Архив — это: 1) собрание исторических записей или 2) физическое место, где эти записи хранятся.
Архивы собирают и управляют оригинальными записями известных деятелей, сообществ и организаций. Эти записи могут быть представлены во многих формах, включая письма, реестры, фотографии, карты и звуко-/видеозаписи, и отбираются для сохранения на основе их культурной, исторической или доказательной ценности. Другими словами, архивы содержат первичные источники , которые могут использоваться для исследований и проверки фактов , среди прочих целей. Как правило, учреждения размещают материалы об известных людях и группах, которые были связаны с учреждением, и/или материалы в рамках их тематических специализаций .
Многие архивы, особенно профессиональные, создаются официальными органами (правительствами, образовательными учреждениями, предприятиями). Некоторые архивы хранятся в частных коллекциях .
Некоторые архивы посвящены документированию и сохранению конкретных воспоминаний сообщества. Многие такие архивы сообщества придерживаются культуры участия .
В меньшем масштабе проекты по личному архивированию часто помогают сохранить опыт и наследие на индивидуальном и семейном уровне.
Например:
Архивы могут помочь, когда вам нужен доступ к оригинальным записям, чтобы лучше понять, что произошло в прошлом.
Вы можете использовать архивы, если хотите: 1) провести исследование, выходящее за рамки опубликованных материалов по определенным историческим событиям, или 2) проверить опубликованный контент с помощью первоисточников.
Для общего чтения или исследования на основе опубликованных источников книги и статьи могут быть лучшим первым шагом. Они часто более доступны и, как правило, предоставляют более обширный контекст. Википедия также в значительной степени построена на этих источниках ( WP:SECONDARY ).
Поскольку разные архивы собирают материалы по разным областям, вам сначала нужно будет выяснить, в каких архивах хранится нужная вам информация.
Если вы ищете архивы, расположенные в определенном месте:
Если вы ищете информацию о конкретных лицах, группах или организациях:
Архивы содержат много информации, и не вся она будет релевантной. Как только вы в общих чертах узнаете, что вы ищете и где вы это ищете, вам нужно будет выяснить, какой материал может быть наиболее полезным.
Для этого вы можете обратиться к архивным описаниям . Архивы сортируют и описывают свои материалы так, чтобы они имели смысл в историческом контексте. Архивные описания — это ваш путеводитель по тому, что содержится в фондах учреждения, как организовано содержимое и каким образом оно имеет значение.
Поскольку многие архивы теперь предоставляют цифровые описания своих фондов, можно провести большую часть этих исследований онлайн. Однако, если у архива нет веб-сайта, списков коллекций или хостинга цифровых описаний, вам нужно будет связаться с учреждением напрямую.
Если вы обращаетесь в учреждение напрямую, сообщите сотрудникам архива об объеме и целях вашего исследования; попросите их уточнить, какие материалы хранятся в учреждении (уточните, доступна ли справочная информация ); и спросите, как исследователи могут получить доступ к материалам (см.: Доступ к архивам ).
При использовании архивных описаний полезно понимать, по каким правилам и меткам организован архивный материал. Коллекция часто, но не всегда, описывается в форме справочника .
Архивы организованы по двум принципам:
Хотя архивные стандарты различаются в зависимости от страны (например, Правила архивного описания ), они следуют широкому международному консенсусу ( ISAD-G ). Например, архивные описания всегда будут следовать от общего к частному. Мы видим, что это отражено в уровнях описания , которые классифицируют архивный материал аналогично тому, как таксономический ранг группирует организмы от общего к частному.
На самом высоком уровне описания группа записей из одного источника называется фондом ( / fõː/ ) — или в некоторых случаях «группой записей» или «бумагами». Например, архивная коллекция записей Роксаны Нг называется «фондами Роксаны Нг».
Двигаясь от общего к частному, фонд может быть подразделен на серии и подсерии . Каждая серия или подсерия делится на файлы, а затем на элементы . Элемент — это самый низкий уровень описания. Не все фонды имеют все подразделения. Фонд может иметь больше или меньше подразделений в зависимости от того, насколько разнообразны его материалы.
