Планирование офисного пространства — это процесс организации рабочего места , мебели и офисных функций для эффективной совместной работы при рациональном использовании пространства. Планы этажей должны учитывать функции рабочей группы, строительные нормы и правила, освещение, требования к работе в команде, внутреннюю связь и хранение, а также зонирование рабочих мест сотрудников, потребности в рабочем пространстве, вспомогательных помещениях и зонах приема, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся пространство. [1] Оптимизация офисных помещений с эффективным планированием пространства может способствовать циркуляции, производительности и улучшению благополучия на рабочем месте , а также здоровья и безопасности жильцов. [2]
Во многих организациях офисные помещения часто меняются. Этот процесс называется коэффициентом текучести кадров [3] , который выражается как процент сотрудников, перемещенных в течение года.
Законодательные требования к планировке офисов различаются в разных странах, но вот некоторые примеры: минимальный размер пространства, предоставляемого на одного сотрудника; меры пожарной безопасности; [4] [5] уровни освещения; вывески; [6] вентиляция; контроль температуры и меры по обеспечению благополучия. [7]
Планирование офисного пространства подразумевает оптимизацию планировки структуры здания для удовлетворения потребностей организации с учетом бизнес-планов организации. [8]
Иногда требуются исследования для стратегического планирования офисных помещений, часто проводимые путем выявления факторов, которые потенциально влияют на пользователей пространства, — сбора и анализа данных о том, как используется пространство, текущих строительных стандартах мебели или эргономичности мебели, будущих потребностях в пространстве или росте между бизнес-подразделениями. [9]
Цель состоит в том, чтобы направить ресурсы на обеспечение правильной рабочей среды для выполнения основных видов деятельности на основе рентабельности и соотношения цены и качества. Поскольку это включает определение требований пользователя и бизнеса, проектирование рабочего места для размещения этих требований и поддержание предоставления этих требований на протяжении всего жизненного цикла рабочего места. (Muir, 2003) [10]
Например: колл-центры требуют выполнения своего бизнеса «на экране» и требуют небольших рабочих площадей на одного сотрудника, минимального хранения документов и могут иметь ограниченные требования к копировальным аппаратам и печати. Напротив, компаниям, работающим с бумажной документацией, потребуются более крупные столы для своих сотрудников, место для записей, архивные помещения, копировальные и печатные помещения под рукой. Некоторым компаниям требуется планирование пространства для просмотра с гибкостью из-за размещения различных бизнес-потребностей, таких как лабораторные, проектные и исследовательские помещения. Некоторые планировщики пространства объектов должны также планировать решения для хранения в корпоративной среде для организаций с интенсивным использованием продукции.
Организации часто имеют политику минимальных стандартов размещения для каждого уровня персонала. Административный персонал может работать в офисах с открытой планировкой, тогда как менеджеры могут иметь отдельные кабинеты, размер которых зависит от старшинства. В офисах с открытой планировкой иногда используются экраны между столами для снижения шума и обеспечения элемента конфиденциальности.
Существуют требования по безопасности жизнедеятельности, предписанные законодательством, которые включают правила для планов эвакуации при пожаре, расположение огнетушителей, спринклерных систем, незаблокированных выходов, достаточную ширину проходов, системы пожарной сигнализации зданий, негорючую, огнестойкую мебель и свободные пути эвакуации. (Rondeau et al 1995) [11]
Эргономика — это критерий, который учитывают планировщики пространства для достижения максимальной эффективности ресурсов и более высоких показателей производительности. Эргономика занимается биологическими и инженерными данными и методами для разработки решений для интерфейса работника и рабочего места. Эргономика определяется (Cotts, 1999). Rondeau et al (1995) [12] как дизайн, специально соответствующий человеческим размерам и отвечающий функциональным требованиям. Решения включают регулируемое оборудование, мебель и аксессуары.
