Управление персональной информацией ( PIM ) — это изучение и реализация действий, которые люди выполняют для того, чтобы приобретать или создавать, хранить, организовывать, поддерживать, извлекать и использовать информационные элементы, такие как документы (бумажные и цифровые), веб-страницы и сообщения электронной почты для повседневного использования для выполнения задач (связанных с работой или нет) и выполнения различных ролей человека (родителя, сотрудника, друга, члена сообщества и т. д.); [1] [2] это управление информацией с внутриличностным охватом. Управление персональными знаниями по некоторым определениям является поддоменом.
Один из идеалов PIM заключается в том, что люди всегда должны иметь нужную информацию в нужном месте, в нужной форме и достаточной полноты и качества для удовлетворения своих текущих потребностей. Технологии и инструменты могут помочь людям тратить меньше времени на трудоемкую и подверженную ошибкам канцелярскую деятельность PIM (например, поиск и организация информации). Но инструменты и технологии также могут перегружать людей слишком большим объемом информации, что приводит к информационной перегрузке .
Особое внимание PIM уделяет тому, как люди организуют и ведут коллекции личной информации, а также методам, которые могут помочь людям в этом. Люди могут управлять информацией в различных условиях, по разным причинам и с различными типами информации. Например, традиционный офисный работник может управлять физическими документами в картотеке, помещая их в подвесные папки, организованные в алфавитном порядке по названию проекта. Совсем недавно этот офисный работник мог организовывать цифровые документы в виртуальные папки локальной компьютерной файловой системы или в облачное хранилище с помощью службы хостинга файлов (например, Dropbox , Microsoft OneDrive , Google Drive ). Люди также управляют информацией во многих более частных, личных контекстах. Например, родитель может собирать и организовывать фотографии своих детей в фотоальбом, который может быть на бумаге или в цифровом формате.
PIM рассматривает не только методы, используемые для хранения и организации информации, но также касается того, как люди извлекают информацию из своих коллекций для повторного использования. Например, офисный работник может переместить физический документ, запомнив название проекта, а затем найти соответствующую папку с помощью алфавитного поиска. В компьютерной системе с иерархической файловой системой человеку может потребоваться запомнить папку верхнего уровня, в которой находится документ, а затем просмотреть содержимое папки, чтобы перейти к нужному документу. Системы электронной почты часто поддерживают дополнительные методы повторного поиска, такие как поиск по полям (например, поиск по отправителю, теме, дате). Характеристики типов документов, данные, которые могут использоваться для их описания (метаданные), и функции систем, используемых для их хранения и организации (например, поиск по полям), являются компонентами, которые могут влиять на то, как пользователи выполняют управление личной информацией.
Сфера применения PIM широка. Восприятие человеком и его способность влиять на изменения в мире определяются, ограничиваются и иногда значительно расширяются способностью получать, отправлять и иным образом управлять информацией.
Исследования в области управления персональной информацией рассмотрели шесть смыслов, в которых информация может быть личной (для «меня») и, таким образом, объектом деятельности PIM человека: [2]
Энциклопедический обзор литературы по PIM предполагает, что все шесть перечисленных выше смыслов личной информации, а также инструменты и технологии, используемые для работы с такой информацией (от приложений электронной почты и текстовых процессоров до персональных информационных менеджеров и виртуальных помощников ), объединяются, образуя личное пространство информации (PSI, произносится как греческая буква , поочередно именуемое личным информационным пространством ), которое уникально для каждого человека. [3] В пределах PSI человека находятся персональные информационные коллекции (PIC) или, просто, коллекции. Вот некоторые примеры:
Деятельность PIM, т. е. действия, предпринимаемые людьми для управления информацией, которая является их личной, одним или несколькими из перечисленных выше способов, можно рассматривать как попытку установить, использовать и поддерживать соответствие между информацией и потребностями. [2]
Два вида деятельности ПИМ повторяются в течение дня человека и часто вызываются внешними событиями.
Деятельность на метауровне в более широком смысле фокусируется на аспектах самого картирования.
Действия PIM перекрывают друг друга. Например, попытка сохранить вложение электронной почты в качестве документа в персональной файловой системе может побудить к действию по организации файловой системы, например, путем создания новой папки для документа. Аналогично действия по организации могут быть вызваны попытками человека найти документ, например, когда человек обнаруживает, что две папки имеют перекрывающееся содержимое и должны быть объединены.
Действия метауровня пересекаются не только с действиями поиска и хранения, но и, что еще важнее, друг с другом. Например, попытки реорганизовать персональную файловую систему могут быть мотивированы оценкой того, что текущая организация файлов требует слишком много времени для поддержания и не выделяет должным образом информацию, которая больше всего требует внимания.
Отправляемая и получаемая информация принимает множество различных информационных форм в соответствии с растущим списком способов коммуникации, вспомогательных инструментов, а также привычек, обычаев и ожиданий людей. Люди по-прежнему отправляют бумажные письма, поздравительные открытки и благодарственные письма. Но все чаще люди общаются, используя цифровые формы информации, включая электронные письма, цифровые документы, которыми обмениваются (в виде вложений или через службу хостинга файлов , например Dropbox ), записи в блогах и обновления в социальных сетях (например, с помощью такой службы, как Facebook ), текстовые сообщения и ссылки, текст, фотографии и видео, которыми обмениваются через такие службы, как Twitter , Snapchat , Reddit и Instagram .
