Тайм-менеджмент

Процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на конкретные виды деятельности.

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на конкретные действия, особенно для повышения эффективности , результативности и производительности .

Тайм-менеджмент включает в себя требования, касающиеся работы , общественной жизни , семьи , хобби , личных интересов и обязательств. Эффективное использование времени дает людям больше возможностей в управлении деятельностью. ^[1] Тайм-менеджменту может помочь ряд навыков, инструментов и методов, особенно при выполнении конкретных задач, проектов и целей в соответствии с установленным сроком.

Первоначально термин «тайм-менеджмент» охватывал только деловую и рабочую деятельность, но со временем этот термин расширился и стал включать и личную деятельность. Система тайм-менеджмента — это продуманная комбинация процессов, инструментов, техник и методов. Тайм-менеджмент обычно необходим при управлении любым проектом , поскольку он определяет время и объем завершения проекта.

Культурные взгляды на тайм-менеджмент

Различия в том, как культура рассматривает время, могут повлиять на то, как они управляют своим временем. Например, взгляд на линейное время — это способ представить время как линейное, текущее от одного момента к другому. Это линейное восприятие времени преобладает в Америке, а также в большинстве стран Северной Европы, таких как Германия, Швейцария и Англия. ^[2] Люди в этих культурах склонны придавать большое значение продуктивному управлению временем и избегать решений или действий, которые могут привести к потере времени. ^[2] Этот линейный взгляд на время коррелирует с тем, что эти культуры являются более «монохронными» или предпочитают делать только одно дело за раз.

Другой культурный взгляд на время — это мультиактивный взгляд на время. В мультиактивных культурах большинство людей считают, что чем больше действий или задач выполняется одновременно, тем лучше. Это создает ощущение счастья. ^[2] Мультиактивные культуры «полихронны» или предпочитают выполнять несколько задач одновременно. Этот мультиактивный просмотр времени распространен в большинстве стран Южной Европы, таких как Испания, Португалия и Италия. ^[2] В этих культурах люди часто склонны тратить время на вещи, которые они считают более важными, например, придавать большое значение завершению социальных разговоров. ^[2] В деловой среде часто мало внимания уделяют продолжительности совещаний, а больше внимания уделяют проведению встреч высокого качества. В целом, в культуре основное внимание уделяется синергии и творчеству, а не эффективности. ^[3]

Последний культурный взгляд на время — это циклический взгляд на время. В циклических культурах время не считается ни линейным, ни связанным с событиями. Поскольку дни, месяцы, годы, времена года и события происходят регулярно и повторяются, время рассматривается как циклическое. С этой точки зрения время не считается потраченным впустую, потому что оно всегда вернется позже, следовательно, его количество неограничено. ^[2] Этот циклический взгляд на время распространен в большинстве стран Азии, включая Японию и Китай. В культурах с циклическими концепциями времени более важно сосредоточиться на правильном выполнении задач, поэтому большинство людей будут тратить больше времени на размышления о решениях и их влиянии, прежде чем действовать в соответствии со своими планами. ^[3] Большинство людей в циклических культурах склонны понимать, что другие культуры имеют разные взгляды на время, и осознают это, действуя на глобальной арене. ^[4]

Нейропсихология

Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ). ^[5] Диагностические критерии включают ощущение неудовлетворенности, трудности с организацией, проблемы с началом работы, проблемы с управлением множеством одновременных проектов и проблемы с доведением до конца. ^[6]

Расстановка приоритетов и целей

Эти цели записываются и могут быть разбиты на проект , план действий или простой список задач. Для отдельных задач или целей может быть установлен рейтинг важности, установлены сроки и приоритеты. Результатом этого процесса является план со списком задач, графиком или календарем действий. Авторы могут рекомендовать ежедневные, еженедельные, ежемесячные или другие периоды планирования, связанные с различным объемом планирования или проверки. Это делается различными способами, а именно:

ABCD-анализ

Метод, который уже давно используется в управлении бизнесом, — это категоризация больших данных по группам. Эти группы часто обозначаются A, B, C и D — отсюда и название. Действия ранжируются по следующим общим критериям:

1. Задачи, которые воспринимаются как срочные и важные,
2. Дела важные, но не срочные,
3. Задачи неважные, но срочные,
4. Неважные и несрочные дела.

