Запрос информации ( RFI ) — это обычный бизнес- процесс, целью которого является сбор письменной информации о возможностях различных поставщиков. [1] Обычно он соответствует формату, который можно использовать в целях сравнения.
RFI в основном используется для сбора информации, которая поможет принять решение о том, какие шаги предпринять дальше. Таким образом, RFI редко являются заключительным этапом и вместо этого часто используются в сочетании с запросом предложений (RFP), запросом торгов (RFT) и запросом котировок (RFQ). Помимо сбора базовой информации, RFI часто используется как приглашение, рассылаемое широкому кругу потенциальных поставщиков с целью формирования мнения поставщиков, разработки стратегии, создания базы данных и подготовки к RFP, RFT или RFQ. [2]
Запрос информации может быть открытым , когда информация публично собирается от всех заинтересованных лиц, желающих предоставить материалы, или закрытым , когда к сторонам обращаются в частном порядке для предоставления информации.
Повсеместная доступность Интернета заставила многие правительственные учреждения обратиться либо к государственным, либо к управляемым поставщиками веб-сайтам, которые предоставляют списки RFI, а также RFP и RFQ. Многие позволяют поставщикам бесплатно подписаться на получение электронных писем с запросами как в целом, так и по конкретным категориям продуктов или услуг, к которым они проявляют интерес. Весь процесс может проводиться онлайн, а ответы собираются в виде отсканированных документов или файлов в формате PDF , загружаемых на сервер. Либо по юридическим причинам ответ необходимо отправить на бумажном носителе и/или на CD / DVD- диске или USB-флешке почтой или службой доставки. [ нужна цитата ]
RFI используется в строительной отрасли, когда в строительной документации проекта отсутствует информация, необходимая для выполнения любого заданного объема работ. Он поднимается генеральным подрядчиком , на него отвечает клиент или архитектор и распространяется среди всех заинтересованных сторон. Обычно он принимается как изменение объема работ, если только не требуется дальнейшее одобрение затрат, связанных с этим изменением.
RFI является общепринятой практикой, когда субподрядчик или поставщик выражает свою обеспокоенность по поводу отсутствия или неправильного применения продукта и требует дальнейшего разъяснения предполагаемого использования владельцем здания или официального принятия указанного продукта. Субподрядчик также может использовать RFI, чтобы привлечь внимание к некачественному продукту, который может не соответствовать потребностям владельца здания, и использовать свой/ее опыт, чтобы рекомендовать лучший/правильный продукт.
В течение нескольких лет RFI отслеживались с помощью электронных таблиц, но в начале 21 века многие компании начали использовать различные приложения для управления строительством, в том числе платформы управления документами, для управления процессами RFI [3] и помогать специалистам в области строительства экономить время, сокращать затраты и повышать качество.
Сегодня программное обеспечение для управления RFI автоматически отслеживает все действия, связанные с RFI, и предупреждает весь персонал об изменениях статуса, чтобы помочь повысить производительность и избежать задержек в строительстве. [4]
Точный формат RFI будет варьироваться в зависимости от того, какая информация запрашивается, но наиболее распространенные элементы, встречающиеся в RFI строительной отрасли, включают: [5]