Люди работают с информационными элементами как с пакетами информации со свойствами, которые различаются в зависимости от формы информации. Файлы, электронные письма, «твиты», обновления Facebook, сообщения в блогах и т. д. являются примерами информационного элемента. Способы, которыми можно манипулировать информационным элементом, зависят от его базовой формы. Элементы можно создавать, но не всегда удалять (полностью). Большинство элементов можно копировать, отправлять и преобразовывать, например, когда делается цифровая фотография бумажного документа (преобразуется из бумажного в цифровой формат), а затем, возможно, преобразовывать дальше, как когда оптическое распознавание символов используется для извлечения текста из цифровой фотографии, а затем преобразовывать еще раз, когда эта информация отправляется другим лицам через текстовое сообщение.
Фрагментация информации [4] [2] является ключевой проблемой PIM, которая часто усугубляется множеством форм информации, с которыми приходится работать человеку. Информация широко разбросана по формам информации на разных устройствах, в разных форматах, в разных организациях, с разными инструментами поддержки.
Фрагментация информации создает проблемы для каждого вида деятельности PIM. Где хранить новую информацию? Где искать (повторно находить) уже сохраненную информацию? Действия метауровня, такие как поддержание и организация, также более сложны и требуют больше времени, когда разные хранилища на разных устройствах должны поддерживаться отдельно. Проблемы фрагментации информации особенно очевидны, когда человек должен просматривать несколько устройств и приложений, чтобы собрать воедино информацию, необходимую для завершения проекта. [5]
PIM — это новая область с древними корнями. Когда доминировало устное , а не письменное слово, человеческая память была основным средством сохранения информации. [6] Поскольку информация все чаще передавалась в бумажной форме, со временем были разработаны инструменты для решения растущих задач управления. Например, вертикальный картотечный шкаф , который теперь является стандартной чертой домашних и рабочих офисов, впервые появился в продаже в 1893 году. [7]
С ростом доступности компьютеров в 1950-х годах возник интерес к компьютеру как к источнику метафор и испытательному стенду для усилий по пониманию способности человека обрабатывать информацию и решать проблемы . Ньюэлл и Саймон были пионерами использования компьютера в качестве инструмента для моделирования человеческого мышления. [8] [9] Они создали «The Logic Theorist », который, как принято считать, был первой работающей программой искусственного интеллекта (ИИ). Компьютер 1950-х годов также был источником вдохновения для разработки подхода к обработке информации в поведении и производительности человека. [10]
После того, как исследования 1950-х годов показали, что компьютер, как процессор символов, может «думать» (с разной степенью точности) как люди, в 1960-х годах возрос интерес к использованию компьютера, чтобы помочь людям лучше думать и эффективнее обрабатывать информацию. Работая с Андрисом ван Дамом и другими, Тед Нельсон , который придумал слово « гипертекст », [11] разработал одну из первых гипертекстовых систем, The Hypertext Editing System, в 1968 году. [12] В том же году Дуглас Энгельбарт также завершил работу над гипертекстовой системой под названием NLS (oN-Line System). [13] Энгельбарт выдвинул идею о том, что компьютер может быть использован для расширения человеческого интеллекта. [14] [15] Как было отмечено в книге Ульрика Нейссера « Когнитивная психология» [16] , в 1960-х годах также появилась когнитивная психология как дисциплина, которая в первую очередь фокусировалась на лучшем понимании способности человека мыслить, учиться и запоминать.
Компьютер как помощник для отдельного человека, а не удаленный вычислитель чисел в холодильной комнате, получил дальнейшее подтверждение в работе в конце 1970-х и в течение 1980-х годов по производству персональных компьютеров все большей мощности и портативности. Эти тенденции продолжаются: вычислительная мощность , примерно эквивалентная мощности настольного компьютера десятилетней давности, теперь может быть найдена в устройствах, которые помещаются на ладони руки. Сама фраза «Управление персональной информацией», по-видимому, впервые была использована в 1980-х годах в разгар всеобщего ажиотажа по поводу потенциала персонального компьютера в значительном улучшении способности человека обрабатывать и управлять информацией. [17] В 1980-х годах также появились так называемые «инструменты PIM», которые обеспечивали ограниченную поддержку для управления такими вещами, как встречи и планирование, списки дел, телефонные номера и адреса. Сообщество, посвященное изучению и улучшению взаимодействия человека и компьютера, также возникло в 1980-х годах. [18] [19]
Как и подобает «информационному» фокусу PIM, исследования PIM 1980-х и 1990-х годов вышли за рамки изучения конкретного устройства или приложения и охватили более крупные экосистемы управления информацией, включив, например, организацию физического офиса и управление документооборотом. [20] [21] Мэлоун охарактеризовал стратегии личной организации как «аккуратные» или «беспорядочные» и описал подходы к организации информации «подача» и «накопление». [22] Другие исследования показали, что люди изменяют свои методы хранения информации в соответствии с предполагаемым использованием этой информации в будущем. [23] Исследования изучали практические последствия, которые исследования человеческой памяти могут иметь при проектировании, например, персональных систем хранения, [24] [25] [26] и систем поиска информации. [27] Исследования продемонстрировали предпочтение навигации (просмотру, «поиску на основе местоположения») при возврате к личным файлам, [28] предпочтение, которое сохраняется и сегодня, несмотря на значительные улучшения в поддержке поиска. [29] [30] [31] [32] и все более широкое использование поиска как предпочтительного метода возврата к электронным письмам. [33] [34]
PIM, как современная область исследований с самоидентифицированным сообществом исследователей, берет свое начало от сессии Специальной группы по интересам (SIG) по PIM на конференции CHI 2004 и от специального семинара, спонсируемого Национальным научным фондом (NSF), который состоялся в Сиэтле в 2005 году. [35] [36]
Многие исследования PIM можно сгруппировать в соответствии с деятельностью PIM, которая является основным фокусом исследования. Эти виды деятельности отражены в двух основных моделях PIM, то есть, что основными видами деятельности PIM являются поиск/повторный поиск, сохранение и деятельность метауровня [37] [2] (см. раздел Деятельность PIM) или, в качестве альтернативы, сохранение, управление и эксплуатация. [38] [39] Важные исследования также проводятся по специальным темам: личность, настроение и эмоции, как влияющие, так и находящиеся под влиянием практики PIM человека, управление личной медицинской информацией и управление личной информацией в долгосрочной перспективе и для наследия.