Затем каждая группа ранжируется по приоритету - для дальнейшего уточнения приоритетов некоторые люди предпочитают принудительно ранжировать все элементы «B» как «A» или «C». ABC-анализ может включать более трех групп. ^[7]

Парето-анализ

Принцип Парето – это идея, согласно которой 80% последствий возникают из 20% причин. Применительно к продуктивности это означает, что 80% результатов можно достичь, выполнив 20% задач. ^[8] Если продуктивность является целью тайм-менеджмента, то этим задачам следует уделять более высокий приоритет. ^[9]

Метод Эйзенхауэра

Базовая «коробка Эйзенхауэра», помогающая оценить срочность и важность. Предметы можно размещать в более точных точках внутри каждого квадранта.

«Метод Эйзенхауэра» или «Принцип Эйзенхауэра» — это метод, который использует принципы важности и срочности для организации приоритетов и рабочей нагрузки. Этот метод основан на цитате, приписываемой Дуайту Д. Эйзенхауэру : «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не являются срочными». ^[10] Эйзенхауэр не утверждал, что это открытие является его собственным, но приписал его (неназванному) «бывшему президенту колледжа». ^[11]

Используя принцип принятия решений Эйзенхауэра, задачи оцениваются с использованием критериев важные/неважные и срочные/несрочные ^{[12] [13]} , а затем распределяются по соответствующим квадрантам матрицы Эйзенхауэра (также известной как «ящик Эйзенхауэра» или «ящик решения Эйзенхауэра»). Матрица» ^[14] ). Задачи в секторах затем обрабатываются следующим образом.

1. Важные/срочные задачи квадранта выполняются немедленно и лично, ^[15] например, кризисы, сроки, проблемы. ^[14]
2. Важные/Несрочные задачи квадранта имеют дату окончания и выполняются лично ^[15] , например, отношения, планирование, отдых. ^[14]
3. Неважные/срочные задачи квадранта делегируются, ^[15] например, перерывы, встречи, мероприятия. ^[14]
4. Неважные/Несрочные задачи квадранта отбрасываются, ^[15] например, трата времени, приятные занятия, пустяки. ^[14]

Реализация целей

Список задач (также называемый списком дел или «делами») — это список задач, которые необходимо выполнить, например работа по дому или шаги по завершению проекта. Это инструмент инвентаризации , который служит альтернативой или дополнением к памяти .

Списки задач используются в самоуправлении, управлении бизнесом , управлении проектами и разработке программного обеспечения . Это может включать более одного списка.

Когда один из пунктов списка задач выполнен, задача отмечается галочкой или вычеркивается . Традиционный метод — записать их на листе бумаги ручкой или карандашом , обычно в блокноте или планшете. Списки задач также могут иметь форму бумажных или программных контрольных списков .

Писательница Джули Моргенштерн предлагает «что можно и что нельзя» в тайм-менеджменте, в том числе:

• Наметьте все важное, составив список задач.
• Создайте «оазис времени», которым можно управлять.
• Скажи "нет".
• Расставьте приоритеты.
• Не бросайте все.
• Не думайте, что важная задача будет выполнена в свободное время . ^[16]

Сейчас доступны многочисленные цифровые эквиваленты, включая приложения для управления личной информацией (PIM) и большинство КПК . Существует также несколько веб-приложений для создания списка задач, многие из которых бесплатны.

Организация списка задач

Списки задач часто составляются в виде дневников и многоуровневых. Простейшая многоуровневая система включает в себя общий список дел (или файл с задачами) для записи всех задач, которые человеку необходимо выполнить, и ежедневный список дел, который создается каждый день путем переноса задач из общего списка дел. . Альтернатива — создать «список дел, которые нельзя делать», чтобы избежать ненужных задач. ^[16]

Списки задач часто распределяются по приоритетам следующим образом.

