Система возмещения расходов и затрат ( ECRS ) — это специализированное подмножество системы «извлечение, преобразование, загрузка» (ETL), функционирующее как мощный и гибкий набор приложений, включающий программы, сценарии и базы данных, предназначенные для улучшения денежного потока предприятий и организаций. путем автоматизации перемещения данных между системами возмещения затрат, электронными счетами от поставщиков и системами бухгалтерского учета .
ECRS — это область ETL, наиболее применимая к консалтинговым предприятиям, бухгалтерским агентствам и юридическим фирмам, компаниям, которые выставляют клиентам счета за время и затраты. По существу, термины «выплата средств», «расходы», «затраты» и «плата» могут быть синонимами и зависеть от отрасли. Иногда эти термины относятся к состоянию транзакции, когда она извлекается из данных поставщика, преобразуется в ECRS и затем загружается в систему бухгалтерского учета. Термин «транзакция» в ECRS обычно относится к одной записи о единовременном деловом обмене, вызывающем задолженность со стороны одной компании перед поставщиком. Предполагается, что компания передаст эти индивидуальные долги в виде постатейных или обобщенных платежей своим собственным клиентам или покупателям.
ECRS сокращает объем ручных и административных усилий, необходимых для обмена данными между этими поставщиками и счетами клиентов. ECRS также сводит к минимуму задержки между сбором затратных транзакций и электронным выставлением счетов за различные расходы, а также автоматической обработкой в бухгалтерских базах данных.
После добавления затрат в таблицы бухгалтерского учета или выставления счетов подробные транзакции из ECRS могут быть «свернуты» в итоговые суммы более высокого уровня для перемещения в счета-фактуры, выписки и счета. Однако подробные транзакции могут оставаться во временных таблицах или файлах ECRS для последующей отчетности. Сохранение подробностей транзакций сводит к минимуму количество транзакций, которые необходимо загрузить в систему бухгалтерского учета, но при этом обеспечивает доступ к деталям в целях аудита или для обоснования определенных типов расходов для клиентов, заказчиков или получателей счетов.
ECRS обычно включает в себя базу данных, набор таблиц или плоских файлов для хранения подробных транзакций, полученных от систем возмещения затрат, которые контролируют такие устройства, как копировальные аппараты, телефонные коммутаторы, факс-системы и электронные счета за такие услуги, как курьерские услуги , почтовые услуги , кредитные карты. , юридические исследования и т. д.
ECRS обычно получает и сохраняет все транзакции из исходной системы или электронные счета . Сюда входят действительные транзакции, в которых все данные верны, и недействительные транзакции, в которых есть недопустимые или отсутствующие элементы. (Примечание: ECRS может принимать в свою базу данных транзакции, в которых все поля действительны или минимальное количество действительных элементов данных.) Интерактивные части некоторых пакетов ECRS позволяют просматривать, обновлять и корректировать отдельные затраты.
Транзакции с неверными данными в некоторых столбцах сохраняются для последующего исправления, преобразуются на основе «бизнес-правил» или отклоняются, что продиктовано политикой отрасли и отдельной компании. Только транзакции, считающиеся действительными, могут быть перенесены для загрузки в приложение бухгалтерского учета предприятия . ECRS может включать в себя онлайн-функцию, позволяющую легко просматривать и корректировать подробные транзакции затрат перед их передачей. Просмотр и исправление транзакций, уже находящихся в системе, намного проще и быстрее, чем традиционный метод, используемый в практиках, не связанных с ECRS, например, распечатка отказов и их последующий ввод вручную непосредственно в приложение для выставления счетов.
Процессы, не относящиеся к ECRS, обычно импортируют только действительные транзакции и генерируют список исключений для недействительных транзакций. Затем список исключений распечатывается и распространяется среди пользователей, которые исправляют недопустимые элементы данных, комментируя отчет. Когда аннотированные отчеты завершены и возвращены в отдел выставления счетов или бухгалтерию, всю транзакцию необходимо вручную ввести в систему выставления счетов. Использование ECRS исключает эту дорогостоящую и трудоемкую процедуру.
Транзакции, поступающие в ECRS, идентифицируются с помощью информации об источнике, использованном для создания стоимости (т. е. телефон, копировальный аппарат, служба доставки, внешнее воспроизведение и т. д.) и сотруднике, создавшем транзакцию. Функция онлайн-коррекции может позволить пользователям отображать транзакции, за которые они несут ответственность, и легко исправлять недействительные транзакции (например, неверные даты, время суток и т. д.), чтобы их можно было использовать в счетах. Иногда доступны функции безопасности для контроля доступа пользователя только к тем транзакциям, за исправление которых он прямо или косвенно несет ответственность (например, секретарь, ответственный за отдел, руководитель, управляющий торговыми представителями, и т. д.).
