателю в конце контракта, если запасы не будут двигаться так быстро, как предполагалось. Контракт может продлеваться из года в год, но его можно корректировать каждый раз, поскольку более релевантная история прогнозирования будет предсказывать необходимость уменьшения или увеличения требований к запасам. В качестве альтернативы некоторые компании могут использовать прогнозируемую информацию через систему планирования материальных потребностей для определения соответствующих объемов запасов на протяжении всего жизненного цикла продукта .
В Положении о федеральных закупках США в FAR 8.405-3 используется термин «соглашения о всеобъемлющих закупках» или BPA:
Заказы могут устанавливать BPA в рамках любого контракта на поставку для удовлетворения повторяющихся потребностей в поставках или услугах. [5]
В Постановлении отмечается предпочтение в пользу установления многократных наград BPA, где это осуществимо, а не только награды BPA с одной наградой. [5] : Пункт 3(i)
По данным Управления общих служб США , BPA: