stringtranslate.com

Система управления документами

Система управления документами ( DMS ) обычно представляет собой компьютеризированную систему, используемую для хранения, совместного использования, отслеживания и управления файлами или документами. Некоторые системы включают отслеживание истории, где регистрируется журнал различных версий, созданных и измененных разными пользователями. Термин имеет некоторое совпадение с концепциями систем управления контентом . Его часто рассматривают как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связывают с управлением цифровыми активами , визуализацией документов , системами документооборота и системами управления записями .

История

В то время как многие системы электронного документооборота хранят документы в их собственном формате файла (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые веб-системы управления документами начинают хранить контент в форме HTML . Эти системы управления документами на основе HTML могут выступать в качестве систем публикации или систем управления политиками. [1] Контент захватывается либо с помощью браузерных редакторов, либо путем импорта и преобразования не HTML-контента. Хранение документов в формате HTML упрощает полнотекстовый рабочий процесс, поскольку большинство поисковых систем работают с HTML изначально. Для извлечения текста из собственного формата требуется DMS без формата хранения HTML, что немного усложняет полнотекстовый рабочий процесс поиска.

Возможности поиска, включая булевы запросы , кластерный анализ и стемминг [2], стали важнейшими компонентами систем управления документами, поскольку пользователи привыкли к поиску в Интернете и тратят меньше времени на организацию своего контента.

Компоненты

Системы управления документами обычно предоставляют возможности хранения, управления версиями, метаданных, безопасности, а также индексации и поиска. Вот описание этих компонентов:

Стандартизация

Многие отраслевые ассоциации публикуют свои собственные списки конкретных стандартов управления документами, которые используются в их конкретной области. Ниже приведен список некоторых соответствующих документов ISO. Разделы ICS 01.140.10 и 01.140.20. [19] [20] ISO также опубликовала ряд стандартов, касающихся технической документации , охватываемой разделом 01.110. [21]

Контроль документов

Правительственные постановления обычно требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях, контролировали свои документы. Контролер документов несет ответственность за строгий контроль этих документов. К этим отраслям относятся бухгалтерский учет (например, 8-я Директива ЕС , Закон Сарбейнса-Оксли ), безопасность пищевых продуктов (например, Закон о модернизации безопасности пищевых продуктов в США), ISO (упомянутый выше), производство медицинских приборов ( FDA ), производство крови, человеческих клеток и тканей (FDA), здравоохранение ( JCAHO ) и информационные технологии ( ITIL ). [22] Некоторые отрасли работают в соответствии с более строгими требованиями к контролю документов из-за типа информации, которую они сохраняют для конфиденциальности, гарантии или других строго регулируемых целей. К примерам можно отнести защищенную медицинскую информацию (PHI), требуемую HIPAA , или документы по строительному проекту, требуемые для гарантийных периодов. План стратегии информационных систем (ISSP) может формировать организационные информационные системы в среднесрочных и долгосрочных периодах. [23]

Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, являются доказательством того, что документы находятся под контролем. Несоблюдение требований может привести к штрафам, потере бизнеса или ущербу репутации компании.

Контроль документов включает в себя: [24]

Эти требования к контролю документов являются частью расходов организации на обеспечение соответствия требованиям наряду с соответствующими функциями, такими как должность специалиста по защите данных и внутренний аудит .

Интегрированный ДМ

Интегрированное управление документами включает в себя технологии, инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и утилизации «документов» на предприятии. В этом контексте «документы» — это любой из множества информационных активов, включая изображения, офисные документы, графику и чертежи, а также новые электронные объекты, такие как веб-страницы, электронная почта, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами

Бумажные документы уже давно используются для хранения информации . Однако бумага может быть дорогостоящей и, при чрезмерном использовании, расточительной. Программное обеспечение для управления документами — это не просто инструмент, оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать хранимую информацию. Программное обеспечение для управления документами — это электронный шкаф, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов. [25] Программное обеспечение помогает компаниям объединять бумажные и цифровые файлы и хранить их в одном центре после сканирования и импорта цифровых форматов . [26] Одним из важнейших преимуществ цифрового управления документами является «отказоустойчивая» среда для защиты всех документов и данных. [27] В частности, в тяжелой строительной отрасли программное обеспечение для управления документами позволяет членам команды безопасно просматривать и загружать документы по проектам, на которые они назначены, из любого места и в любое время, чтобы помочь оптимизировать повседневные операции. [28]

