.jpg/1280px-1931_Hawkes_Bay_Earthquake_-_Minutes_of_First_Meeting_of_the_Hawkes_Bay_Earthquake_Relief_Fund_Committee_(24631618026).jpg)
Протоколы , также известные как протоколы заседаний (аббревиатура МОМ ), протоколы или, неофициально, заметки , представляют собой мгновенную письменную запись встречи или слушания . Обычно они описывают события собрания и могут включать список участников, описание действий, рассматриваемых участниками, а также соответствующие ответы или решения по мероприятиям.
Название «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «небольшое письмо»), означающей «грубые записи». [1]
Протокол может вестись во время собрания машинисткой или судебным репортером , который может использовать стенографическую запись, а затем подготовить протокол и впоследствии выдать его участникам. В качестве альтернативы собрание может быть записано на аудио или видео , или назначенный или неофициально назначенный группой секретарь может делать заметки, а протокол подготавливается позже. Многие правительственные учреждения используют программное обеспечение для записи протоколов для записи и подготовки всех протоколов в режиме реального времени .
Протоколы — это официальный письменный отчет о заседаниях организации или группы. Они не являются стенограммами этих заседаний. Согласно «Новым пересмотренным правилам порядка» Роберта (RONR), протокол должен содержать в основном запись о том, что было сделано на собрании, а не о том, что было сказано участниками. [2] [3] [4] В организации могут быть свои правила относительно содержания протокола.
Для большинства организаций или групп важно, чтобы протоколы были краткими и включали только краткое изложение решений. [2] Стенографический отчет (стенограмма) обычно бесполезен. Если этого не требуют правила организации, краткое изложение обсуждений на собрании не является ни необходимым, ни уместным. [2]
Протоколы определенных групп, например корпоративного совета директоров , должны храниться в архиве и являются важными юридическими документами. [5] [6] [7] Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов той же организации. [8] Также протоколы исполнительных заседаний могут вестись отдельно. [9] Комитеты не обязаны вести официальные протоколы, хотя могут делаться и менее формальные записи. [10] Официальными отчетами комитетов являются отчеты, представляемые вышестоящему органу.
Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие рекомендации. [11] [12] [13] Правила порядка Роберта содержат образец протокола. [14]
Как правило, протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, совета директоров), а также может включать место, дату, список присутствующих и время, когда председатель объявил собрание к порядку. [15]
Поскольку основной функцией протоколов является запись принятых решений, все официальные решения должны быть включены. Если официальное предложение предложено и поддержано, то (независимо от того, будет ли оно принято) это записывается. [16] Также могут быть включены результаты голосования . [17] В части протокола, посвященной обычному ходатайству, может быть просто отмечено, что конкретное ходатайство было «выдвинуто Энн и принято». Нет строгой необходимости указывать имя человека, поддерживающего предложение. [16] Если включен подсчет голосов, достаточно записать количество людей, проголосовавших за и против предложения, [17] но могут быть разрешены просьбы участников записать свои голоса поименно. Если решение принимается поименным голосованием , то все отдельные голоса записываются поименно. [17] Если это сделано по общему согласию без формального голосования, то этот факт может быть зафиксирован.
Протокол может заканчиваться отметкой о времени переноса заседания. [18] [19]
Протоколы иногда передаются лицом, ответственным за них (часто секретарем), на последующем заседании для рассмотрения. Традиционная заключительная фраза - «С уважением представлен» (хотя это уже не распространено), за которой следует подпись офицера, его или ее напечатанное (или напечатанное) имя и его или ее должность. [19] [20] Эта заключительная фраза возникла из «соответственно представлено», выражая утверждение о том, что порядок, в котором различные события записаны в протоколе, соответствует порядку, в котором они произошли во время фактического заседания.
Обычно одним из первых пунктов порядка работы или повестки дня собрания является чтение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы согласны (обычно по единогласному согласию ), что письменные протоколы отражают то, что произошло на предыдущем собрании, то они утверждаются, а факт их утверждения фиксируется в протоколе текущего собрания. [21] При наличии существенных ошибок или упущений протокол может быть переработан и представлен повторно позднее. Незначительные изменения могут быть внесены немедленно с использованием обычных процедур внесения поправок , а измененный протокол может быть утвержден «с поправками». [21] Обычно целесообразно разослать проект протокола всем членам заблаговременно до собрания, чтобы собрание не задерживалось из-за чтения проекта. [19]