Сравнение документов , также известное как redlining или blacklining , представляет собой компьютерный процесс, посредством которого определяются изменения между двумя версиями одного и того же документа для целей редактирования и проверки документа. Сравнение документов является распространенной задачей в юридической и финансовой отраслях.
Процесс сравнения документов на основе программного обеспечения сравнивает справочный документ с целевым документом и создает третий документ, в котором указывается (цветным выделением или различными характеристиками шрифта) информация (текст, графика, формулы и т. д.), которая была добавлена или удалена из справочного документа для создания целевого документа.
Распространенные форматы документов для сравнения включают документы текстовых процессоров (например, Microsoft Word ), электронные таблицы , презентации (например, PowerPoint ) и документы в формате Portable Document Format (PDF).
В самом широком определении сравнение документов может относиться к любому действию по маркировке изменений, внесенных между двумя версиями одного и того же документа, и представлению этих изменений в третьем документе через графический пользовательский интерфейс (GUI). Существует несколько вариантов типов изменений, зарегистрированных в процессе сравнения документов. Некоторые программы ограничивают сравнение исключительно текстовым и табличным содержимым в документах обработки текстов, в то время как другие регистрируют изменения, внесенные в электронные таблицы и презентацию, а также изменения, внесенные в версии документов PDF. Существуют также определенные программы, которые сравнивают изменения, внесенные в такие объекты, как изображения JPEG , TIFF , BMP , PNG, встроенные в документы, и простые текстовые файлы.
Решения для сравнения документов отмечают изменения, внесенные в следующие типы документов:
Поставщики программного обеспечения для сравнения документов обычно представляют формы сравниваемого документа в отдельных окнах в графическом интерфейсе . Каждое окно содержит следующие элементы, и различные окна отображаются на одном или нескольких мониторах компьютера:
Представление изменений, внесенных между версиями документа, также традиционно настраивается. Хотя один стандартный способ отображения удалений с красным подчеркиванием и дополнений с синим подчеркиванием все еще используется многими продуктами для сравнения документов, некоторые программы позволяют пользователям настраивать представление изменений в документе с пометками/сравнением. Американские юристы по контрактам обычно показывают удаления как красный зачеркнутый текст (красный текст с линией, перечеркивающей удаляемые слова), а дополнения — как красный подчеркивание.
До появления персональных компьютеров сравнение документов подразумевало печать двух версий одного документа и детальный просмотр этих печатных копий на предмет изменений и исправлений версий. В этот процесс были включены потенциальная возможность человеческой ошибки и обширное административное время, необходимое для этого трудоемкого процесса. Линейка использовалась с красной ручкой для рисования зачеркнутых линий удаленного текста и двойного подчеркивания вставленного текста. Термин «redline» произошел от использования красной ручки на оригинальной/текущей версии. Когда документ помещали в копировальный аппарат, копии выходили черными, отсюда и термин «blackline». [1]
С появлением персональных компьютеров и повсеместностью программного обеспечения для обработки текстов возникла необходимость найти способ управления изменениями, внесенными в версии документов, которые передаются через диск, а позднее и по электронной почте. Важность снижения рисков, связанных с потенциальными изменениями документов, стала существенной по мере увеличения объема документов и общего доступа к ним. Ранние программные решения для сравнения документов обеспечивали надежный обзор документов, проверяя весь текст в двух документах на наличие изменений, а затем представляя эти изменения в третьей версии для редактирования/сравнения. [ необходима цитата ]
По мере изменения и развития документов менялись и решения для сравнения документов. Программное обеспечение начало использовать таблицы для управления множеством макетов документов. Многие решения для сравнения документов испытывали трудности при сравнении таблиц в версиях документов. Эти решения сначала преобразовывали таблицы в текстовые массивы, а затем сравнивали созданные массивы. Во многих случаях не проводилось достаточного надлежащего контроля со стороны программного обеспечения; пользователи не были проинформированы о разделах, которые не были успешно сравнены. Во втором поколении также была введена опция отслеживания изменений Microsoft. С помощью отслеживания изменений все изменения, внесенные в документы, фиксировались и сохранялись внутри документа. Недостатки в функциональности отслеживания изменений могли сделать документы непригодными для использования, и некоторые предложения для сравнения снова испытывали трудности при управлении сложным процессом сравнения в среде отслеживания изменений.
До появления технологий третьего поколения организациям обычно приходилось использовать несколько документов для одного продукта. Основной документ с различными вспомогательными документами использовался для представления и обмена необходимой информацией. Однако более позднее программное обеспечение (особенно Microsoft Word) позволило представлять несколько типов информации в одном документе. Составные документы могли включать текст, таблицы и различные стили, а также ряд встроенных объектов, таких как объекты Excel , Visio , ChemDraw и SmartDraw , и вставленные изображения различных типов (включая jpg, tiff, bmp и gif). Хотя это усовершенствование значительно повысило полезность документов, оно добавило совершенно новый уровень риска для организаций, которым необходимо было полностью понимать изменения, внесенные в версии документов. Большинство программ для сравнения документов еще не включали механизмы для снижения риска, связанного с изменениями внутри встроенных объектов. Программа, которая может сравнивать изменения, внесенные во встроенные объекты, обеспечивает попиксельное сравнение изображений и сравнение на уровне ячеек встроенных электронных таблиц Excel и других изменений, внесенных в эти сложные, составные документы.
Сравнение документов обеспечивает метод обеспечения качества . Отдельные лица и организации могут гарантировать, что запрошенные изменения были надлежащим образом интегрированы в документы. Кроме того, сравнение документов обеспечивает гарантии того, что не было сделано никаких необоснованных изменений.
Юристы и юристы регулярно обмениваются документами с адвокатами противоположной стороны. Поскольку документы, созданные в этой бизнес-вертикали, могут быть обязательными для клиентов любой из сторон, крайне важно, чтобы риски, связанные с изменениями, были полностью сведены к минимуму. Если адвокат противоположной стороны вносит изменение, которое не обнаруживается адвокатом, такое изменение может негативно повлиять на клиента адвоката, и адвокат может нести ответственность за ущерб.
Профессионалы в банковской, финансовой и бухгалтерской отраслях управляют большими объемами данных в электронных таблицах. Поскольку одно изменение значения или формулы может повлиять на значительный объем данных, эти специалисты считают сравнение документов (например, сравнение двух версий электронной таблицы MS Excel) чрезвычайно полезным для обеспечения точности в управлении изменениями документов.
Профессионалы в этих отраслях регулярно работают с несколькими версиями одного документа. Программное обеспечение для сравнения документов помогает этим профессионалам гарантировать, что все изменения были приемлемо интегрированы в последние версии, и обеспечивает им быстрое понимание изменений, внесенных при редактировании и версионировании документов, с которыми они работают.