Смотрите также

Ссылки

  1. ^ Система управления политикой Архивировано 29 октября 2011 г. на Wayback Machine
  2. ^ Stemming: Making search easily Архивировано 11 января 2012 в Wayback Machine
  3. ^ Парсонс, М. (2004). Эффективное управление знаниями для юридических фирм. Oxford University Press. стр. 234. ISBN 9780195169683. Получено 19 мая 2018 г.
  4. ^ Шивакумар, SK (2016). Корпоративный контент и управление поиском для создания цифровых платформ. John Wiley & Sons. стр. 93. ISBN 9781119206828. Получено 19 мая 2018 г.
  5. ^ ab Флетчер, AN; Брам, M.; Паргманн, H. (2003). Управление рабочим процессом с помощью SAP WebFlow: практическое руководство. Springer Science & Business Media. стр. 15–16. ISBN 9783540404033. Получено 19 мая 2018 г.
  6. ^ Веббер, М.; Веббер, Л. (2016). Управление ИТ: Политики и процедуры. Wolters Kluwer. С. 41–4. ISBN 9781454871323. Получено 19 мая 2018 г.
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). Оценка вариантов интегрированной системы управления документами (IDMS) для Департамента транспорта Аризоны (ADOT) . Департамент транспорта Аризоны. стр. 158. Правила проверки данных должны быть встроены в саму форму, а не выполняться в среде постобработки. Это обеспечивает использование интерактивного опыта в реальном времени. Часто проверка данных требует поиска в базе данных. Правила должны разрешать этот запрос базы данных, предоставляя пользователю выбор в реальном времени на основе результатов запроса.
  8. ^ Морли, Д.; Паркер, К.С. (2014). Понимание компьютеров: сегодня и завтра, всестороннее. Cengage Learning. стр. 558–559. ISBN 9781285767277. Получено 19 мая 2018 г.
  9. ^ abc Meurant, G. (2012). Введение в системы электронного управления документами. Academic Press. стр. 120. ISBN 9780323140621. Получено 19 мая 2018 г.
  10. ^ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Внедрение ИТ в строительстве. Routledge. стр. 130. ISBN 9781134198986. Получено 19 мая 2018 г.
  11. ^ Скиппер, С.Л. (2015). Как создать систему управления документами для соответствия требованиям ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 и FDA. ASQ Quality Press. стр. 156. ISBN 9780873899178. Получено 19 мая 2018 г.
  12. ^ Остерберри, Д. (2012). Управление цифровыми активами. CRC Press. С. 27–28. ISBN 9781136033629. Получено 19 мая 2018 г.
  13. ^ ab Austerberry, D. (2012). Управление цифровыми активами. CRC Press. стр. 30. ISBN 9781136033629. Получено 19 мая 2018 г.
  14. ^ Уайт, М. (2012). Enterprise Search. O'Reilly Media, Inc. стр. 73–74. ISBN 9781449330408. Получено 19 мая 2018 г.
  15. ^ Международная организация по стандартизации. "01.140.40: Издательство". Архивировано из оригинала 6 июня 2011 г. Получено 14 июля 2008 г.
  16. ^ Международная организация по стандартизации. "35.240.30: ИТ-приложения в информации, документации и издательском деле". Архивировано из оригинала 6 июня 2011 г. Получено 14 июля 2008 г.
  17. ^ OnSphere Corporation. "SOP Document Management in a Validated Environments" (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 4 сентября 2011 г. . Получено 25 апреля 2011 г. .
  18. ^ Мёрант, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота. Academic Press. стр. 16. ISBN 9780323140621. Получено 19 мая 2018 г.
  19. ^ Международная организация по стандартизации. "01.140.10: Письменность и транслитерация". Архивировано из оригинала 7 июля 2009 года . Получено 14 июля 2008 года .
  20. ^ Международная организация по стандартизации. "01.140.20: Информационные науки". Архивировано из оригинала 5 декабря 2008 года . Получено 14 июля 2008 года .
  21. ^ Международная организация по стандартизации. "01.110: Техническая документация по продукции". Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Получено 15 июля 2008 года .
  22. ^ "Code of Federal Regulations Title 21, Part 1271". Управление по контролю за продуктами питания и лекарственными средствами. Архивировано из оригинала 10 октября 2011 г. Получено 31 января 2012 г.
  23. ^ Уиггинс, Боб (2000). Эффективное управление документами: раскрытие корпоративных знаний (2-е изд.). Gower. стр. 25. ISBN 9780566081484. Архивировано из оригинала 13 января 2018 г. . Получено 9 апреля 2016 г. . На организационном уровне стратегический план информационных систем (ISSP) — это способ определить в общих чертах, какие информационные системы организация должна иметь в наличии в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно около трех-пяти лет [...]).
  24. ^ "Что такое Document Control?". isoTracker . Получено 9 ноября 2023 г.
  25. ^ "Системы управления документами - Руководство покупателя". Архивировано из оригинала 10 января 2017 года . Получено 10 января 2017 года .
  26. ^ Чауни, Мамун (5 февраля 2015 г.). «7 весомых преимуществ использования системы управления документами» Архивировано 10 января 2017 г. на Wayback Machine
  27. ^ ash-conversions (13 февраля 2020 г.). «Преимущества системы управления документами и 9 вещей, на которые следует обратить внимание». Ash Conversions International . Получено 7 мая 2020 г.
  28. ^ "Программное обеспечение для управления документами в строительстве". HCSS . 15 декабря 2021 г. Получено 7 июня 2022 г.

Внешние ссылки

На Викискладе есть медиафайлы по теме «Системы управления документами» .