Картотека (или иногда картотека в американском английском ) — предмет офисной мебели для хранения бумажных документов в папках . [1] В самом простом контексте это корпус для ящиков , в которых хранятся предметы. Две наиболее распространённые формы картотек — вертикальные и боковые. Вертикальная картотека имеет ящики, которые выступают из короткой стороны (обычно 15 дюймов или 380 мм) шкафа. Боковая картотека имеет ящики, которые выступают из длинной стороны (различной длины) шкафа. Их также называют боковыми картотечками в Великобритании . Существуют также полочные картотеки, которые устанавливаются на полках. В Соединённых Штатах картотечные шкафы обычно изготавливаются для размещения бумаги размером 8,5 × 11 , а в других странах картотечные шкафы часто проектируются для хранения других размеров бумаги, таких как бумага формата А4 .
Офисные картотечные шкафы обычно изготавливаются из листового металла или дерева. Ящики обычно используют направляющую для облегчения открывания ящика, которая включает в себя «ограничитель», чтобы предотвратить полное вытягивание ящика из шкафа. Чтобы открыть ящик на большинстве металлических картотечных шкафов, необходимо нажать на небольшой скользящий механизм, известный как «thumblatch», чтобы освободить и открыть ящик. Каждый ящик имеет ручку, за которую можно ухватиться и вытащить ящик. На передней стороне каждого ящика обычно есть держатель этикетки, позволяющий пользователю идентифицировать содержимое ящика.
Многие картотечные шкафы оснащены замком с ключом для предотвращения несанкционированного доступа к хранящимся документам. Существует два типа замков. «Замок с кулачком» активируется ключом, который вращает замок. «Замок с плунжером» открывается ключом, но может быть закрыт простым нажатием на корпус замка. Замок с плунжером позволяет пользователю быстро закрыть и запереть несколько шкафов за короткий промежуток времени.
Некоторые картотечные шкафы имеют металлическую пластину или проволочную конструкцию сзади каждого ящика, которая известна как блок следования. Блок следования можно отрегулировать вперед, чтобы уменьшить длину ящика, так что папки, содержащиеся внутри, остаются в вертикальном положении и в передней части ящика для более легкого доступа.
Генри Браун, американский изобретатель, запатентовал «сосуд для хранения и сохранения бумаг» 2 ноября 1886 года. Это был пожаробезопасный и безопасный контейнер из кованого металла, который можно было запечатать замком. Он был особенным тем, что хранил бумаги отдельно.
Изобретение вертикальной папки остается неразгаданной тайной. Раздел «Вертикальная папка» на сайте Early Office Museum [2] начинается с обсуждения ошибочных выводов высококвалифицированных «вторичных источников» относительно происхождения вертикальной папки. Вторичные источники утверждали, что на Всемирной выставке 1893 года за вертикальную папку была вручена золотая медаль. Early Office Museum не нашел никаких доказательств, подтверждающих эти заявления. Тем не менее, информация, представленная в обсуждении Early Office Museum вертикальных картотек, предполагает, что коммерческое внедрение вертикальной папки могло произойти в 1900 году, когда компания под названием Library Bureau (основанная в 1876 году, позже подразделение Remington Rand ) опубликовала каталог, в котором был указан вертикальный картотека. Патент США был подан в 1902 году Library Bureau, в котором Дэвид Э. Хантер был указан как изобретатель. [3]
Исследование Эстер Эллен-По [4] подтвердило выводы The Early Office Museum и предполагает, что наиболее правдоподобное заявление об изобретении вертикальной системы хранения документов, какой мы ее знаем сегодня, принадлежит Библиотечному бюро. Брошюра Библиотечного бюро 1903 года под названием «Системы вертикальной системы хранения документов Библиотечного бюро со сменными шкафами» начинается со слов: «Вертикальная система хранения документов, созданная [выделено мной] и усовершенствованная Библиотечным бюро, является наиболее полным, точным и практичным методом, когда-либо изобретенным [выделено мной] для обработки корреспонденции, каталогов, отчетов, счетов-фактур, заказов, дубликатов счетов и отдельных листов или бумаг любого рода для любого бизнеса — большого, малого или особого». [5] ).