В типичной установке, включающей системы возмещения затрат и электронный биллинг , имеется выделенный сервер для поддержки биллинговой системы (хост); локальная сеть (LAN) для поддержки пользовательских приложений, таких как обработка текста, графика, управление документами, электронные таблицы; и устройства возмещения затрат, используемые для ввода данных, таких как идентификатор сотрудника, имена клиентов, номера счетов и т. д. Сервер учета и системы возмещения затрат обычно подключены к локальной сети, и данные должны передаваться на регулярной основе между каждым из учетных сервер и системы возмещения затрат.
ECRS может предоставить возможность планировать задачи как на сервере учетной системы , так и в локальной сети. Отдельные задачи можно запускать через определенные промежутки времени отдельно или группировать в списки задач и запускать вместе. Запланированные задачи могут включать процессы на сервере учета для извлечения информации проверки, передачи информации проверки в локальную сеть, обновления таблиц проверки поставщика в системе возмещения затрат (таких как идентификаторы сотрудников, коды учета и типы затрат), переноса транзакций затрат из LAN к серверу учета и обработке затратных транзакций в биллинговую систему. Затем процессы транзакций можно автоматизировать, чтобы минимизировать административные издержки и сократить задержки при обновлении транзакций в биллинговой системе.
Расширенная ECRS включает в себя ряд функций, которые позволяют компании контролировать настройку пользователей в системе.
Множественные идентификаторы пользователей . Сотрудники могут быть записаны в ECRS, чтобы у них было неограниченное количество идентификаторов, которые используются сторонними системами для связи их с транзакциями и/или типами транзакций. Идентификаторы могут включать в себя добавочные номера телефонов, фотокопии идентификаторов, номера сотовых телефонов, коды телефонных карт, коды сервисных учетных записей, идентификаторы входа и номера кредитных карт.
Учетные записи пользователей по умолчанию . Для каждого сотрудника должны быть созданы личные учетные записи. Эти учетные записи будут получать недействительные транзакции (т. е. неверные или отсутствующие элементы данных), которые не будут исправлены и загружены в течение льготного периода, определенного компанией. Кроме того, идентификаторы сотрудников иногда сопоставляются с номером счета главной книги.
Статус активации пользователя . Приложения ECRS лучшего или более высокого уровня будут хранить записи о сотрудниках навсегда и соблюдать даты приема и увольнения. Это позволяет компании включать или отключать пользователей на основе этих дат, что особенно полезно для временных и постоянных сотрудников (летние замены, временная помощь и т. д.).
Безопасный доступ пользователя . Права доступа (просмотр или редактирование) могут устанавливаться в зависимости от пользователя и типа стоимости. Это позволяет компании контролировать, кто может иметь доступ к транзакциям пользователей. Например, помощник юриста может иметь возможность корректировать только свои транзакции, в то время как секретарю может быть разрешено корректировать транзакции более чем одного адвоката. Супервайзер по продажам может видеть все телефонные звонки, которые делают его/ее представители, но иметь возможность списывать только затраты на воспроизведение (копирование, печать, сканирование) для тех же самых подчиненных.
Работодатели могут устанавливать переменные ставки или расходы для своих сотрудников. Критерии для этих ставок часто основаны на подсчете (страницы, копии, продолжительность и т. д.) и применяются до загрузки платежей в систему выставления счетов. Ставки могут устанавливаться по типу затрат или могут допускать использование нескольких ставок в зависимости от объемов подсчета в рамках одной транзакции. Например, компания может взимать со своих клиентов 0,20 доллара США за каждую скопированную страницу первых 10 копий, а затем 0,15 доллара США за каждую дополнительную копию.
Критерии телефонного номера . Компания может устанавливать различные уровни принятия и отклонения телефонных номеров, используемых при междугородных, местных и факсимильных звонках. Эта функция, наряду с возможностью связывать описания этих номеров с использованием самостоятельно созданных или приобретенных телефонных географических таблиц, обеспечивает возможность идентифицировать вызовы по полному номеру, коду города и префиксу или только по коду города, что упрощает идентификацию номера. место называется. Более совершенная ECRS позволит настраиваемый ввод названий компаний на уровне биржи (XXX-XXX) и номеров (XXX-XXX-XXXX).
Счета по умолчанию . Если номер телефона или диапазон телефонных номеров часто могут быть связаны с определенной учетной записью среди клиентов фирмы, некоторые программы ECRS могут автоматически идентифицировать эту учетную запись для звонка, который затем будет взиматься во время обработки транзакций звонков в счетах. система.
