Документирование культурных ценностей является критически важным аспектом ухода за коллекциями . Как распорядители культурных ценностей , музеи собирают и сохраняют не только объекты, но и исследования и документацию, связанную с этими объектами, чтобы более эффективно заботиться о них. Документирование культурного наследия является совместным усилием. По сути, регистраторы , менеджеры коллекций , реставраторы и кураторы вносят свой вклад в задачу записи и сохранения информации о коллекциях. Существует два основных типа документации, за которые отвечают музеи: записи, созданные в процессе регистрации — поступления, займы, инвентари и т. д., и информация, касающаяся исследований объектов и их исторической значимости. Правильное ведение обоих типов документации имеет жизненно важное значение для сохранения культурного наследия. [1]
Практики записи информации о музейных коллекциях начали развиваться в конце восемнадцатого века. Ранние системы управления коллекциями развились из библиотечных прототипов, заимствуя идею последовательной системы нумерации и регистров учета для связи объектов и информации об этих объектах. В середине 1900-х годов начали появляться формальные программы обучения регистрации, и были установлены стандарты для документирования культурных коллекций. Только в конце 1990-х годов, когда компьютеры стали обычным явлением, произошли какие-либо другие крупные прорывы в методах документирования и отслеживания объектов в музеях. [2]
Полный файл объекта содержит много различных типов документации, сопровождающих объект на протяжении его жизненного цикла. Некоторые из различных событий или аспектов жизни объекта, которые требуют документирования, перечислены ниже: [3]
Приобретение объектов, будь то временное получение взаймы или вознаграждение или постоянное приобретение для коллекции, требует большого количества документации. Как только учреждение принимает на себя ответственность за уход за объектом, налагаются определенные юридические обязательства: объект должен надлежащим образом храниться, обслуживаться, сохраняться и предоставляться на благо общественности. [4] Документирование деятельности, связанной с управлением культурными ценностями, может быть полезным для регистрации и оценки выполнения этих обязательств. Еще до того, как объект поступает в учреждение, первым документом, который составляется, является Соглашение о первоначальном хранении . Этот документ содержит контактную информацию владельца/источника объекта; намерение относительно результата этой сделки — дар, заем, покупка или завещание; ответственность за страхование, упаковку и доставку; и описание объекта. [5] Если объект должен быть официально включен в постоянную коллекцию, по прибытии объекта также требуется передача права собственности . Документацией, необходимой для передачи права собственности, может быть Договор дарения или квитанция о продаже. В рамках стандартного процесса поступления также создаются отчеты о состоянии , присваиваются и маркируются номера, и можно делать фотографии. Эти начальные документы являются началом файла объекта. Если доступна дополнительная документация, такая как анкеты донора и происхождения , а также исследовательские файлы, относящиеся к истории объекта или контексту/исторической значимости искусства, они также могут быть включены в файл. Документация о происхождении произведения искусства уже давно является ценным компонентом исследований истории искусства. Помимо предоставления информации об истории коллекционирования произведений искусства, она может служить способом аутентификации объекта и определения приоритетов сохранения. [6]
Создание и ведение надежного, точного и актуального инвентаря имеет решающее значение для любого учреждения, занимающегося коллекционированием. Учреждения документируют свои коллекции, чтобы сохранить их и сделать их доступными для общественности. Инвентаризации поддерживают ответственное управление и сохранение культурных ценностей путем выявления объектов, требующих консервации, выявления объектов, которым могут потребоваться улучшенные условия хранения для предотвращения или смягчения ухудшения, документирования местоположения и истории перемещения объекта в целях безопасности, документирования коллекции в случае катастрофической утраты, предоставления возможности и приглашения к исследованию коллекции, выявления плохо или недокументированных объектов для их лучшего исследования и документирования, выявления пропавших объектов для принятия соответствующих мер и содействия повседневному управлению коллекцией. [7] Поскольку инвентаризации могут потребовать значительных временных затрат и планирования со стороны персонала, полная, всеобъемлющая инвентаризация обычно проводится где-то каждые пять-десять лет. Между полными инвентаризациями проводятся частичные инвентаризации и выборочные проверки.