Помимо Library Bureau, первыми производителями вертикальных картотечных шкафов были Globe-Wernicke, [6] Yawman and Erbe Manufacturing Company, [7] и Art Metal Construction Company. [8]
До появления коммерческих вертикальных картотечных шкафов предприятия хранили бумаги в конвертах, которые в свою очередь хранились в рядах ячеек, часто выстроившихся вдоль стены. Поиск и открытие конвертов и разворачивание бумаг были хлопотным и неэффективным занятием. Однако концепция вертикального хранения была явно реализована еще в 1895 году, когда патент США (533053) был выдан WA Cooke, Jr. на A Receptacle for Letters or Other Papers. [9] [10]
После Второй мировой войны в Маскатине, штат Айова, была основана компания Home-O-Nize Company, чтобы обеспечить работой вернувшихся ветеранов. Основанная для производства стальных кухонных шкафов, компания вскоре столкнулась с реальностью ограниченной доступности стали. Поэтому компания начала производить продукцию для других. Наконец, было получено небольшое количество стали, и компания начала производить стальные коробки для картотек. Вскоре после этого начали производить более крупные шкафы, включая картотечные шкафы. Благодаря проектированию с целью минимизации количества стали продукт стал чрезвычайно рентабельным и имел огромный коммерческий успех. Home-O-Nize никогда не производила кухонные шкафы, и в 1961 году название компании было изменено на HON. Сегодня компания HON Company , подразделение HNI Corporation, является ведущим североамериканским производителем и продавцом картотечных шкафов.
Спрос на картотечные шкафы значительно возрос в результате коммерческого распространения ксерографических машин, начавшегося в 1950 году. Это событие позволило офисным работникам «иметь собственную копию» печатных материалов. Другим фактором влияния стало расширение правительственных постановлений, которые требуют от предприятий создавать и хранить формы и другие документы. Некоторые прогнозисты предположили, что будущее картотечных шкафов находится под вопросом, поскольку электронные системы хранения документов распространяются и становятся дешевле. Тем не менее, большинство предприятий по-прежнему покупают компьютерные системы с возможностью печати. Если эта тенденция не будет обращена вспять, хранение бумажных документов по-прежнему является жизнеспособной практикой.
В США они выпускаются в двух размерах: для бумаги формата Letter и Legal . Большинство современных вертикальных картотечных шкафов коммерческого назначения в США производятся в двух-, трех-, четырех- и пятиящичных вариантах глубиной 25, 26+1 ⁄ 2 и 28 дюймов (640, 670 и 710 мм). Ящики обычно поддерживаются трехэлементной подвесной системой, которая позволяет полностью выдвигать ящик для полного доступа.
Вертикальная папка с четырьмя ящиками, шириной letter, — это версия, которую покупает большинство предприятий. Папка с двумя ящиками продается в основном для использования рядом со столом. Папка с пятью ящиками в основном покупается федеральными, государственными и местными органами власти (в версии глубиной 28 дюймов или 710 мм), поскольку она обычно обеспечивает самую низкую стоимость за дюйм подшивки. Папки с тремя ящиками, наименее популярная версия, имеют преимущество в том, что находятся на высоте «столешницы», поэтому конечные пользователи могут легко извлекать файлы и использовать верхнюю часть шкафа в качестве рабочей зоны для изучения содержимого файлов.
Ящики большинства вертикальных картотечных шкафов спроектированы так, чтобы принимать подвесные папки, поскольку они стали доминирующим способом хранения информации большинством пользователей. Некоторые файлы все еще имеют «блок следования» в каждом ящике. Это устройство, которое регулирует видимую глубину внутренней части ящика, чтобы файлы сохранялись в ящике вертикально. Это наследие времени, когда большая часть файловых дел выполнялась с помощью папок из манильской бумаги, а не подвесных файлов.
Для домашних офисов или менее загруженных приложений вертикальные файлы производятся в версиях глубиной 18 дюймов (460 мм). Обычно они имеют двухэлементные подвесы, а ящики не выдвигаются полностью.
Боковые файлы обычно имеют глубину 20 дюймов (510 мм) и производятся шириной 30, -36 и -42 дюйма (760, 910 и 1070 мм) и версиями с 2, 3, 4 и 5 ящиками. Версия шириной 30 дюймов (760 мм) с двумя ящиками популярна для использования внутри рабочих станций в кабинках, так как она спроектирована так, чтобы помещаться под рабочими поверхностями кабинок или рядом с ними. Логика использования файлов с 3, 4 и 5 ящиками аналогична логике использования вертикальных файлов. В отличие от вертикальных файлов, большинство боковых файлов допускают подшивку сбоку или спереди назад.
Для папок формата Letter, расположенных спереди назад, папки шириной 30 и 42 дюйма (760 и 1070 мм) являются наиболее эффективными, поскольку они позволяют разместить максимальное количество документов на шкаф. Папка шириной 36 дюймов (910 мм) с папкой формата Letter, расположенной спереди назад, имеет не большую емкость, чем соответствующая папка шириной 30 дюймов (760 мм), поскольку дополнительное пространство будет потрачено впустую.
Некоторые пользователи предпочитают боковое расположение файлов, так как они могут искать вкладки индекса из положения сидя. Боковые файлы полной ширины могут вместить эту конфигурацию, хотя емкость файла несколько уменьшается.
Преимуществом боковых папок является то, что доступ и просмотр всех файлов проще, чем в случае с вертикальной папкой, поскольку ящики не выдвигаются так далеко.