В течение обычного дня люди постоянно испытывают потребность в информации в больших и малых объемах (например, «Когда у меня следующая встреча?»; «Каков статус прогноза бюджета?»; «Что в новостях сегодня?»), что побуждает их к поиску и повторному поиску.
Большое количество исследований в области поиска информации , информационного поведения и извлечения информации относится и особенно к усилиям по поиску информации в общественных местах, таких как Интернет или традиционная библиотека. Существует сильный личный компонент даже в усилиях по поиску новой информации, никогда ранее не встречавшейся, в общественном хранилище, таком как Интернет. Например, усилия по поиску информации могут быть направлены лично созданным планом, напоминанием по электронной почте с обратным адресом или списком дел. Кроме того, информация внутри PSI человека может использоваться для поддержки более целевого, персонализированного поиска в Интернете. [40]
Попытки человека найти полезную информацию часто представляют собой последовательность взаимодействий, а не одну транзакцию. В модели поиска «сбор ягод» информация собирается по крупицам посредством серии взаимодействий, и в течение этого времени выражение потребности человека, отраженное в текущем запросе, развивается. [41] Люди могут отдавать предпочтение пошаговому подходу к поиску необходимой информации, чтобы сохранить большее чувство контроля и контекста над процессом поиска, а более мелкие шаги также могут снизить когнитивную нагрузку, связанную с формулировкой запроса. [42] В некоторых случаях просто нет «прямого» способа доступа к информации. Например, воспоминание человека о нужном веб-сайте может быть только через сообщение электронной почты, отправленное коллегой, т. е. человек может не вспомнить веб-адрес или даже ключевые слова, которые могли бы использоваться при поиске в Интернете, но человек помнит, что веб-сайт был недавно упомянут в электронном письме от коллеги).
Люди могут находить (а не находить заново) информацию, даже если эта информация якобы находится под их контролем. Например, элементы могут быть «вставлены» в PSI (например, через почтовый ящик, подписку на подкасты, загрузки). Если эти элементы обнаруживаются позже, это происходит через акт нахождения, а не повторного нахождения (поскольку человек не помнит об этой информации).
Лансдейл [17] охарактеризовал извлечение информации как двухэтапный процесс, включающий взаимодействие между действиями по припоминанию и распознаванию . Этапы припоминания и распознавания могут повторяться для постепенного сужения усилий по поиску нужной информации. Такое взаимодействие происходит, например, когда люди перемещаются по иерархии папок к нужному файлу или сообщению электронной почты или переходят по веб-сайту к нужной странице.
Но повторное нахождение начинается с другого шага: помните, что нужно искать в первую очередь. Люди могут потрудиться, чтобы создать веб-закладки или сохранить документы, а затем забыть об этой информации, так что, в худшем случае, первоначальные усилия будут потрачены впустую. [43] [44] [45] [46]
Кроме того, поиск/повторный поиск часто означает не просто сбор одного элемента информации, а скорее набора информации. Человеку может потребоваться повторить последовательность поиска несколько раз. Проблема в поддержке инструментов заключается в предоставлении людям способов группировать или связывать элементы информации, чтобы повысить их шансы на получение полного набора информации, необходимого для выполнения задачи. [3]
За прошедшие годы исследования PIM показали, что люди предпочитают возвращаться к личной информации, особенно к информации, хранящейся в персональных цифровых файлах, с помощью навигации, а не поиска. [28] [30] [32]
Поддержка поиска личной информации значительно улучшилась за последние годы, особенно в части полнотекстовой индексации для повышения скорости поиска. [47] Благодаря этим улучшениям предпочтение может сместиться в сторону поиска как основного средства поиска сообщений электронной почты (например, поиск по теме или отправителю для сообщений, которые не отображаются). [48] [49]
Однако предпочтение навигации как основному средству повторного поиска личных файлов сохраняется (например, пошаговый обход папок; сканирование списка файлов в папке для поиска нужного файла), несмотря на постоянные улучшения в поддержке поиска. [30] Устойчивое предпочтение навигации как основному средству возврата к файлам может иметь неврологическую основу [50] , т. е. навигация к файлам, по-видимому, использует умственные способности, аналогичные тем, которые люди используют для навигации в физическом мире.
Предпочтение навигации также соответствует эффекту первичности, неоднократно наблюдаемому в психологических исследованиях, так что предпочтительный метод возврата совпадает с первоначальным воздействием. Согласно гипотезе первого впечатления , если первоначальный опыт человека с файлом включал его размещение в папке, где сама папка была достигнута путем навигации по иерархии содержащих ее папок, то человек предпочтет аналогичный метод – навигацию – для возврата к файлу позже. [49]
Были предприняты некоторые попытки создания прототипов для изучения создания в контексте, например, создания в контексте проекта, над которым работает человек, не только файлов, но и других форм информации, таких как веб-ссылки и электронная почта. [51] Попытки создания прототипов также исследовали способы улучшения поддержки навигации, например, путем выделения и иного упрощения пути, по которому люди с большей вероятностью вернутся к файлу. [52]
Многие события повседневной жизни являются примерно противоположностью событий поиска: люди сталкиваются с информацией и пытаются определить, что, если что-то, они должны делать с этой информацией, т. е. люди должны сопоставить полученную информацию с текущими или ожидаемыми потребностями. Решения и действия, связанные с полученной информацией, в совокупности называются действиями по хранению.
