Согласно «Правилам порядка» Роберта , широко используемому руководству по парламентской процедуре , собрание — это собрание группы людей для принятия решений. [1] Это значение слова «собрание» может отличаться от общего смысла тем, что собрание в целом не обязательно проводится с целью принятия решений.
Каждое собрание может быть отдельным заседанием или не входить в группу заседаний, составляющих заседание. Частота заседаний различается, и определенные действия зависят от того, проводятся ли заседания с интервалом больше квартального. Существуют различные типы собраний, такие как очередное собрание, специальное собрание или ежегодное собрание. Каждое собрание может иметь повестку дня, в которой перечислены вопросы, которые должны быть рассмотрены во время собрания. Запись собрания суммируется в протоколе.
Сессия — это собрание или ряд связанных собраний, посвященных единому порядку дел, программе, повестке дня или объявленной цели. [2] [3] Устав организации может определять конкретное значение термина «сессия». В большинстве организаций каждая сессия состоит только из одного собрания (т. е. «сессия» и «собрание» являются эквивалентными терминами в данном случае).
Значение сессии заключается в том, что одна сессия, как правило, не может принимать решения, которые связывают группу на будущей сессии. Сессия имеет последствия для возобновляемости предложений . Один и тот же или по существу один и тот же вопрос не может быть поднят дважды на одной и той же сессии, за исключением случаев, когда предложения снова поднимают вопрос перед собранием . [4]
Ежеквартальный временной интервал представляет собой ограничение по времени на выполнение или отсрочку определенных действий. Не более чем квартальный временной интервал между двумя сессиями существует, когда «вторая сессия начинается в любое время в течение или до третьего календарного месяца после календарного месяца, в котором заканчивается первая сессия». [5] Например, если встреча проходит в январе, другая встреча находится в пределах квартального временного интервала, когда предыдущая встреча приходится на 1 октября предыдущего календарного года или после этой даты или когда следующая встреча приходится на 30 апреля текущего года или до этой даты. [5]
Предложение не может быть отложено на следующее заседание, если это заседание запланировано более чем на квартальный интервал времени. [6] Если следующее заседание органа запланировано более чем на квартальный интервал времени, обычно назначают совет или комитет для утверждения протокола текущего заседания. [7] Предложение, которое было положено на стол на собрании и не снято со стола до конца собрания, будет отклонено, если следующее заседание запланировано более чем на квартальный интервал времени, тогда как если следующее заседание запланировано на квартальный интервал времени, предложение может быть снято со стола на этом собрании. [8]
В недавно пересмотренных Правилах порядка Роберта описаны следующие типы собраний:
Группы также могут собираться на съездах , которые могут иметь несколько встреч в течение дня, недели или более. [21] Съезды могут проводиться в связи с ежегодным собранием организации.
«Призыв» к собранию — это уведомление о времени и месте, которое рассылается заранее, чтобы проинформировать членов. [10] [22] [23] Обычно за отправку вызова отвечает секретарь организации. [24] [25] Призыв может также включать повестку дня или список вопросов, которые будут обсуждаться на собрании. Организации могут иметь требования относительно того, насколько заблаговременно необходимо уведомление о вызове. Например, может потребоваться, чтобы вызов был отправлен не менее чем за 30 дней до собрания. [26]
Этот смысл «созыва» собрания отличается от «созыва собрания к порядку», что означает, что собрание начинается. [27]
Повестка дня — это список мероприятий собрания в порядке, в котором они должны быть выполнены, начиная с призыва к порядку и заканчивая закрытием. [28] Обычно она включает один или несколько конкретных пунктов дел, по которым необходимо действовать. Она может, но не обязательно, включать конкретное время для одного или нескольких мероприятий.
Организации имеют свои собственные правила проведения собраний. Большинство организаций в Соединенных Штатах используют Правила порядка Роберта в качестве дополнительного руководства к своим правилам. [29] За пределами Соединенных Штатов организации могут следовать правилам, которые похожи на те, что действуют в парламенте. [30]
Протоколы , также известные как протоколы или, неформально, заметки, являются мгновенной письменной записью встречи или слушания. Они обычно описывают события встречи и могут включать список участников, изложение вопросов, рассмотренных участниками, и соответствующие ответы или решения по вопросам.
процедуры встречи лохри.