В большинстве случаев верхний «пятый ящик» пятиящичной боковой папки представляет собой откидную дверцу с выдвижной полкой , поскольку большинство людей не смогут получить доступ к верхней части ящика на такой высоте.
Полочный файл — это шкаф, предназначенный для размещения папок с вкладками сбоку, а не сверху. В шкафу нет ящиков, только полки. Некоторые полочные файлы поставляются с дверцами, которые уходят в шкаф. Такие шкафы обычно имеют глубину 12 дюймов (300 мм) или 18 дюймов (460 мм) для папок формата letter или legal соответственно. Как и боковые файлы, они изготавливаются шириной 30 дюймов (760 мм), 36 дюймов (910 мм), 42 дюйма (1100 мм) и 45 дюймов (1100 мм), но обычно устанавливаются только в 5- и 6-уровневых приложениях.
Файлы с боковыми вкладками часто используют цветовые коды, которые представляют собой буквенно-цифровую систему хранения. Эта методология является способом обеспечения того, чтобы файлы, которые часто извлекаются и возвращаются, были легко найдены и не терялись. Найти файл легко, поскольку цветные вкладки легко направляют человеческий глаз к нужному месту в системе хранения. Аналогично, неправильно размещенная папка очевидна, поскольку цветовой код, не соответствующий последовательности, очевиден для пользователя.
Такие предприятия, как врачи, стоматологи, ветеринары, полиция и государственные учреждения, используют папки-регистраторы и папки с закладками для управления большими системами хранения документов.
Разновидностью традиционных стеллажных файлов, предназначенных для увеличения вместимости при заданной площади пола, являются поворотные системы хранения.
В Соединенных Штатах основным стандартом для вертикальных картотечных шкафов является стандарт X5.3 Ассоциации производителей деловой и институциональной мебели (BIFMA). [11] BIFMA использовала отдельный стандарт X5.2 для боковых картотечных шкафов, но этот стандарт был отменен. Стандарты содержат требования к устойчивости, долговечности и прочности шкафа, среди прочего. Администрация общих служб (GSA) также поддерживает стандарты для вертикальных и боковых стальных картотечных шкафов, AA-3186 [12] и AA-3187 [13] соответственно. Стандарты GSA определяют два класса картотечных шкафов: средние и тяжелые. Они ссылаются на стандарт BIFMA для шкафов средней грузоподъемности и содержат дополнительные требования к производительности для тяжелых шкафов. GSA также отвечает за поддержание стандартов для картотечных шкафов и безопасных контейнеров для хранения секретных материалов; более подробную информацию по этому вопросу можно найти в статье о секретной информации в Соединенных Штатах .
В Соединенном Королевстве размеры и некоторые аспекты жесткости, конструкции и безопасности охватываются BS 4438:1969 и BS EN 14073-2:2004 . [14] Стандарты безопасности вращаются, в частности, против устойчивости при полностью открытых ящиках. Механизмы блокировки для предотвращения открытия двух ящиков одновременно не являются обязательными, но ответственность работодателя в соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда делает их целесообразными. В других государствах ЕС гармонизированный стандарт EN 14073-2:2004 будет одобрен соответствующим агентством по стандартизации, таким как DIN в Германии .
В Австралии картотечные шкафы должны соответствовать стандарту AS 5079 [15] — модифицированной версии ANSI BIFMA X5.2-1997 .
Неамериканские компании предлагают картотечные шкафы, которые позволяют использовать бумагу формата A4 в дополнение к формату Letter. Двойные картотечные шкафы имеют ящики, в каждом из которых можно разместить две стойки для папок рядом друг с другом.
Многие европейские компании разрабатывают системы хранения, которые подходят только для подвесных папок; дна ящиков отсутствуют. В США большинство ящиков для хранения файлов по-прежнему имеют дно, поэтому в них можно хранить материалы любого рода.
Картотечные шкафы в Великобритании немного отличаются от американских шириной направляющих, на которых крепятся подвесные папки; американские шкафы уже; форматы в Великобритании известны как A4 , Foolscap и A3.
Поскольку некоторые офисы перешли на безбумажный документооборот, т. е. все больше информации хранится на компьютерах, а не на бумаге, картотечные шкафы и другая офисная мебель для долгосрочного архивного хранения стали пользоваться меньшим спросом. [ необходима цитата ]
Картотечные шкафы играют важную роль в современных офисах, поскольку ежедневно в офисах приходится иметь дело с большими объемами документов и файлов.
{{cite web}}: |author=имеет общее название ( помощь )Глава 3, «Краткая история вертикальной сортировки», в книге «Наведите порядок дома! Как всегда находить то, что ищешь», Эстер Эллен-По, издание Kindle, 2014 B00LBMY7WI