Способность эффективно обрабатывать информацию, которая встречается случайно, имеет важное значение для способности человека находить новый материал и устанавливать новые связи. [53] Люди также сохраняют информацию, которую они активно искали, но на обработку которой в данный момент нет времени. Например, поиск в Интернете часто выдает гораздо больше информации, чем может быть использовано в текущем сеансе. Как решение сохранить эту информацию для дальнейшего использования, так и шаги для этого являются действиями по сохранению.
Действия по сохранению также запускаются, когда люди прерываются во время выполнения текущей задачи и ищут способы сохранить текущее состояние, чтобы можно было быстро возобновить работу позже. [54] Люди отслеживают встречи, вводя напоминания в календарь, и сохраняют хорошие идеи или «вещи, которые нужно купить в продуктовом магазине», записывая несколько криптографических строк на свободном листе бумаги. Люди сохраняют не только для того, чтобы быть уверенными, что у них будет информация позже, но и для того, чтобы создать напоминания о поиске и использовании этой информации. Неспособность помнить об использовании информации позже является одним из видов проспективного сбоя памяти. [55] Чтобы избежать такого сбоя, люди могут, например, отправить себе по электронной почте ссылку на веб-страницу в дополнение или вместо того, чтобы сделать закладку, потому что сообщение электронной почты со ссылкой появляется в папке входящих сообщений, где его с большей вероятностью заметят и используют. [56]
Решение о сохранении можно охарактеризовать как задачу обнаружения сигнала, подверженную ошибкам двух видов: 1) неправильное отклонение («промах»), когда игнорируется информация, которая позже понадобится и должна была быть сохранена (например, доказательство благотворительных пожертвований, необходимое сейчас для подачи налоговой декларации), и 2) ложное срабатывание, когда информация, сохраненная как полезная (неправильно оцененная как «сигнал»), оказывается неиспользованной позже. [57] Информация, сохраненная и никогда не используемая, только добавляет беспорядка — цифрового и физического — в жизнь человека. [58]
Хранение может быть трудным и подверженным ошибкам усилием. Архивирование, т. е. размещение информационных элементов, таких как бумажные документы, цифровые документы и электронные письма, в папках, может быть особенно таким. [59] [60] Чтобы избежать или отложить архивирование информации (например, пока не станет известно больше о том, где может быть использована информация), люди могут предпочесть складывать информацию в «кучи». [22] (Цифровые аналоги физического архивирования включают оставление информации в почтовом ящике электронной почты или размещение цифровых документов и веб-ссылок в папке хранения, например, «чтобы посмотреть позже».) Но информация, хранящаяся в куче, физической или виртуальной, легко забывается, поскольку куча растворяется на фоне беспорядка, и исследования показывают, что способность обычного человека отслеживать различные кучи только по местоположению ограничена. [61]
Тегирование предоставляет еще одну альтернативу размещению информационных элементов в папках. Строгая иерархия папок не позволяет легко осуществлять гибкую классификацию информации, даже если в сознании человека информационный элемент может соответствовать нескольким различным категориям. [62] За прошедшие годы было разработано несколько прототипов PIM, связанных с тегами. [63] [64] Подход с тегированием также использовался в коммерческих системах, в частности, в Gmail (в качестве «меток»), но успех тегов до сих пор неоднозначен. Бергман и др. обнаружили, что пользователи, когда им предоставлялась возможность использовать папки или теги, предпочитали папки тегам и, даже при использовании тегов, они обычно воздерживались от добавления более одного тега на информационный элемент. [65] [66] Сиван и др., посредством привлечения участников к критическому сравнительному наблюдению как за маркировкой, так и за использованием папок, смогли выявить некоторые ограничения маркировки, которые ранее открыто не обсуждались, например, что как только человек решает использовать несколько тегов, обычно важно продолжать это делать (иначе тег, который не применяется последовательно, становится неэффективным как средство извлечения полного набора элементов). [67]
Технологии могут помочь сократить расходы личного времени и усилий на хранение и вероятность ошибок. Например, возможность сделать цифровую фотографию знака, объявления на рекламном щите или страницы бумажного документа может избавить от необходимости иным образом расшифровывать (или фотокопировать) информацию.
Постоянное использование человеком смартфона в течение дня может создать отметку времени записи событий как своего рода автоматизированное хранение и особенно информации, «воспринятой мной» (см. раздел «Чувства, в которых информация является личной») с потенциальным использованием в попытках человека вести дневник или вернуться к ранее полученной информации («Я думаю, что я прочитал электронное письмо, пока ехал в такси по дороге в аэропорт...»). Технология отслеживания активности может дополнительно обогатить запись ежедневной активности человека с огромным потенциалом использования для людей, чтобы обогатить их понимание своей повседневной жизни и здорового питания и своей деятельности. [68]
Технологии автоматизации хранения личной информации переходят в персональную информатику и количественное самоопределение , регистрацию жизни, в крайнем случае, «полный сбор» информации. [69] Технологии отслеживания поднимают серьезные вопросы конфиденциальности (см. «Управление конфиденциальностью и потоком информации»). Возникают дополнительные вопросы относительно полезности и даже практической доступности «полного сбора». [70]
Действия по поиску и, особенно, хранению могут переходить в действия по поддержанию и организации, например, когда попытки сохранить документ в файловой системе приводят к созданию новой папки, а попытки повторно найти документ подчеркивают необходимость объединения двух папок с пересекающимся содержанием и назначением.