• Ежедневный список дел, пронумерованный в порядке их важности и выполняемый по одному, насколько позволяет ежедневное время, приписывается консультанту Айви Ли (1877–1934) как наиболее полезный совет, полученный Чарльзом М. Шваб (1862–1939), президент Bethlehem Steel Corporation. ^{[17] [18] [19]}
• Одним из первых сторонников расстановки приоритетов «ABC» был Алан Лейкейн в 1973 году. В его системе пункты «А» были наиболее важными («А-1» - наиболее важными в этой группе), «Б» - следующим по важности, «С» - следующим по значимости. наименее важный. ^[7]
• Особый метод применения метода ABC ^[20] присваивает «А» задачам, которые необходимо выполнить в течение дня , «Б» — неделе и «С» — месяцу .
• Чтобы расставить приоритеты в списке ежедневных задач, нужно либо записать задачи в порядке наивысшего приоритета, либо присвоить им номер после их перечисления («1» для наивысшего приоритета, «2» для второго по важности и т. д.), который указывает на в каком порядке выполнять задачи. Последний метод, как правило, быстрее и позволяет быстрее записывать задачи. ^[16]
• Другой способ расставить приоритеты обязательных задач (группа А) — поставить на первое место самое неприятное. Когда это будет сделано, остальная часть списка станет легче. Группам Б и С может быть полезна та же идея, но вместо того, чтобы сразу выполнить первое задание (самое неприятное), это дает мотивацию выполнять другие задания из списка, чтобы избежать первого.

Различные авторы подчеркивали потенциальные трудности со списками дел, такими как следующий.

• Управление списком может взять на себя функцию его реализации. Это может быть вызвано прокрастинацией из-за продления деятельности по планированию. Это похоже на аналитический паралич . Как и в любой деятельности, здесь есть точка убывающей отдачи.
• Чтобы оставаться гибкой, система задач должна допускать катастрофы. Компания должна быть готова к катастрофе. Даже если это небольшая катастрофа, если никто не уделил этому времени времени, она может дать метастазы , что потенциально может нанести ущерб компании. ^[21]
• Чтобы избежать расточительного шаблона, система задач должна также включать регулярные (ежемесячные, полугодовые и ежегодные) сеансы планирования и оценки системы, чтобы отсеять неэффективность и гарантировать, что пользователь движется в том направлении, в котором он или она действительно движется. желания. ^[22]
• Если какое-то время регулярно не тратится на достижение долгосрочных целей, человек может застрять в постоянном сдерживании краткосрочных планов, например, оставаться на определенной работе гораздо дольше, чем первоначально планировалось. ^[23]

Программные приложения

Многие компании используют программное обеспечение для учета рабочего времени , чтобы отслеживать рабочее время сотрудников, оплачиваемые часы и т. д., например, программное обеспечение для управления юридической практикой .

Многие программные продукты для управления временем поддерживают работу нескольких пользователей. Они позволяют человеку давать задачи другим пользователям, использовать программное обеспечение для общения и расставлять приоритеты задач.

Приложения со списками задач можно рассматривать как легкий менеджер личной информации или программное обеспечение для управления проектами .

Современные приложения списка задач могут иметь встроенную иерархию задач (задачи состоят из подзадач, которые также могут содержать подзадачи), могут поддерживать несколько методов фильтрации и упорядочивания списка задач и могут позволять связывать произвольно длинные заметки для каждой задачи. ^{[ нужна цитата ]}

Системы тайм-менеджмента

Системы управления временем часто включают в себя часы или веб-приложение, используемое для отслеживания рабочего времени сотрудника. Системы управления временем дают работодателям представление о своей рабочей силе, позволяя им видеть, планировать и управлять временем сотрудников. Это позволяет работодателям управлять затратами на рабочую силу и повышать производительность. Система тайм-менеджмента автоматизирует процессы, что исключает бумажную работу и утомительные задачи.

