Управление по исключениям ( MBE ) — это стиль управления бизнесом , который фокусируется на выявлении и обработке случаев, отклоняющихся от нормы, рекомендуемый в качестве наилучшей практики методом управления проектами.
Управление по исключениям имеет как общее бизнес-приложение, так и приложение бизнес-аналитики. Общие бизнес-исключения — это случаи, которые отклоняются от нормального поведения в бизнес-процессе и требуют особого внимания, как правило, с помощью вмешательства человека. Их причиной могут быть: отклонение процесса, проблемы инфраструктуры или подключения, внешнее отклонение, низкое качество бизнес-правил , некорректные данные и т. д. Управление по исключениям здесь — это практика расследования, разрешения и обработки таких происшествий с использованием квалифицированного персонала и программных средств. Хорошее управление может способствовать повышению эффективности бизнес-процессов. Часто в этих случаях процесс будет называться управлением исключениями, поскольку исключительные случаи не являются единственным фокусом управленческой политики, а управление исключениями (в отличие от управления по исключениям) обозначает более умеренное применение процесса.
Управление по исключениям дает сотрудникам ответственность принимать решения и выполнять свою работу или проекты самостоятельно. [1] Оно заключается в фокусировке и анализе статистически значимых аномалий в данных. Если возникает необычная ситуация или отклонение в зарегистрированных данных, которые могут вызвать трудности для бизнеса и не могут быть устранены сотрудником на его уровне, сотрудник должен передать решение на следующий, более высокий уровень. [2] Например, если все продукты продаются в ожидаемых объемах за квартал, за исключением одного конкретного продукта, который неэффективен или превосходит показатели по статистически значимой марже, то только данные по этому продукту будут представлены менеджерам для дальнейшего расследования и обнаружения первопричины. Управление по исключениям может выдвинуть на первый план бизнес-ошибки и упущения, [3] неэффективные стратегии, которые необходимо улучшить, изменения в конкуренции [4] и бизнес-возможности. Управление по исключениям призвано снизить управленческую нагрузку и дать менеджерам возможность более эффективно тратить свое время в тех областях, где это окажет наибольшее влияние. [5] [6] Эта концепция управления широко приписывается Фредерику У. Тейлору и впервые обсуждалась в его работе « Управление цехом: доклад, прочитанный перед Американским обществом инженеров-механиков» . Нью-Йорк: Американское общество инженеров-механиков. [7]
Управление исключениями также имеет ИТ-приложение. При написании кода, если программист видит, что возникнет исключительный случай, когда предопределенное предположение приложения будет нарушено, [8] программисту нужно будет с самого начала программно обработать это исключение.
В первую очередь необходимо установить цели или нормы с предсказуемыми или предполагаемыми результатами. Эти показатели оцениваются и приравниваются к фактическим показателям. [9] Затем анализируется отклонение. При незначительном или отсутствующем отклонении никаких действий не требуется, и старшие менеджеры могут сосредоточиться на других вопросах. Если фактические показатели значительно отклоняются, беспокойство необходимо передать старшим менеджерам, поскольку «произошло исключение». Наконец, цель состоит в том, чтобы немедленно разрешить это «исключение». [10] [11]
Бухгалтерский отдел отвечает за прогнозирование бюджетов и отчетов о результатах затрат. Разница между предполагаемыми и фактическими цифрами определяется как отклонение. [12] Чтобы понять причину разницы, менеджерам необходимо исследовать вопросы, как отклонение отличается от прошлого периода и каковы причины не достижения предполагаемых цифр. [13] Аналитики рассматривают два типа отклонений: неблагоприятное отклонение и благоприятное отклонение. Неблагоприятное отклонение «существует, когда разница между запланированным и фактическим значением приводит к более низкой, чем ожидалось, прибыли». [14] Благоприятное отклонение «существует, когда разница между запланированным и фактическим значением приводит к более высокой, чем ожидалось, прибыли». [14] Вместо того, чтобы рассматривать все отклонения, менеджеры устанавливают критерии, чтобы определить, какие отклонения являются существенными, на которых следует сосредоточиться. Управление по исключениям фокусируется в основном на больших неблагоприятных отклонениях, чтобы найти области бизнеса, которые отклоняются от заранее определенных стандартов в негативную сторону. [15]
При рассмотрении управления по принципу исключения и попытке определить, в чем заключается набор навыков или какой стиль они используют, важно помнить, что этот метод лидерства включает два различных пути.
Один из них — активное управление по исключениям, когда лидер проявляет инициативу в оказании помощи в решении проблем, активно участвует и следит за подчиненными, чтобы не допустить ошибок. [16] Второй — пассивное управление по исключениям. При этом методе менеджер вмешивается только тогда, когда стандарты не соблюдаются и необходимо предпринять действия, обычно после того, как что-то произошло, а не по ходу дела. [17]
Ценность любого подхода есть, но ее невозможно определить, пока вы не поймете свою среду. В невмешательстве, расслабленной среде, где люди понимают свои роли и являются МСП соответственно, следование более пассивному подходу может способствовать групповому духу и чувству независимости. В более строгой, менее прямолинейной среде с людьми, которые только начинают свою роль или не полностью понимают задачи, принятие более активной позиции, скорее всего, окажется более выгодным путем, поскольку пошаговое руководство может повысить компетентность, а также уверенность. [18]
Главное преимущество управления по исключениям заключается в том, что проблемные вопросы определяются быстро, и менеджеры могут более разумно использовать свое время и энергию для важных вопросов, а не для менее важных, которые могут спровоцировать задержки в их повседневной деятельности. [19] Кроме того, менеджерам нужно меньше работать со статистикой , и частота принятия решений становится меньше, что экономит время. Поскольку менеджеры принимают меньше решений, у сотрудников больше ответственности, что повышает их мотивацию. [10]
Возникновение ошибок в расчетах бюджетов приводит к большим расхождениям, а поиск ошибок может занять много времени (и, следовательно, быть дорогим). Кроме того, финансовые аналитики, ответственные за расхождения в расчетах, увеличивают накладные расходы компании. Если финансовые аналитики не работают хорошо, это станет пустой тратой времени и денег. Еще одним недостатком является то, что только менеджеры имеют право принимать действительно важные решения, что может демотивировать сотрудников на более низком уровне. Кроме того, требуется время, чтобы передать вопросы менеджерам. [5] Управление сотрудниками, которые отклоняются от обычных процедур из-за несоблюдения требований, считается сложным для управления и, как правило, оказываются с ограниченными должностными обязанностями и в конечном итоге увольняются/прекращают работу.