Различия между людьми особенно очевидны в их подходах к поддержанию и организации информации. Мэлоун [22] различал «аккуратную» и «беспорядочную» организацию бумажных документов. «Беспорядочные» люди имели больше стопок в своих офисах и, по-видимому, вкладывали меньше усилий, чем «аккуратные» люди, в хранение информации. Сопоставимые различия наблюдались в способах, которыми люди организуют цифровые документы, электронные письма и веб-ссылки. [71]
Деятельность по хранению коррелирует с деятельностью по организации, так что, например, люди с более сложной структурой папок склонны чаще и раньше заполнять файлы. [71] Однако люди могут быть избирательны в формах информации, в которые они вкладывают усилия для организации. Например, школьные учителя, которые участвовали в одном исследовании, сообщили о наличии привычек регулярной «генеральной уборки» для организации и обслуживания бумажных документов, но не имели сопоставимых привычек для цифровой информации. [72]
Деятельность организации (например, создание и присвоение имен папкам) плавно переходит в деятельность по техническому обслуживанию, такую как объединение избыточных папок, архивирование информации, которая больше не используется активно, и обеспечение надлежащего резервного копирования и иной защиты информации . (См. также раздел «Управление конфиденциальностью и потоком информации»).
Исследования организации папок людей для цифровой информации показывают, что они имеют применение, выходящее далеко за рамки организации файлов для последующего поиска. Папки являются информацией сами по себе – представляя, например, развивающееся понимание человеком проекта и его компонентов. Иерархия папок иногда может представлять неформальную декомпозицию проблемы с родительской папкой, представляющей проект, и подпапками, представляющими основные компоненты проекта (например, «свадебный прием» и «церковная служба» для проекта «свадьба»). [73]
Однако люди, как правило, испытывают трудности с организацией своей информации [74] и часто не имеют надежных процедур резервного копирования. [75] У людей возникают проблемы с поддержанием и организацией многих различных форм информации (например, цифровых документов, электронных писем и веб-ссылок) [76] и иногда наблюдается, что они прилагают особые усилия для консолидации различных форм информации в единую организацию. [56]
С постоянно растущими хранилищами персональной цифровой информации люди сталкиваются с проблемами цифрового курирования , к которым они не готовы. [77] [78] [79] В то же время эти хранилища предоставляют своим владельцам возможность, при наличии надлежащей подготовки и инструментальной поддержки, использовать свою информацию новыми, полезными способами. [80]
Эмпирические наблюдения исследований PIM мотивируют усилия по прототипированию информационных инструментов для обеспечения лучшей поддержки обслуживания, организации и, в дальнейшем, курирования личной информации. Например, GrayArea [81] применяет принцип понижения пользовательского субъективного подхода, чтобы позволить людям перемещать менее часто используемые файлы в любой заданной папке в серую область в самом низу списка этой папки. К этим файлам по-прежнему можно получить доступ, но они менее заметны и, следовательно, меньше отвлекают внимание человека.
Прототип Planz [51] поддерживает создание в контексте и интеграцию связанных с проектом файлов, электронных писем, веб-ссылок, неформальных заметок и других форм информации в упрощенный интерфейс, подобный документу, предназначенный для представления проекта с заголовками, соответствующими папкам в персональной файловой системе, и подзаголовками (для задач, подпроектов или других компонентов проекта), соответствующими подпапкам. Намерение состоит в том, что единая полезная организация должна возникать случайно, когда люди сосредотачиваются на планировании и завершении своих проектов.
Люди сталкиваются с постоянной оценкой компромиссов при принятии решения о том, какая информация «втекает» в их PSI и вытекает из них. Каждое взаимодействие представляет определенную степень риска для конфиденциальности и безопасности. Передача информации не тем получателям может привести к краже личных данных . Передача не той информации может означать, что устройства человека «заражены», а данные человека повреждены или «заблокированы» для получения выкупа . По некоторым оценкам, 30% или более компьютеров в Соединенных Штатах заражены. [82] Однако обмен информацией, входящей и исходящей, является неотъемлемой частью жизни в современном мире. Чтобы заказать товары и услуги онлайн, люди должны быть готовы «выпустить» данные своей кредитной карты. Чтобы опробовать потенциально полезный новый информационный инструмент, людям может потребоваться «впустить» загрузку, которая потенциально может внести нежелательные изменения в веб-браузер или рабочий стол. Обеспечение адекватного контроля над информацией, входящей и исходящей из PSI, является серьезной проблемой. Еще более сложным является пользовательский интерфейс, который должен четко разъяснить последствия для различных вариантов конфиденциальности, особенно в отношении конфиденциальности в Интернете . Каковы, например, последствия для конфиденциальности личной информации при нажатии кнопки «Зарегистрироваться» для использования социальных сетей, таких как Facebook. [83]
Люди стремятся понять, как они могут улучшить различные аспекты своей практики PIM, задавая такие вопросы, как «Действительно ли мне нужно хранить всю эту информацию?»; «Стоит ли этот инструмент (приложение, апплет, устройство) хлопот (времени, разочарования) от его использования?» и, возможно, самый настойчивый: «Куда ушел день? Куда ушло время? Чего я достиг?». Эти последние вопросы часто можно услышать в размышлениях, возможно, по дороге домой с работы в конце рабочего дня. Но все больше оснований ожидать, что ответы будут основаны на чем-то большем, чем воспоминания и размышления. Все больше данных, случайно автоматически собранных в течение дня человека, и взаимодействие человека с различными информационными инструментами для работы с различными формами информации (файлами, электронными письмами, текстами, изображениями и т. д.), могут быть использованы при оценке практики PIM человека и определении возможных путей ее улучшения. [84]
Усилия по осмыслению информации представляют собой еще один набор метауровневой деятельности, которая оперирует личной информацией и сопоставлением информации и потребности. Люди часто должны собирать и анализировать более обширный набор информации, чтобы решить, что делать дальше. «Какой кандидат на работу, скорее всего, подойдет нам лучше всего?», «Какой пенсионный план выбрать?», «Что нам взять с собой в поездку?». Эти и многие другие решения, как правило, основываются не на одном информационном элементе, а на наборе информационных элементов — документов, электронных писем (например, с советами или впечатлениями от друзей и коллег), веб-ссылок и т. д. Осмысление информации является «мета» не только из-за его более широкой направленности на сбор информации, но и потому, что оно пронизывает большую часть деятельности PIM, даже когда основная цель может быть чем-то другим. Например, когда люди организуют информацию в папки, якобы для обеспечения ее последующего поиска, люди также могут осмысливать и приходить к более глубокому пониманию этой информации.