GTD (Как привести дела в порядок)

Метод « Как привести дела в порядок» , созданный Дэвидом Алленом , заключается в немедленном завершении небольших задач и разделении больших задач на более мелкие, чтобы начать выполнять их сейчас. Причина этого заключается в том, чтобы избежать информационной перегрузки или «зависания мозга», которое может возникнуть при наличии сотен задач. Цель GTD — побудить пользователя излагать свои задачи и идеи на бумаге и организовывать их как можно быстрее, чтобы ими было легко управлять и просматривать.

Помидоро

« Техника Помидора » Франческо Чирилло была первоначально задумана в конце 1980-х годов и постепенно усовершенствовалась, пока не была позже определена в 1992 году. Эта техника является тезкой кухонного таймера в форме Помидора (по-итальянски «помидор»), первоначально использовавшегося Чирилло во время его учебы в университете. «Помидор» описывается как фундаментальный показатель времени в этой технике и традиционно определяется как продолжительность 30 минут, состоящая из 25 минут работы и 5 минут перерыва. Чирилло также рекомендует делать более длительный перерыв от 15 до 30 минут после каждых четырех Помидоров. Путем экспериментов с участием различных рабочих групп и наставничества Чирилло определил, что «идеальный Помидор» длится 20–35 минут. ^{[24] [ собственный источник? ]}

Связанные понятия

Тайм-менеджмент связан со следующими понятиями.

• Управление проектами : Управление временем можно рассматривать как подмножество управления проектами и более широко известно как планирование проекта и планирование проекта . Управление временем также считается одной из основных функций управления проектами. ^[25]
• Управление вниманием относится к управлению когнитивными ресурсами и, в частности, временем, в течение которого люди распределяют свой разум (и организуют сознание своих сотрудников) для выполнения определенных действий.
• Блокирование времени — это стратегия управления временем, которая специально призывает выделять куски времени для конкретных задач, чтобы способствовать более глубокой концентрации и продуктивности.

Смотрите также

• Управление вниманием
• Хронемика
• Постановка целей
• Наука о прерываниях
• Заказ
• Прокрастинация
• Профессиональная организация
• Управление проектом
• Перспективная память
• Пунктуальность
• Управление задачами
• Восприятие времени
• Программное обеспечение для учета рабочего времени
• Управление персоналом