Уровни проверки счетов . Фирма может устанавливать различные критерии для экспорта данных проверки, импорта затратных транзакций, а также изменения или исправления номеров счетов клиентов. Разрешение использования разных критериев на разных этапах обработки и обмена данными обеспечивает большую степень гибкости. Например, новые или ожидающие рассмотрения счета могут быть извлечены из системы выставления счетов и отправлены во внешнюю систему(ы) возмещения затрат, чтобы можно было заранее определить затраты, понесенные для этих счетов. Однако транзакции затрат для новых или ожидающих рассмотрения счетов могут не быть загружены в дебиторскую задолженность до тех пор, пока они не будут официально добавлены в базу данных бухгалтерского учета (т. е. после подписания контракта).
Критерии регистрации счетов . Фирма может настроить определенных клиентов или группы счетов для обработки в биллинговой системе отдельными пакетами. Счета могут выбираться по клиенту, местоположению, торговому представителю или типу транзакции (например, телефон, факс и т. д.).
Перемещение данных между сервером приложений и локальной сетью (LAN) упрощается с помощью ECRS благодаря поддержке широкого спектра методов передачи файлов, включая последовательную связь, модем, дискету или ленту для устройств, не подключенных напрямую к локальной сети , или для обработки электронных счетов от поставщиков.
Для устройств, напрямую подключенных к локальной сети или доступных через Интернет, доступны другие методы передачи, включая стандартный протокол передачи файлов (FTP) и сетевую файловую систему (NFS) — программное обеспечение, позволяющее вашей локальной сети распознавать диски на сервер приложений, как если бы они были установлены на сервере локальной сети . Это позволяет напрямую копировать файлы из одной системы в другую.
Создание таблицы проверки . Могут быть установлены правила для создания таблиц проверки, соответствующие каждому из требований ваших соответствующих сторонних поставщиков (например, фотокопии, факс, стоимость доставки и т. д.). Эти правила контролируют извлекаемые элементы данных и критерии извлечения, включая всех клиентов, местоположения клиентов, идентификаторы сотрудников, добавочные номера телефонов, корпоративные офисы и т. д. Таблицы проверки могут быть созданы в любое время по требованию или с использованием запланированных задачи или списки задач.
Проверка достоверности транзакций . Могут быть установлены различные опции для мониторинга перемещения данных из систем возмещения затрат и электронных счетов . Транзакции от неопознанных пользователей, счетов или единиц оборудования (т. е. тех, которые не определены в ECRS), как правило, будут храниться для повторного тестирования, а не автоматически сохраняться в таблицах ECRS. Уведомление об этих транзакциях может быть отправлено по электронной почте или на экран пользователям, которые несут ответственность за управление этими транзакциями. Причина таких процедур заключается в том, что поставщики – даже крупнейшие национальные поставщики – могут включать транзакции, которые на самом деле не принадлежат определенной компании, или могут отправить весь файл или электронный счет не той компании. Такая предварительная проверка предотвратит очистку таблиц ECRS и, возможно, очистку в системе A/R или биллинговой системе.
Транзакции с отсутствующими или недействительными кодами счетов компании обычно записываются в базу данных ECRS с одновременным уведомлением соответствующих пользователей о необходимости их исправления. Эти проводки не загружаются в учет до тех пор, пока они не будут исправлены или изменены. Наконец, недопустимые форматы и конкретные данные могут быть исключены из загрузки в биллинговую систему, а данные, полученные в неприемлемых форматах, могут быть предварительно обработаны или отфильтрованы для создания файлов, приемлемых для прохождения через ECRS.
В зависимости от выбранных опций обработки транзакций ECRS может использоваться как мощное приложение для централизации учета и отчетности всех затрат. Это устраняет необходимость доступа к различным системам и приложениям для получения информации о расходах по пользователю, офису, клиенту или учетной записи. Поскольку подробные транзакции затрат хранятся и сохраняются в ECRS, отчеты на подробном и сводном уровне всегда будут доступны. Отчеты могут создаваться по пользователю, по учетной записи, по клиенту или даже по типу транзакции затрат. Параметры также могут включать в себя возможность выбирать статусы транзакций «выгружено», «загружено», а также выбирать один или несколько типов транзакций, таких как фотокопия, факс, почтовые расходы и т. д. Подробные списки такого рода особенно полезны, когда Бизнес обязан представлять обоснования затрат клиентам или заказчикам.
Компаниям необходимо получать уведомления на основе определенных уровней входящих транзакций с использованием правил ETL для возмещения затрат. Основная цель — уведомить сотрудников о достижении, достижении или превышении определенных минимальных или максимальных пределов.