Личность и настроение могут влиять на практику ПИМ человека, и, в свою очередь, практика ПИМ человека может влиять на его эмоции.
В частности, было показано, что черты личности (например, «добросовестность» или «невротизм») при определенных обстоятельствах коррелируют со степенью, в которой человек хранит и организует информацию в личном архиве, таком как персональная система хранения документов. [85] Однако другое недавнее исследование показало, что черты личности не коррелируют ни с какими аспектами персональных систем хранения документов, что позволяет предположить, что на практику PIM меньше влияет личность, чем внешние факторы, такие как используемая операционная система (например, Mac OS или Windows), которые, как считалось, являются гораздо более предсказательными. [86]
Помимо корреляции между практикой ПИМ и более устойчивыми чертами личности, есть данные, указывающие на то, что настроение человека (более изменчивое) влияет на активность ПИМ, так что, например, человек, испытывающий негативное настроение, при организации личной информации с большей вероятностью создаст структуру с большим количеством папок, где папки, в среднем, содержат меньше файлов. [87]
И наоборот, информация, которую человек хранит или регулярно встречает (например, через социальные сети), может глубоко влиять на настроение человека. Даже по мере того, как продолжаются исследования потенциала автоматического, случайного захвата информации (см. раздел Хранение), растет осознание необходимости проектирования для забывания, а также для запоминания, например, когда человек осознает необходимость избавиться от цифровых вещей после романтического разрыва или смерти любимого человека. [88]
Помимо негативных чувств, вызванных информацией, связанной с неудачными отношениями, люди испытывают негативные чувства по поводу своих практик PIM как таковых. Показано, что люди в целом испытывают беспокойство и неудовлетворенность в отношении своих личных информационных архивов, включая как опасения возможной потери информации, так и выражают обеспокоенность по поводу своей способности и эффективности в управлении и организации своей информации. [89] [90]
Традиционная персональная медицинская информация хранится в различных информационных системах в учреждениях здравоохранения (например, клиниках, больницах, страховых компаниях), часто в форме медицинских записей . Люди часто испытывают трудности с управлением или даже с навигацией по различным бумажным или электронным медицинским записям в различных медицинских службах разных специализаций и учреждений. [91] Этот тип персональной медицинской информации, также называемый персональными медицинскими записями , обычно требует от людей (т. е. пациентов) участия в дополнительных действиях по поиску PIM для поиска и получения доступа к медицинской информации, а затем для создания понятного резюме для собственного использования.
С ростом потребительских медицинских продуктов, включая трекеры активности и мобильные приложения , связанные со здоровьем , люди могут получить доступ к новым типам персональных данных о здоровье (например, физическая активность, частота сердечных сокращений) за пределами учреждений здравоохранения. Поведение PIM также меняется. Большая часть усилий по хранению информации автоматизирована. Но люди могут испытывать трудности с пониманием и использованием информации позже, например, для планирования будущих физических нагрузок на основе данных трекера активности. Люди также часто занимаются другими видами деятельности метауровня, такими как поддержание и организация (например, синхронизация данных между различными мобильными приложениями, связанными со здоровьем). [92]
Целью исследования PIM является как описательная, так и предписывающая цель. Исследование PIM стремится понять, что люди делают сейчас и с какими проблемами они сталкиваются, например, в управлении информацией и использовании информационных инструментов. Это понимание полезно само по себе, но также должно иметь применение для понимания того, что можно сделать в методах, обучении и, особенно, в разработке инструментов для улучшения практики PIM человека.
Природа PIM делает ее изучение сложным. [93] Методы и предпочтительные методы практики PIM человека могут значительно различаться в зависимости от формы информации (например, файлы или электронные письма) и с течением времени. [71] [49] [94] Также показано, что операционная система и файловый менеджер по умолчанию влияют на практику PIM, особенно при управлении файлами. [32] [95] Также наблюдается, что практика человека существенно различается в зависимости от пола, возраста и текущих жизненных обстоятельств. [96] [97] [98] [99] Безусловно, различия между людьми по разные стороны так называемого « цифрового разрыва » будут иметь глубокое влияние на практику PIM. И, как отмечено в разделе «Личность и настроение», черты личности и даже текущее настроение человека могут влиять на поведение PIM.
Для того чтобы результаты исследований можно было обобщить или должным образом квалифицировать, исследования в области ПИМ, по крайней мере в совокупности, должны включать изучение людей с различным опытом и потребностями в динамике по времени, поскольку они работают в самых разных ситуациях, с разными формами информации и разными инструментами управления информацией.
