Конференции участников торгов являются обычным явлением для крупных проектов и программ , которые должны выполняться в рамках кросс-корпоративных проектных бизнес-мероприятий. Они проводятся после того, как владельцы проекта решили купить рабочие элементы у продавцов, которые могут быть поставщиками продуктов и/или услуг. Конференция участников торгов отражает намерения владельцев проекта, чтобы все поставщики имели одинаковое понимание требований проекта и процессов закупок до того, как они представят свои предложения. Это гарантирует, что процесс торгов будет справедливым для всех вовлеченных сторон.
Обычно перед тем, как RFQ (запросы на котировки), такие как RFP (запросы на предложения), ITB (приглашения к участию в торгах) или аналогичные, рассылаются потенциальным участникам торгов. Конференция участников торгов организуется как ключевая часть процесса торгов владельцами проекта, которые теперь становятся покупателями. Часто участие в конференции участников торгов является предварительным условием для получения разрешения на регистрацию и присоединение к фактическому процессу торгов впоследствии. Поэтому в большинстве случаев конференция участников торгов проводится на ранних этапах процедуры торгов.
Приглашения на конференции участников торгов часто предусматривают строгие правила, которые доводятся до сведения приглашенных продавцов.[i]
Общим ключевым элементом конференции участников торгов является презентация проекта. Участники торгов также знакомятся с процессом закупок , включая Условия и положения ( T&C ) закупок покупателей и любые требования соответствия, которые применяются к процессу торгов, а затем к выполнению проекта. Продавцы также знакомятся с партнерами по контракту, которым они должны будут представить свои предложения, и со сроками их ожидаемых вкладов в проект, в частности, с датой подачи предложения. [ необходима цитата ]
Затем конференция переходит к сессии вопросов и ответов (Q&A), в ходе которой участники торгов задают вопросы и получают возможность обсудить факторы или вопросы, которые они выявили при рассмотрении проекта, и которые они хотели бы прояснить или скорректировать. Важным аспектом здесь является то, что пока один продавец задает вопрос, все остальные продавцы имеют равный доступ к вопросу, а также к ответам, данным в ответах владельцами проекта.[ii]
Конференция участников тендера — это бесценная возможность для обеих сторон обменяться мнениями и идеями, а также познакомиться друг с другом на ранних этапах проекта.
Самое важное намерение конференции участников торгов — обеспечить, чтобы всем продавцам была доступна равная информация и чтобы не было никакой дискриминации. В промышленном проектном бизнесе это считается вопросом справедливости и надлежащего управления. В государственных проектах это часто является частью юридических требований. Если участник торгов, проигравший бизнес конкуренту, может подать иск в суд о том, что процесс торгов был дискриминационным, тогда участник торгов может опротестовать решение покупателя. Проект будет остановлен, теряя и деньги, и время, пока суд не вынесет окончательное решение. Даже если покупатель в конечном итоге выиграет судебное дело, рассматриваемый проект уже будет отложен, а его бюджет будет превышен. Поэтому конференция участников торгов часто используется в государственных закупках , чтобы сделать проект «невосприимчивым к протестам», поскольку это процесс документирования того, что все участники торгов имели доступ к одной и той же информации.
Конференция участников торгов чаще всего открыта для всех потенциальных участников торгов, как коллективно, так и независимо. Конференция часто является обязательной и составляет значительную часть всего процесса торгов.
В ходе конференции участников торгов ведется протокол, который распространяется среди участников по завершении мероприятия.
После конференции продавцы либо сформулируют свои намерения предложить свои продукты и услуги и станут фактическими участниками торгов, либо решат отказаться от участия в торгах.
Обычным следующим шагом является то, что продавцы отвечают на RFI (запросы информации), представляясь и раскрывая покупателям информацию о своем бизнесе. Если их принимают в качестве участников торгов и/или потенциальных подрядчиков, они затем связываются с ответственными лицами по своим направлениям бизнеса, получают RFP (запросы предложений), ITB (приглашения к участию в торгах) и/или аналогичные документы по закупкам и представляют свои предложения в форме заявок, предложений и/или других типов/форматов документов о предложении.
Участники торгов, чьи предложения будут приняты владельцами проекта, станут будущими подрядчиками, а владельцы проекта станут заказчиками. Это то, что делает отношения Project Business отличительными и уникальными.
В современном [ когда? ] деловом мире конференции участников торгов чаще всего проводятся удаленно с использованием современных коммуникационных технологий, таких как видеоконференции и другое программное обеспечение и платформы для телеконференций. Включение функций виртуальных конференций участников торгов является важнейшей функцией большинства порталов закупок. Виртуальные конференции участников торгов позволяют участникам торгов участвовать в торгах, где бы они ни находились географически, тем самым делая весь процесс торгов гораздо более конкурентоспособным и более экономически эффективным.
Ряд терминов используются взаимозаменяемо, среди них:
- Конференция участников торгов[iii]
- Конференция участников торгов[iv]
- Конференция участников торгов[v]
- Предварительная конференция[vi]
[i] Например: Министерство государственных услуг и закупок Канады – Стандартные положения и условия закупок (SACC) Руководство, раздел 3.115. Конференции участников торгов, https://buyandsell.gc.ca/policy-and-guidelines/supply-manual/section/3/115 (Получено 19 января 2022 г.)
[ii] Например: Заметки с сессии вопросов и ответов на конференции участников торгов: https://moed.baltimorecity.gov/news/press-releases/2021-09-23-bidder%E2%80%99s-conference-questions-and-answers (последнее получение 19 января 2022 г.)
[iii] «Руководство по своду знаний по управлению проектами» (Руководство PMBOK®), 6-е изд., стр. 87, опубликовано Институтом управления проектами, PMI
[iv] «Учебное пособие по проектному бизнесу», стр. 78, опубликовано Project Business Foundation, https://my.project-business.org/resources/Documents/Project_Business_Study_Book.pdf (дата обращения: 19 января 2022 г.)
[v] Глобальный словарь IGI, https://www.igi-global.com/dictionary/bidders-conference/2417 (по состоянию на 19 января 2022 г.)
[vi] «Руководство по своду знаний по управлению проектами» (Руководство PMBOK®), 6-е изд., стр. 87, опубликовано Институтом управления проектами, PMI