Форма W-9 (официально « Запрос на идентификационный номер налогоплательщика и сертификацию ») [1] используется в системе подоходного налога США третьей стороной, которая должна подать информационную декларацию в Налоговую службу США (IRS). [2] Она запрашивает имя, адрес и идентификационную информацию налогоплательщика (в форме номера социального страхования или идентификационного номера работодателя ).
Форма фактически никогда не отправляется в IRS; она сохраняется лицом, которое подает информационную декларацию для целей проверки. Информация в форме W-9 и произведенный платеж указываются в форме 1099. [3 ]
Форма W-9 чаще всего используется в договоре между бизнесом и подрядчиком. [4] Предприятия могут использовать форму W-9 для запроса информации у подрядчиков, которых они нанимают. Когда предприятие платит подрядчику более 600 долларов в течение налогового года, оно должно подать форму 1099-MISC , вариант формы 1099. Чтобы заполнить форму 1099-MISC, предприятию может потребоваться запросить информацию (такую как адрес и налоговый идентификационный номер) у подрядчика, для чего используется форма W-9. Предприятие не отправляет форму W-9 в IRS. [5]
Другая цель формы W-9 — помочь получателю избежать дополнительного удержания . Плательщик должен собирать удерживаемые налоги с определенных подлежащих отчетности платежей для IRS. Однако, если получатель подтверждает в форме W-9, что он не подлежит дополнительному удержанию, он, как правило, получает полную сумму, причитающуюся ему от плательщика. [2] Это похоже на подтверждения освобождения от удержания, которые содержатся в форме W-4 для сотрудников.
Финансовые учреждения иногда отправляют форму W-9 клиенту для запроса информации. Однако клиенту не обязательно заполнять форму, если у учреждения уже есть запрошенная информация с момента открытия клиентом счета. [5]
В соглашении между работодателем и работником не следует использовать форму W-9 и форму 1099. Вместо этого следует подавать соответствующую форму W-4 (для предоставления информации) и форму W-2 (для сообщения о выплаченной сумме). [5]
Однако работодатель все равно может отправить форму W-9, чтобы иметь информацию о том, что получателю платежа не нужно отправлять форму 1099.
Форма W-9 может быть заполнена на бумаге или в электронном виде. Для электронной подачи существует несколько требований. А именно, запрашивающая сторона, которая устанавливает электронную систему подачи, должна гарантировать, что электронная система предоставляет ту же информацию, что и в бумажной форме W-9, что печатная версия может быть предоставлена в IRS по требованию, что «полученная информация является отправленной информацией и […] все случаи доступа пользователя, которые приводят к подаче [документируются]», что лицо, получающее доступ к системе и предоставляющее информацию, является лицом, указанным в форме, и что используется электронная подпись. [6] : 12
Некоторые сертифицированные бухгалтеры считают наилучшей практикой заполнение формы W-9 получателями платежей до осуществления каких-либо платежей. [7]
Также может быть наложен штраф в размере 50 долларов за каждый случай, когда форма W-9 не заполнена. [8]