В то же время исследования PIM, по крайней мере на начальных этапах, часто должны проводиться in situ (например, на рабочем месте или в офисе человека или, по крайней мере, там, где люди имеют доступ к своим ноутбукам, смартфонам и другим устройствам управления информацией), чтобы можно было наблюдать за тем, как люди управляют информацией, которая является «личной» для них (см. раздел «Чувства, в которых информация является личной»). Исследовательские методы требуют много времени как от наблюдателя, так и от участника, а также могут быть навязчивыми для участников. Следовательно, количество и характер участников, вероятно, будут ограничены, т. е. участниками часто могут быть люди, находящиеся «под рукой» от наблюдателя, такие как семья, друзья, коллеги или другие члены сообщества наблюдателя.
Например, экскурсия , в ходе которой участника просят провести интервьюера по различным информационным коллекциям участника (например, файлам, электронным письмам, веб-закладкам, цифровым фотографиям, бумажным документам и т. д.), оказалась очень полезным, но дорогим методом исследования, результаты которого сопряжены с оговорками, отражающими обычно небольшое количество и узкую выборку участников.
Метод экскурсионного руководства — один из нескольких методов, которые отлично подходят для исследовательской работы, но дороги и непрактичны для использования с более крупной и разнообразной выборкой людей. Другие исследовательские методы включают использование протоколов размышлений вслух , собранных, например, когда участник выполняет задание по хранению или поиску [56], и метод выборки опыта , при котором участники сообщают о своих действиях и опыте PIM с течением времени, возможно, по подсказке (например, по звуковому сигналу или тексту на смартфоне).
Задача состоит в том, чтобы объединить, в рамках или между исследованиями, трудоемкие (и часто демографически предвзятые) методы исследовательского наблюдения с другими методами, которые имеют более широкий, более экономичный охват. Исследовательские методы выявляют интересные закономерности; последующие методы добавляют количество и разнообразие участников. Среди этих методов:
Другой метод, использующий метод Дельфи для достижения консенсуса, использовался для использования опыта и знаний исследователей PIM в качестве средства косвенного расширения количества и разнообразия представленных практик PIM. [102]
Область разработки инструментов PIM распространяется практически на любой инструмент, который люди используют для работы с информацией, включая « липкие заметки » и подвесные папки для бумажной информации, а также широкий спектр компьютерных приложений для управления цифровой информацией, начиная от приложений, которые люди используют каждый день, таких как веб-браузеры , приложения электронной почты и текстовых сообщений, и заканчивая персональными информационными менеджерами.
Что касается методов оценки альтернатив в разработке инструментов PIM, исследователи PIM снова сталкиваются с проблемой «in situ». Как оценить альтернативу, насколько это возможно, в рабочем контексте PSI человека? Один из подходов «пусть лежит» [103] предусматривает интерфейсы между оцениваемым инструментом и PSI участника, чтобы инструмент мог работать с другими инструментами участника и его личной информацией (в отличие от работы в отдельной среде с «тестовыми» данными). Dropbox и другие службы хостинга файлов являются примерами такого подхода: пользователи могут продолжать работать со своими файлами и папками локально на своих компьютерах через файловый менеджер, даже если установленный апплет работает для бесшовной синхронизации файлов и папок пользователей с веб-хранилищем для дополнительных преимуществ резервного копирования и опций синхронизации этой информации с другими устройствами и обмена этой информацией с другими пользователями.
Как то, что лучше описать как методологию проектирования инструментов, а не как метод, Бергман сообщает о хорошем успехе в применении подхода, основанного на субъективном подходе пользователя. Подход, основанный на субъективном подходе пользователя, выдвигает три принципа проектирования. Вкратце, проект должен позволять следующее: 1) все элементы, связанные с проектом, независимо от их формы (или формата), должны быть организованы вместе (принцип субъективной классификации проектов); 2) важность информации (для пользователя) должна определять ее визуальную заметность и доступность (принцип субъективной важности); и 3) информация должна извлекаться и использоваться пользователем в том же контексте, в котором она использовалась ранее (принцип субъективного контекста). Подход может предлагать принципы проектирования, которые служат не только для оценки и улучшения существующих систем, но и для создания новых реализаций. Например, согласно принципу понижения, элементы информации с более низкой субъективной важностью должны быть понижены (т. е. сделаны менее заметными), чтобы не отвлекать пользователя, а оставаться в их исходном контексте на всякий случай, если они понадобятся. Принцип был применен при создании нескольких интересных прототипов. [104] [81]
Наконец, простая «контрольная» методология проектирования инструмента [3] следует из оценки предлагаемого проектирования инструмента в отношении каждого из шести чувств, в которых информация может быть личной (см. раздел «Чувства, в которых информация является личной») и каждого из шести видов деятельности PIM (поиск, хранение и четыре вида деятельности метауровня, см. раздел «Виды деятельности PIM»). Инструмент, который хорош в отношении одного вида личной информации или одного вида деятельности PIM, может быть плох в отношении другого. Например, новое приложение для смартфона, обещающее предоставлять информацию, потенциально «релевантную мне» («шестое чувство», в котором информация является личной), может сделать это только ценой отвлекающего увеличения информации, «направленной мне», и хранения слишком большого количества личной информации «обо мне» в месте, не находящемся под контролем человека.
PIM является практической площадкой для встреч многих дисциплин, включая когнитивную психологию , когнитивную науку , взаимодействие человека с компьютером (HCI), взаимодействие человека с информацией (HII), библиотечное дело и информатика (LIS), искусственный интеллект (AI), информационный поиск, информационное поведение, управление организационной информацией и информатика .
Когнитивная психология, как изучение того, как люди учатся и запоминают, решают проблемы и принимают решения, обязательно также включает изучение того, как люди разумно используют имеющуюся информацию. Смежная область когнитивной науки, в своих попытках применить эти вопросы более широко к изучению и моделированию разумного поведения, также связана с PIM. (Когнитивная наука, в свою очередь, имеет значительное совпадение с областью искусственного интеллекта).