Рекомендации

1. Стелла Коттрелл (2013). Справочник по учебным навыкам. Пэлгрейв Макмиллан. стр. 123+. ISBN 978-1-137-28926-1.^{[ постоянная мертвая ссылка ]}
2. Communications, Ричард Льюис, Ричард Льюис. «Как разные культуры понимают время». Бизнес-инсайдер . Проверено 4 декабря 2018 г.{{cite web}}: CS1 maint: несколько имен: список авторов ( ссылка )
3. Пант, Бхаскар (23 мая 2016 г.). «Разные культуры по-разному видят сроки». Гарвардское деловое обозрение . Проверено 4 декабря 2018 г.
4. Дуранти, Джанкарло; Ди Прата, Олверс (2009). «Все дело во времени: имеет ли это одинаковое значение во всем мире?».
5. «NIMH - Синдром дефицита внимания с гиперактивностью» . www.nimh.nih.gov . Архивировано из оригинала 29 декабря 2016 г. Проверено 5 января 2018 г.
6. Хэллоуэлл, Эдвард М .; Рэйти, Джон Дж. (1994). Доведен до отвлечения: распознавание синдрома дефицита внимания и борьба с ним с детства до взрослой жизни. Пробный камень. стр. 73–76. ISBN 9780684801285. Проверено 30 июля 2013 г.
7. Лакин, Алан (1973). Как получить контроль над своим временем и своей жизнью . Нью-Йорк: PH Wyden. ISBN 0-451-13430-3.
8. «Правило 80/20 и как оно может изменить вашу жизнь» . Форбс . Архивировано из оригинала 17 ноября 2017 г. Проверено 16 сентября 2017 г.
9. Феррис, Тимоти. (2007). 4-часовая рабочая неделя: сбежать с 9 до 5, жить где угодно и присоединиться к новым богатым (1-е изд.). Нью-Йорк: Издательство Crown. ISBN 978-0-307-35313-9. ОСЛК  76262350.
10. Дуайт Д. Эйзенхауэр (19 августа 1954 г.). Выступление на Второй ассамблее Всемирного совета церквей. Архивировано из оригинала 02 апреля 2015 г. Эванстон, Иллинойс. (получено 31 марта 2015 г.)
11. Предыстория цитаты Эйзенхауэра и ссылки на то, как она была впоследствии использована в ссылках в СМИ, подробно описаны в: O'Toole, Garson (9 мая 2014 г.). «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Цитата Следователь . Архивировано из оригинала 11 апреля 2015 года.
12. Фаулер, Нина (5 сентября 2012 г.). «Приложение недели: Эйзенхауэр, список дел, который поможет вам не отвлекаться от задач». Венчурная деревня .
13. Дрейк Баер (10 апреля 2014 г.), «Дуайт Эйзенхауэр сделал важное представление о производительности». Архивировано 2 апреля 2015 г. на Wayback Machine , Business Insider (по состоянию на 31 марта 2015 г.).
14. Маккей; Бретт; Кейт (23 октября 2013 г.). «Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в своей жизни». Жизнь мужчины, развитие личности . Архивировано из оригинала 22 марта 2014 г. Проверено 22 марта 2014 г.
15. «Метод Эйзенхауэра». fluent-time-management.com . Архивировано из оригинала 3 марта 2014 г.
16. Моргенштерн, Джули (2004). Тайм-менеджмент изнутри: надежная система контроля над своим расписанием и своей жизнью (2-е изд.). Нью-Йорк: Генри Холт/Сова Книги. п. 285. ИСБН 0-8050-7590-9.
17. Маккензи, Алек (1972). Ловушка времени (3-е изд.). АМАКОМ — подразделение Американской ассоциации менеджмента. стр. 41–42. ISBN 081447926X.
18. ЛеБёф, Майкл (1979). Работаем умно . Книги Уорнера. стр. 52–54. ISBN 0446952737.
19. Найтингейл, Эрл (1960). «Сессия 11. Величайшее приключение сегодняшнего дня». Возглавьте поле (полная аудиопрограмма). Найтингейл-Конант. Архивировано из оригинала 8 января 2013 г.
20. «Планирование времени и управление временем для студентов с дислексией». Дислексия в колледже . Архивировано из оригинала 26 октября 2005 г. Проверено 31 октября 2005 г.— Списки ABC и советы для учащихся с дислексией о том, как управлять списками дел.
21. Хортон, Томас. Нью-Йорк Парадокс генерального директора (1992)
22. Эссе Чарльза Хаммеля "Тирания срочности", 1967 г.
23. «86 экспертов раскрывают свои лучшие советы по тайм-менеджменту» . Архивировано из оригинала 3 марта 2017 года . Проверено 3 марта 2017 г.
24. Чирилло, Франческо (14 ноября 2009 г.). Техника Помидора . Лулу.com. ISBN 978-1445219943.^{[ самостоятельный источник ]}
25. Институт управления проектами (2004). Руководство по своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) . Институт управления проектами. ISBN 1-930699-45-Х.

дальнейшее чтение

• Аллен, Дэвид (2001). Как добиться цели: искусство продуктивности без стресса . Нью-Йорк: Викинг. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Фиоре, Нил А. (2006). Привычка «сейчас»: стратегическая программа по преодолению прокрастинации и получению удовольствия от игры без чувства вины. Нью-Йорк: Группа Пингвин. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Ле Блан, Раймонд (2008). Достигать целей стало проще! Практические инструменты для постановки целей и проверенные методы управления временем . Маархиз: Тренер Кранендонка. ISBN 978-90-79397-03-7.
• Секунда, Эл (1999). Принцип 15 секунд: короткие и простые шаги к достижению долгосрочных целей . Нью-Йорк: Нью-Йорк: Berkley Books . п. 157. ИСБН 0-425-16505-1.
• Беркман, Оливер (2021). Четыре тысячи недель. Тайм-менеджмент для смертных , Фаррар, Штраус и Жиру. 978-0374159122