Разработка и внедрение стандартов пространства является одной из ключевых обязанностей любого отдела управления пространством в любой организации. (Оуэн, 1993) [13] Стандарт пространства регулирует количество метров, выделяемых каждому сотруднику в организации. Учитывает объем пространства для организации рабочего пространства, локального хранения и доступа.
Положения для инвалидов являются другими важными стандартами размещения. Организации обязаны соблюдать Закон об американцах с ограниченными возможностями. Этот регламент требует, чтобы все общественные зоны были доступны и могли использоваться лицами с ограниченными возможностями. (Оуэн, 1993) [14] Распределение пространства в здании будет затронуто из-за предоставления требований для инвалидов, включая парковочные места, входы в здание, туалеты, рабочие станции и лифты (Рондо и др., 1995) [15]
Объединение сотрудников в команды часто является наилучшим вариантом для общения и/или надзора и является ключевым фактором в планировке офиса. Однако, когда пространство в дефиците, может быть сложно разместить рабочую группу в заданной области, и решение часто заключается в освобождении пространства путем перемещения других. Такие типы перемещений могут быть сложными и разрушительными, поскольку часто задействована цепочка событий. Планирование пространства может включать учет миграции между зданиями и разными районами. Для бизнеса критически важно принимать меры на случай возможных перерывов в работе. Планировщики пространства должны учитывать возможный рост внутри бизнес-подразделений, а также руководящие принципы и правила для строительства.
Планирование пространства в корпоративных организациях должно планироваться в соответствии с требованиями зонирования, где используется здание. (Molnar 1983) Планировщики пространства должны иметь полный набор информации о здании, чтобы быть успешными планировщиками. Физические ограничения могут повлиять на успешное планирование рабочего пространства. (Высота здания, шаг колонн, отделка полов, тип конструкции стен, мощность лифтов, типы приспособлений, уровни освещенности. (Molnar 1983) Зонирование - это термин, используемый в городском и региональном планировании для регулирования практики землепользования и вида деятельности, проводимой на участках, на основе нанесенных на карту зон. Регулирует использование здания и разрешенную плотность, расположение здания на участке, покрытие участка, парковку и аналогичные аспекты. [16]
Финансовые факторы могут повлиять на успешное внедрение планирования пространства. Бюджет, выделенный на программирование офисного рабочего места, стоимость полезного пространства, допустимый бюджет, который не должен быть превышен для проекта, расходы, понесенные после переезда (например, расходы из-за изменения размещения перегородок, освещения/модификации планировки, ремонта, тонировки окон и т. д.), Стоимость предоставления одного рабочего места для каждого сотрудника. (Bogers 2008) [17]
Планирование пространства — это дисциплина, связанная с переводом потребностей организации в пространстве на напольные плиты здания и созданием рабочей среды, подходящей для того, чтобы организация получала прибыль от своих инвестиций. Управление пространством, с другой стороны, связано с предоставлением услуг пространства и управлением завершенным планом пространства. На практике офисные помещения во многих организациях могут предоставляться без учета настроек рабочей среды, методологий планирования пространства, технологий, инновационных и креативных способов работы на рабочем месте.
Планировка современных офисов часто осуществляется с использованием программного обеспечения для автоматизированного проектирования (САПР). [18]
Каждый стол в офисе может потребовать телефон и компьютер. [19] В больших офисах кабели питания и передачи данных могут быть проложены под фальшполом или над подвесным потолком, к столу. Другой альтернативой в небольших офисах является использование кабельных каналов вокруг стены. Другие альтернативы - использование потолочных опор питания, которые могут помочь спланировать пространство столов вдали от периметральных стен
Офисы открытой планировки часто делятся на меньшие кабинеты для менеджеров, переговорные комнаты и т. д. Когда это происходит, проектировщик должен учитывать несколько факторов [20], в том числе:
Сотрудникам офиса необходим доступ к основным удобствам в офисе, таким как туалеты и питьевая вода. Также можно рассмотреть возможность торговли, общественного питания или места, где сотрудники могут приготовить себе напиток и отдохнуть от работы.