Существует большой потенциал для взаимовыгодного взаимодействия между когнитивной наукой и PIM. Подобласти когнитивной науки, имеющие явное отношение к PIM, включают решение проблем и принятие решений . Например, папки, созданные для хранения информации для большого проекта, такого как «план моей свадьбы», иногда могут напоминать декомпозицию проблемы . [105] Возьмем другой пример: задача обнаружения сигнала [106] долгое время использовалась для формулирования и объяснения человеческого поведения и недавно использовалась в качестве основы для анализа нашего выбора относительно того, какую информацию хранить и как — ключевого вида деятельности PIM. [57] Аналогичным образом существует взаимодействие между психологическим исследованием категоризации и формирования понятий и исследованием PIM того, как люди используют теги и папки для описания и организации своей информации.
Теперь большие части документа могут быть продуктом операций «копирования и вставки» (из наших предыдущих записей), а не продуктом оригинального письма. Конечно, управление фрагментами текста, вставленными для повторного использования, является деятельностью PIM, и это поднимает несколько интересных вопросов. Как мы решаем, когда повторно использовать, а когда писать с нуля? Иногда мы можем тратить больше времени на поиски абзаца, который мы уже написали, чем на то, чтобы просто написать новый абзац, выражающий те же мысли. Помимо этого, мы можем задаться вопросом, в какой момент опора на увеличивающийся (и все более доступный) запас ранее написанного материала начинает влиять на наше творчество.
Когда люди занимаются PIM, они работают во внешней среде, которая включает других людей, доступные технологии и, часто, организационную обстановку. Это означает, что ситуативное познание , распределенное познание и социальное познание относятся к изучению PIM.
Изучение PIM также связано с областью взаимодействия человека и компьютера (HCI). Некоторые из наиболее влиятельных статей по PIM за эти годы были опубликованы в журналах HCI и материалах конференций. Однако «I» в PIM означает информацию — в различных формах, бумажных и цифровых (например, книги, цифровые документы, электронные письма и даже магниты с буквами на холодильнике на кухне). «I» в HCI означает «взаимодействие», поскольку это связано с «C» — компьютеры. (Был выдвинут аргумент, что HCI следует больше фокусировать на информации, а не на компьютерах. [107] )
Управление групповой информацией (GIM, обычно произносится с мягкой «G») уже было написано в другом месте в контексте PIM. [108] [109] Изучение GIM, в свою очередь, имеет очевидную связь с изучением кооперативной работы с компьютерной поддержкой (CSCW). GIM относится к CSCW так же, как PIM относится к HCI. Так же, как проблемы PIM в значительной степени пересекаются, но не полностью поглощаются проблемами HCI (и наоборот), проблемы GIM пересекаются, но не поглощаются проблемами CSCW. Информация в поддержку деятельности GIM может быть в нецифровых формах, таких как бумажные календари и доски объявлений, которые не включают компьютеры.
Групповые и социальные соображения часто входят в стратегию PIM человека. [110] Например, один член семьи может согласиться управлять медицинской информацией для всех в семье (например, записи об уколах), в то время как другой член семьи управляет финансовой информацией для семьи. Но совместная организация и обмен информацией часто затруднены, потому что, например, люди, работающие вместе в группе, могут иметь много разных точек зрения на то, как лучше организовать информацию. [111] [112]
В более крупных организационных условиях цели GIM организации могут конфликтовать с целями PIM отдельных лиц, работающих в организации, где цели разных лиц также могут конфликтовать. [113] Например, отдельные лица могут хранить копии защищенных документов на своих личных ноутбуках ради удобства, даже если это нарушает групповую (организационную) безопасность. [114] Учитывая недостатки — реальные или мнимые — в использовании веб-сервисов, которые поддерживают совместное использование папок, [115] [116] люди, работающие в группе, могут предпочесть обмениваться информацией вместо этого с помощью вложений электронной почты. [117]
Проблемы управления данными связаны с PIM, особенно в отношении безопасного, надежного и долгосрочного сохранения личной информации в цифровой форме. Изучение управления информацией и управления знаниями в организациях также связано с изучением PIM, и проблемы, которые сначала возникают на организационном уровне, часто переходят в область PIM. [118]
Проблемы управления знаниями на личном (а не организационном) уровне породили аргументы в пользу области управления персональными знаниями (PKM). Однако знания — это не «вещь», которой можно управлять напрямую, а скорее косвенно, например, через элементы информации, такие как веб-страницы, электронные письма и бумажные документы. PKM лучше всего рассматривать как полезное подмножество PIM [118] с особым акцентом на важных вопросах, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными, таких как самостоятельные усилия по извлечению знаний («Что я знаю? Что я узнал?») и внедрение знаний («как лучше узнать то, что я хочу знать?»).
Как управление временем , так и управление задачами на личном уровне интенсивно используют информационные инструменты и внешние формы информации, такие как списки дел, календари, временные шкалы и обмен электронной почтой. Это еще одна форма информации, которой нужно управлять. На протяжении многих лет электронная почта, в частности, использовалась в ad hoc манере для поддержки управления задачами. [119] [120]
Большая часть полезной информации, которую получает человек, часто приходит спонтанно через сеть семьи, друзей и коллег человека. Люди отвечают взаимностью, и большая часть информации, которую человек посылает другим, отражает попытку построить отношения и повлиять на поведение других. Таким образом, управление личной сетью (PNM) является важнейшим аспектом PIM и может пониматься как практика управления связями и соединениями с другими людьми для социальных и профессиональных выгод.