Циклическая инвентаризация — это непрерывная процедура аудита запасов , при которой вы выполняете регулярно повторяющуюся последовательность проверок определенной части запасов. Циклический подсчет контрастирует с традиционной физической инвентаризацией , поскольку традиционная физическая инвентаризация прекращает работу на предприятии, пока все предметы подсчитываются. Подсчет циклов менее мешает ежедневным операциям, обеспечивает постоянную оценку точности инвентаризации и выполнения процедур и может быть адаптирован для сосредоточения внимания на товарах с более высокой стоимостью, большим объемом движения или которые имеют решающее значение для бизнес-процессов. Хотя некоторые утверждают, что циклический подсчет следует проводить только на предприятиях с высокой степенью точности инвентаризации (более 95%), циклический подсчет является средством достижения и поддержания высокой степени точности. Подсчет циклов можно использовать для выявления коренных причин проблем в процессах управления, а затем отслеживать эффективность действий по устранению коренных причин. Напротив, выявление коренных причин ошибок инвентаризации, согласование действий по их устранению вплоть до совершенствования процессов контроля практически невозможно при использовании традиционных подходов инвентарного аудита.
Большинство приложений для циклического подсчета используют анализ ABC , разделяя элементы на различные частоты подсчета с помощью метода Парето (см. ниже).
Существует несколько методов выбора элементов для подсчета и с какой частотой, и каждый метод имеет сильные и слабые стороны.
Метод Парето, основанный на принципе Парето , заключается в циклическом подсчете запасов по проценту от стоимости запасов. Предметы с более высоким определенным значением учитываются чаще, а предметы с небольшим движением учитываются редко. Этот подход обычно основан на стоимости, которая привлекает бухгалтеров за счет минимизации разницы в стоимости запасов. Анализ также может быть основан на использовании с эксплуатационной точки зрения. Это воспринимается как более эффективное с точки зрения управления цепочками поставок, поскольку концентрируются усилия на более крупных объемах используемых предметов. [1] Основной недостаток заключается в том, что элементы с низкой стоимостью могут быть проигнорированы и привести к остановке всей сборочной линии , пока второстепенный компонент перезаказывается.
Существуют также гибриды метода ABC. Наиболее распространенным будет использование [стоимость*использование] и корректировка на основе определенных критериев, которые имеют решающее значение для эффективности работы организации.
Циклический подсчет по использованию утверждает, что предметы, к которым чаще обращаются, следует подсчитывать чаще, независимо от их ценности. Каждый раз, когда товар добавляется или удаляется, существует риск возникновения отклонений по запасам. Можно настроить логические зоны инвентаря, чтобы различать предметы в зависимости от того, как часто к ним прикасаются. Этот метод может быть предвзятым в отношении подсчета запасов более высокой стоимости или требовать дополнительного подсчета для удовлетворения требований бухгалтерского учета.
Этот метод проводит инвентаризационные проверки в ключевых точках процесса управления материальными ресурсами. Запасы проверяются в точках повторного заказа, когда используется определенное количество или когда уровень запасов низкий.
Этот метод использует статистический контроль процесса для проверки позиций с наибольшей вероятностью неточности инвентаризации.
Также известен как «на основе местоположения» или «по площади поверхности». Циклический подсчет начинается от одного конца компании к другому. Прочесываем каждую стойку или полку, закрепленную за прилавком. Этот метод может потребовать планирования, при котором требуется карта компании и формы подсчета для регистрации информации о запасах, которую затем потребуется обновить в системе управления запасами.
Основной процесс циклического подсчета — создание списка, аудит, просмотр, повтор. Для успеха любой программы подсчета циклов важно иметь 6S до ее начала.
Важное значение имеет внедрение культуры 6S.
Составьте список объектов для аудита в соответствии с методом, наиболее подходящим для компании.
Проверьте количество, используя обученный персонал.
Для проведения эффективной и точной подсчета циклов многие организации используют ту или иную форму программного обеспечения для внедрения системы управления запасами , которая является частью системы управления складом . Эти системы могут включать в себя мобильные компьютеры со встроенными сканерами штрих-кодов , которые позволяют оператору автоматически идентифицировать товары и вводить инвентаризационные данные с помощью клавиатуры. Программное обеспечение передает данные в базу данных на хост-системе , которая может генерировать отчеты об инвентаризации.
На основе заданных пользователем критериев программное обеспечение выберет несколько предметов для подсчета в определенных местах в течение определенного периода времени. В идеале эти выборки производятся ежедневно, но многие компании предпочитают генерировать элементы циклической инвентаризации еженедельно.
Многие компании проводят «мини» физические инвентаризации и называют это циклической инвентаризацией. Вместо того, чтобы использовать для подсчета случайные или сгенерированные системой номера деталей в определенных местах, они выборочно выбирают конкретные места и подсчитывают все, что находится в этих местах. В рамках своих процедур они чередуются по всему заводу с намерением подсчитывать каждую точку как минимум один раз в год. Это эффективная альтернатива истинному подсчету циклов, когда у компании может не хватить опыта для использования программного обеспечения для подсчета циклов.
Циклическая инвентаризация, как и традиционная физическая инвентаризация, может привести к ошибкам инвентаризации, если процесс выполняется плохо. Несколько местоположений для каждого товара, незавершенная работа и задержки в обработке документов могут способствовать ошибкам. Эту проблему можно смягчить с помощью правильных процедур циклической инвентаризации, в которых указывается не только номер детали, подлежащей подсчету, но и место, в котором она должна находиться. Циклическая инвентаризация эффективна только в компаниях с четко определенной процедурой управления запасами и высокой степенью запасов. точность.
Циклическая инвентаризация создает риск потери запасов. При физическом учете обычно учитываются все запасы в фиксированном месте, а затем согласовываются с системой управления запасами. С другой стороны, подсчет циклов начинается с системы управления запасами и сверяется с местоположениями. Это важное различие. Например, если запасы существуют в местоположениях A, B и C, и кто-то физически перемещает C в D без транзакции, система управления запасами продолжит отображать запасы в A, B и C. Во время подсчета циклов система контроля Система направит счетчик к A, B и C, где они обнаружат отсутствие C. Если запасы в D, которые могут находиться где угодно, не обнаружены, C будет скорректирован до 0 и списан. Обычно D не будет забран, пока не будет проведен физический подсчет, поэтому операция, основанная только на подсчете циклов, скорее всего, приведет к чистой потере запасов.
Целью циклического подсчета является устранение подсчета.