Эти уровни описания являются абстрактными группировками, основанными на функциях или темах. Например, Roxana Ng fonds включает в себя следующие серии , среди прочих:
Элементы — сгруппированные и перечисленные в соответствующей серии/подсерии/файле — физически хранятся в архивном учреждении в коробках и папках (внутри коробок). Элементы одной и той же группировки могут храниться в нескольких папках или коробках для поддержки количества и размера материала. Например, материалы о конференционной деятельности Роксаны Нг ( серия 12 ) хранятся в "B2014-0005/034(05) - /038(06)" или в коробках 034 (папка 05 и выше) по 038 (до папки 06).
Справочное пособие — это текстовый документ, который всесторонне описывает содержимое коллекции, часто вместе с контекстной исторической информацией. Вы можете использовать справочное пособие, чтобы понять коллекцию (фонды/группы записей/документы) в целом, увидеть взаимосвязи между ее составными частями и выяснить, какие части коллекции будут для вас наиболее полезны.
Обратите внимание, что хотя все архивные фонды будут описаны каким-либо образом, и хотя архивное учреждение попытается предоставить поисковую помощь для большинства коллекций, не все коллекции будут иметь поисковые помощи. Но там, где это возможно, многие поисковые помощи теперь доступны напрямую в Интернете. Если поисковая помощь существует, но не может быть найдена в Интернете, архивное учреждение все равно может предоставить цифровые копии по запросу.
Вспомогательное средство поиска содержит некоторые вариации следующего:
В справочном руководстве будут перечислены все ограничения на доступ или использование, язык материалов и информация об авторских правах , соответствующая уровню описания ( фонды , серии и т. д.). Также будут включены инструкции по цитированию .
Для справки доступен ряд аннотированных справочных материалов:
Вы можете проконсультироваться с сотрудниками архива о том, какие варианты доступа доступны. Для этого свяжитесь с учреждением по электронной почте или по телефону. Вы можете сообщить сотрудникам архива о сфере и целях вашего исследования и запросить консультацию о доступе к частям коллекций, которые вас интересуют.
Поскольку архивы хранят оригинальные (и часто незаменимые) записи, доступ к архивным материалам наиболее надежен в учреждении, где они хранятся, во время личных визитов. Перед личным визитом настоятельно рекомендуется связаться с архивом, чтобы запланировать визит. Это позволит сотрудникам архива организовать доступность для просмотра необходимых вам материалов (иногда хранящихся вне офиса). Вам также следует ознакомиться с руководящими принципами учреждения по использованию материалов в архивах, а также с политикой использования и воспроизведения.
В некоторых случаях учреждение может также помочь вам получить удаленный доступ к материалам по запросу — через межучрежденческую службу кредитования, по почте или в цифровом виде. Некоторые коллекции, пользующиеся большим спросом, также могли быть оцифрованы для более широкого доступа.
Архивные материалы обычно являются первичными источниками. Отдельные элементы архива не должны напрямую цитироваться в Википедии, если они требуют контекстной интерпретации ( WP:PRIMARY ).
В качестве исключения можно сослаться на раздел справочного пособия , в котором перечислен или описан элемент, который является самоочевидным для некоторого факта. Например, медаль Нобелевской премии 1923 года , вписанная в Фредерика Бантинга, делает самоочевидным тот факт, что Нобелевская премия была присуждена ему в 1923 году. Если доступен вторичный источник, подтверждающий тот же факт, укажите его вместе со вторичным источником.
Вспомогательные материалы обычно содержат повествовательные части, которые дают контекст рассматриваемому архивному материалу. Они составляются специалистами по теме на основе исторических исследований и могут охватывать некоторые вариации или комбинации биографического/организационного очерка (предмета фонда) и исторической заметки (о самом процессе создания архива).
Эти повествовательные части являются вторичными источниками, которые помогают пользователю фондов. Поэтому их можно обычно цитировать в Википедии ( WP:SECONDARY ).
При цитировании указывайте цитируемый раздел справочника. Где это возможно, укажите URL-адрес на постоянную ссылку (постоянную ссылку) , которая представляет справочник в стандартизированном цифровом формате (пример). Загруженные сканы или PDF-файлы (пример) часто меняются со временем, что приводит к неработоспособности ссылок .