_-_NARA_-_142151.tif/lossy-page1-1280px-6-00_PM_Energy_Meeting_(11-2-77)_-_NARA_-_142151.tif.jpg)
Меморандум ( мн. ч .: меморандумы [1] [2] [3] или меморандумы ; от латинского memorandum , «(то) что следует помнить»), также известный как краткая записка , представляет собой письменное сообщение , которое обычно используется в профессиональной обстановке. Обычно сокращенно memo , эти сообщения обычно краткие и предназначены для легкого и быстрого понимания. Таким образом, меморандумы могут эффективно передавать важную информацию для внесения динамичных и эффективных изменений. [4]
В юриспруденции меморандум — это запись условий сделки или контракта, например, меморандум о политике, меморандум о взаимопонимании , меморандум о соглашении или меморандум об ассоциации . В бизнесе меморандум обычно используется фирмами для внутренней коммуникации, в то время как письма — для внешней коммуникации.
Другие форматы меморандумов включают в себя информационные записки, отчеты, письма и папки. Их можно считать серой литературой . Форматирование меморандума может различаться в зависимости от офиса или учреждения. Например, если предполагаемый получатель — министр кабинета или старший руководитель, формат может быть жестко определен и ограничен одной или двумя страницами. Если получатель — коллега, требования к форматированию обычно более гибкие. [5]
Конкретным типом меморандума является информационная записка о политике (в различных юрисдикциях и традициях управления ее также называют «политическими вопросами», «политическими меморандумами» или «представлением кабинета министров» среди прочих терминов), документ для передачи анализа политики в сферу принятия политических решений . Обычно информационная записка может быть обозначена как «для информации» или «для принятия решения».
Истоки термина «брифинг» лежат в юридическом «брифинге» и производном от него «военном брифинге». [6] Множественная форма латинского существительного memorandum, полученная таким образом, — это, собственно, memoranda , но если слово считается вошедшим в английский язык, то можно использовать множественное число memorandums , сокращенное до memos . (См. также Agenda , Corrigenda , Addenda ).
«Слово меморандум произошло от латинского, от глагола напоминать на латыни (memorare). До 1540 года оно означало собственно записку. Это слово было введено в Испании в 1824 году. Этот тип документа обычно используется в деловом мире или официальных документах. Пункты для этого документа следующие: этот документ должен быть кратким, информация, которую вы хотите передать, должна быть ясной и четкой, она не требует запроса. Наконец, при написании меморандума необходимо указать отправителя и получателя, указать предмет. Добавьте место, где он был написан, и дату».
Существует много важных целей меморандума. Уведомление о проблемах и помощь в решении проблемы посредством четкой и краткой коммуникации — вот две из них. [7] Меморандумы поддерживают принятие решений и «помогают (или иногда влияют) лицу, принимающему решение, принять лучшее решение в конкретной проблемной ситуации, чем оно могло бы принять без анализа». [8] Другие цели, которым может служить информационная записка, включают: передачу информации; информирование о решениях, подачу запроса, предоставление ответа на вопрос, внесение предложения, представление неофициального отчета, предложение решения проблемы или документирование ссылки для будущего использования. Меморандумы можно использовать для подачи кратких обращений или предоставления предложений. Эти действия в кратком документе могут помочь значительно ускорить действия бизнеса, чтобы оказать положительное влияние на организацию.
Как механизм коммуникации процесса анализа политики, информационная записка должна предоставлять связный краткий обзор политической проблемы, определять различные варианты политики для решения проблемы, формулировать противоположные точки зрения и отстаивать рекомендуемый вариант. Типичная структура информационной записки включает описание предлагаемой политики; соответствующую справочную информацию; обсуждение ключевых соображений (включая проблемы реализации, финансовые соображения, воздействие на заинтересованных лиц и возможные непредвиденные последствия), резюме аргументов за и против политики и рекомендуемое решение. Политические документы, которые начинаются с предложения и собирают аргументы в пользу этой позиции, точнее называть правительственной белой книгой . Правительственная зеленая книга , которая поднимает вариант политики и призвана открыть диалог по предложению, по тону больше похожа на информационную записку, чем на белую книгу .
Сжатый формат меморандума относительно стандартизирован, чтобы сделать его доступным для любого читателя. Они начинаются с заголовка, включающего «кому», «откуда», «дату» и «тему». Затем в тексте следует вводный абзац, который, скорее всего, описывает цель меморандума. Затем в документ добавляется контекст, за которым следует раздел конкретных действий. Примерами могут служить «Вы просили, чтобы я посмотрел на...» или «Чтобы определить наилучший метод продвижения новой осенней линии, я...». За действиями следует обсуждение, которое обычно является самой длинной частью меморандума, перед завершением сообщения. [9]
Не существует универсального стандарта для справочной записки, но обычно ее понимают как краткое, связное резюме проблемы государственной политики с четко сформулированной логикой для следования рекомендуемому курсу действий. «Наряду с политическим чутьем и логическим умом, наиболее важным навыком хорошего казначейского [человека] является [его] тонкая рука составителя. Сжатая, связная и проницательная записка является окончательным выражением всех других талантов». [10] Во многих управленческих установках, основанных на Вестминстерской системе , от политических аналитиков ожидается, что они проанализируют проблему и напишут справочную записку с нейтральной точки зрения государственной службы . Однако справочная записка «для принятия решения» должна содержать рекомендацию, признающую, что «чтобы сказать что-либо важное в государственной политике, требуются оценочные суждения, которые должны быть объяснены и обоснованы». [11]
Помимо того, чтобы надлежащая записка была краткой и легко понимаемой, есть еще несколько важных особенностей. Стиль и тон записки всегда должны быть профессиональными, независимо от того, кто может быть аудиторией. [12] Этот этикет гарантирует, что независимо от того, кто читает сообщение, оно будет представлено профессионально и уважительно. Также часто встречаются информационные записки с пронумерованными абзацами, чтобы создать эффективный и хорошо организованный документ. [13] С наступлением цифровой эпохи подписи обычно не встречаются в конце записки. Однако, когда в более ранние годы информационная записка писалась от руки, она обычно включала подпись. [14] Сегодня все еще приемлемо подписывать или инициировать записку, если автор этого хочет.
{{cite journal}}: Цитировать журнал требует |journal=( помощь ){{cite journal}}: Цитировать журнал требует |journal=( помощь ){{cite journal}}: Цитировать журнал требует |journal=( помощь )