Безбумажный офис ( или офис без бумаги ) — это рабочая среда, в которой использование бумаги исключено или значительно сокращено. Это достигается путем преобразования документов и других бумаг в цифровую форму, процесс, известный как оцифровка . Сторонники утверждают, что «переход на безбумажный документооборот» может сэкономить деньги, повысить производительность, сэкономить место, упростить документацию и обмен информацией, обеспечить большую безопасность личной информации и помочь окружающей среде . Эту концепцию можно распространить и на общение за пределами офиса.
«Безбумажный мир» был лозунгом публицистов , призванным описать офис будущего . Этому способствовала популяризация видеодисплейных компьютерных терминалов, таких как IBM 2260 1964 года . Раннее предсказание безбумажного офиса было сделано в статье Business Week 1975 года . [1] Идея заключалась в том, что автоматизация офиса сделает бумагу излишней для рутинных задач, таких как ведение записей и бухгалтерский учет , и она приобрела известность с появлением персонального компьютера . Хотя предсказание ПК на каждом столе было в высшей степени пророческим, «безбумажный офис» таковым не был.
В 1983 году компания Micronet, Inc. попыталась зарегистрировать торговую марку «The Paperless Office», но отказалась от этой заявки в 1984 году. [2]
В 2019 году аналитик из Новой Зеландии предположил, что более подходящей целью для офиса может быть переход на «легкобумажный» документооборот, а не «безбумажный». [3]
В 2022 году генеральный директор Foxit представил концепцию «безбумажного офиса» своей компании как имеющую как экономические, так и экологические преимущества. [4]
По одной из оценок, мировое использование офисной бумаги увеличилось более чем вдвое с 1980 по 2000 год. [5] Это объясняется возросшей простотой производства документов и широким распространением электронных коммуникаций, [5] [6] что привело к тому, что пользователи стали получать большое количество печатных документов.
В 2014 году аналитик из США утверждал, что «мы на самом деле ускоряем использование бумаги, при этом ежегодный темп роста количества бумаги, производимой средней компанией, составляет 25%. Каждый день делается около 1 миллиарда фотокопий» [7] .
В 2024 году Агентство по охране окружающей среды США подсчитало, что «средний американец использует более 700 фунтов бумаги в год — самый высокий показатель потребления бумаги на душу населения в мире. За последние 20 лет потребление бумажной продукции в США достигло 208 миллионов тонн (по сравнению с 92 миллионами), что представляет собой рост на 126%» [8] .
Некоторые утверждают, что бумага всегда будет иметь место, поскольку она предлагает иные возможности использования, чем экраны, например, будучи более надежно доступной. [9] [10]
В США за период 2005-2020 гг. выбросы парниковых газов категорий 1 и 2 от каждой тонны производства «бумажной и древесной продукции» сократились на 24,1%. [11] К 2030 г. предусматриваются значительные дополнительные улучшения в углеродоемкости бумажной и древесной промышленности. [12]
В 2024 году Агентство по охране окружающей среды США заявило, что «Использование бумаги оказывает воздействие на окружающую среду и здоровье населения. Целлюлозно-бумажная промышленность является пятым по величине потребителем энергии, на ее долю приходится 4% от всего мирового потребления энергии. Доля бумаги в твердых бытовых отходах по весу составляет 35%» [8] .
В 2003 году Международный институт окружающей среды и развития отметил, что «существуют два радикально противоположных взгляда на потребление [бумаги]. В целом, бизнес утверждает, что использование бумаги можно сделать экологически эффективным, и не следует устанавливать никаких ограничений на ее потребление. Экологические и социальные группы, с другой стороны, утверждают, что такая экоэффективность может быть полезной, но этого будет недостаточно для ответа на некоторые моральные требования ограниченной эксплуатации природных ресурсов мира». [6]
Безбумажная рабочая среда требует инфраструктуры электронных компонентов для обеспечения производства, передачи и хранения информации. [13] Отрасль, которая производит эти компоненты, является одной из наименее устойчивых и наиболее экологически вредных отраслей в мире. [14] Процесс производства электронного оборудования включает в себя добычу драгоценных металлов и производство пластика в промышленных масштабах. [15] Передача и хранение цифровых данных облегчаются центрами обработки данных , которые потребляют значительные объемы электроэнергии принимающей страны. [16]
Необходимость в бумаге устраняется за счет использования онлайн-систем, таких как замена карточек и картотек базами данных, печатных писем и факсов электронной почтой, а справочников Интернетом. [17] Закон об электронной подписи 2000 года в США предусматривал, что документ не может быть отклонен на основании электронной подписи, и требовал от всех компаний принимать цифровые подписи на документах. Многие системы управления документами включают возможность чтения документов с помощью оптического распознавания символов и использования этих данных в рамках системы управления документами. Хотя эта технология имеет важное значение для достижения безбумажного офиса [17], она не затрагивает процессы, которые генерируют бумагу в первую очередь.
По мере того, как осведомленность о краже личных данных и утечках данных становилась все более распространенной, были приняты новые законы и правила, требующие от компаний, которые управляют или хранят персонально идентифицируемую информацию , надлежащим образом заботиться об этих документах. Некоторые утверждают, что безбумажные офисные системы легче защитить, чем традиционные картотечные шкафы, поскольку можно отслеживать индивидуальный доступ к каждому документу. [18]
Обсуждение вопросов архивного хранения оцифрованных записей см . в разделе «Цифровое сохранение» .