В архивной науке фонд — это группа документов, имеющих одно и то же происхождение и возникших естественным путем в результате повседневной работы агентства, отдельного лица или организации. [1] Примером фонда могут быть произведения поэта, которые никогда не публиковались, или записи учреждения за определенный период.
Фонды являются частью иерархического уровня системы описания в архиве, который начинается с фондов вверху. Последующие уровни становятся более описательными и уже по мере спуска по иерархии. Описания уровней идут от фондов к сериям , к файлам , а затем к уровню предметов . Между уровнем фонда и серии иногда существует уровень подфонда или су-фонда , а между уровнем серии и файла иногда существует уровень подсерии . [2] [3]
В области архивной науки широко распространено мнение, что термин « фонды» возник во французской архивной практике вскоре после Французской революции, когда Наталис де Вайи , глава административного отдела Национального архива Франции, написала циркуляр № 1. 14, в котором изложена идея фондов как объединения записей одного и того же происхождения, поскольку до этого объявления записи классифицировались произвольно и непоследовательно. [4] В том же циркуляре №. 14, Уэйли также выдвинул идею уважения фондов , которая означала, что архивариусы должны отказаться от организации фондов в том виде, в каком она была инициирована лицом или учреждением, создавшим записи. [5] Однако Лусиана Дуранти нашла доказательства того, что идея возникла в Неаполе и других местах до циркуляра Вейли №. 14 в 1814 году . [6] Независимо от происхождения, уважение des Fonds быстро распространилось по Европе после публикации «Руководства по организации и описанию архивов», которое обычно называют « Голландским руководством» , в 1898 году и Первого международного конгресса Архивариусы в 1910 году. [4]
Термин «фонды» , созданный Вейли, не был столь точным, как следовало бы, и оставлял много возможностей для интерпретации фондов . В связи с этим прусские архивисты в 1881 году издали правила организации архивов. Эти правила обеспечили более четкое представление о фондах как о публичных записях, которые «должны быть сгруппированы в соответствии с их происхождением в органах государственного управления», и этот принцип получил название Provenienzprinzip , или , как это более широко известно сегодня в англоязычном мире, происхождение . [7] Провенанс – это убеждение, что архивариусы должны хранить группу полученных записей как единое целое, а не объединять их с другими документами. [8] Провенанс также иногда называют историей хранения , поскольку он учитывает различных людей или организации, которые хранили эти записи до того, как архив получил их, и то, как они их организовали. [9] Respect des Fonds часто путают с провенансом, но эти две идеи, хотя и тесно связаны, отличаются тем, что под провенансом подразумевается сохранение произведений конкретных людей или организаций отдельно от других, в то время как уважение des Fonds добавляет к это также путем сохранения или воссоздания первоначального порядка создателя. Идеи уважения к фондам и фондам изменили архивный мир и используются до сих пор.
В современной архивной практике идея фондов все еще существует, главным образом в Европе и Северной Америке. Однако иногда фонды немного меняются, чтобы соответствовать другим архивным практикам. Например, в Великобритании вместо «фонды» используется термин « архивная группа» , а в Национальных архивах США предпочтение отдается термину « группа записей» . Группы записей часто сравнивают с фондами, но на самом деле они могут состоять из нескольких фондов или даже не из целого фонда . [10] В австралийской архивной теории признается принцип уважения к фондам , но теория фокусируется на сериях как на первичном описательном уровне и на существовании множественных источников происхождения. [11] Фонды не следует путать с термином «коллекция документов» , который используется для обозначения совокупностей документов, собранных на основе некоторых общих характеристик коллекционера , но они не создаются коллекционером и часто не соответствуют происхождению. [12]
Поскольку архивы все чаще оцифровываются (сканируются и сохраняются на компьютере) и перемещаются на электронную платформу, представление о фондах, существующих в онлайн-базе данных, меняется. Электронный каталог не сортирует свои предметы на уровне описания фондов в соответствии с процедурами происхождения, если не указано иное, а также не сортирует элементы автоматически в хронологическом порядке, чтобы следовать практикам уважения к фондам . Существует также проблема предметов, которые рождаются в цифровом виде , то есть предметов, созданных в электронном виде и не подпадающих автоматически под иерархию физических предметов. [13] Практика внедрения фондов в электронную базу данных создает новые проблемы в сохранении целостности фондов как в электронном, так и в физическом виде. Как выразился Джефферсон Бэйли, «логика базы данных нелинейна и не имеет первоначального порядка, поскольку порядок зависит от запроса». [4] В цифровом контексте некоторые архивы стали описывать свои фонды на уровне фондов или серий, или, если архив решает выполнить описание на уровне файлов и предметов, фонды можно хранить вместе, внедряя метаданные и гарантируя, что метаданные содержат информацию об отношениях между элементами для связи элемента и его описаний более высокого уровня. [14] Фонды в цифровых архивах – это проблема, которая будет продолжать развиваться по мере развития цифровых архивов, и еще неизвестно, как будут развиваться фонды в этом контексте.