Для установления уровней уведомления в ECRS необходимо установить следующие условия:
Количество — это фактическое количество транзакций или физическое вознаграждение. Значение представляет собой сумму в долларах или финансовое вознаграждение. Для поставщиков, предоставляющих количество (или количество), например фотокопии или страницы по факсу, фиксированную ставку следует сначала рассчитать, а затем применить к стоимости. Источником является географическое соображение. Это может быть весь поставщик (по умолчанию), офис или устройство. Период – это хронологический аспект. Это может быть ежемесячно (по умолчанию), еженедельно или ежедневно. Также должно быть два Уровня для каждого Состояния:
... чтобы можно было настроить такие действия, как регистрация предупреждений и электронная почта для исключений.
И, в дополнение к настройке уровней для условий, необходимо разрешить среднее значение, при этом чем больше данных проходит через систему, тем точнее среднее значение. После установления средних значений в дополнение к условиям (или, возможно, в качестве альтернативы условиям) следует установить процент или отклонение в качестве допустимого или подлежащего уведомлению диапазона.
Ниже приведен пример диаграммы, сетки или таблицы, созданной для того, чтобы показать, что администраторам возмещения затрат необходимо поддерживать для соответствующих уведомлений.
AT&T, Copitrak/Control Systems, Equitrac, Fedex/Federal Express, UPS/United Parcel Service и Verizon владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.
Поставщик — тип устройства поставщика
Пример :
Фотокопия Equitrac –
Создайте предупреждающее сообщение, если…
Каждому поставщику потребуется как минимум минимальный и максимальный уровни у источника поставщика («V»). Любого поставщика можно дополнительно разделить на офис («O») и устройство («D»), предполагая, что у поставщика есть несколько «устройств» в офисе.
Вариантом может быть вариант «Отклонение», и, возможно, ненулевое значение в столбце «Var» переопределит настройки «Мин/Макс». Кроме того, ноль («0») в любом столбце «Макс» автоматически отключит эту проверку.
Среднее значение будет определяться и корректироваться за счет большего количества данных, проходящих через систему в течение более длительных периодов времени, возможно, максимум до одного года.
Если используется частота «Ежедневно», сетка или таблица должна быть построена для понедельника-пятницы и субботы-воскресенья/праздников.
ECRS позволяет компании использовать одно комплексное решение для управления возмещением затрат. Сочетание полнофункциональной системы возмещения расходов и затрат значительно снижает административные накладные расходы и повышает эффективность возмещения затрат и издержек фирмы. Благодаря ECRS бизнесу предоставляется единая точка поддержки для малых и крупных фирм с разнообразным набором устройств для отслеживания затрат и расходов.
В настоящее время доступно множество шаблонов и форматов записей, используемых различными поставщиками и системами поставщиков, и постоянно разрабатываются новые. Несмотря на то, что существует набор «стандартов» для электронного обмена данными (EDI) , гибкость этих стандартов позволяет осуществлять настройку, которую модифицируют почти каждая отрасль и каждый поставщик. Он очень похож на язык гипертекстовой разметки (HTML) для проектирования веб-страниц: структура установлена, но каждый браузер/поставщик имеет свои собственные расширения, правила и реализации.
В юридической отрасли была предпринята попытка некоторой стандартизации с помощью стандарта юридического обмена электронными данными (LEDES) . В других отраслях используется расширяемый язык разметки (XML) , поскольку все больше и больше приложений ECRS и ETL используют веб -интерфейсы.
Ниже приводится список популярных поставщиков и типов затрат с информацией о транзакциях, предоставленной поставщиком или компаниями-посредниками:
ASP, AT&T, ASTRA, Balmar, Big Apple, Cable & Wireless, Carpe Diem, Системы управления, Дэнил, Dial Car, Docs Open, DTE, Eastern Connection, Equitrac, Системы отчетов о расходах, Falcon Courier, Federal Express, File Maker, iManage , Infortext, Legal Fax, Lexis, MCI, Metro Legal Services, Microsoft, Онлайн-поиск, Своевременная доставка, Документы для ПК, Pitney Bowes, Pollcat, Почтовые расходы, Система управления записями, RedTop, Удаленный ввод времени, RightFax, Программные решения, Trac Systems, United Parcel Service, Verizon, Washington Express и Westlaw владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.
Это поставщики пакетов систем учета рабочего времени и биллинга, которые имеют интерфейсы ECRS или средства для отправки/получения ECRS и EDI:
Aderant, Barrister, CMS & CMS Open, Elite, Juris, Keystone, Lexis-Nexis, ProLaw, Solution 6 и Thomson Reuters владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.
Это поставщики приложений ECRS, продуктов ECRS и сторонние консультанты ECRS:
Argos, BillBack, Control Systems, CostWare, Equitrac, ERS, Harvester, MiniSoft, Norman Wise & Co, nQueue, UDI, Wehrheim и WSI владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.