Другие события в жизни объекта, которые требуют стандартных процедур документирования, — это займы (как исходящие, так и входящие) и выставки. Перед тем, как объект будет одобрен для займа или выставки, обычно составляется отчет о состоянии , чтобы определить, пригоден ли объект для перевозки и демонстрации. Отчеты о состоянии предоставляют ценную информацию о состоянии сохранности объекта в определенный момент времени. Они могут проводиться как менеджерами коллекций/регистраторами, так и реставраторами, и могут иметь решающее значение для сравнительного анализа типов и/или скорости ухудшения и документирования истории состояния объекта с целью подготовки к уходу за ним в будущем. Отчеты о состоянии документируют любые очевидные пятна, нестабильности, старые ремонты и ранее существовавшие состояния. [8] Некоторые из инструментов, необходимых для проведения осмотров и тщательного документирования состояния объекта, — это мягкие свинцовые карандаши, формы осмотра, камера, тканевая рулетка, чистые белые хлопчатобумажные или нитриловые перчатки, рулоны и блоки муслина с подкладкой, фонарик, ультрафиолетовый свет и увеличение.
При рассмотрении исходящих кредитов учреждения также могут запросить форму общего отчета о состоянии объекта , чтобы убедиться, что музей, берущий взаймы, соответствует минимальным стандартам кредитной организации по контролю климата и безопасности. После одобрения кредита составляется кредитное соглашение , которое является обязательным юридическим документом, в котором подробно излагаются минимальные требования по уходу, пока объект находится во владении заемщика, условия упаковки и транспортировки, требования к страхованию, руководящие принципы воспроизведения и кредитования, а также любые другие специальные положения, согласованные обоими учреждениями. Дополнительная документация, которая может сопровождать перемещаемые объекты, может также включать специальные инструкции по упаковке со схемами и детализированную квитанцию об отправке или коносамент . Копии всех этих документов хранятся в файлах выставки, а также в постоянном файле объекта. Файл выставки также может содержать контрольные списки, макеты галерей и списки местоположений объектов, записи о консервации, компьютерные отчеты, фотографии инсталляций, записи о климате и мониторинге вредителей в галерее, заявки на закупку и переписку, касающуюся выставки.
Документирование консервационных обработок является важной частью управления коллекциями. Существует документация, необходимая для предварительной обработки, например, предложения и результаты обследования ; документация, необходимая после обработки — отчеты ; и фотографии, которые визуально документируют процесс до, во время и после обработки. Чтобы определить приоритеты консервации и идеальное состояние объекта, консерватор сначала консультируется с историко-культурным исследованием и проводит и документирует физическое обследование объекта. Физические обследования могут быть полезны для понимания состава материалов и причин ухудшения, и при надлежащем документировании могут предоставить справочную информацию для будущих консерваторов. Предложения также документируют обоснования предлагаемого курса действий и цели обработки, используя как физическое, так и контекстное обоснование. Перед началом любой обработки объект тщательно фотографируется, чтобы задокументировать состояние «до». После начала начальных этапов обработки и очистки делается больше фотографий, чтобы задокументировать «фактическое состояние» объекта, свободного от компенсаций и старых лаков.
Во время обработки консерваторы также документируют используемые ими материалы, произошедшие реакции, информацию об обратимости и т. д. Большая часть этой информации также может быть обобщена в главном отчете лаборатории , в котором записана информация, которая может не быть включена в окончательные отчеты, например, обоснование методов, факторы, определяющие выбор обработки и изменения в методологии, паспорта безопасности материалов и т. д. [9] Окончательные отчеты также могут содержать эту информацию, но с меньшим количеством технических подробностей. Окончательный отчет состоит из фотографий «после», резюме выполненной работы по сравнению с целями обработки и контактной информации консерватора на случай, если у будущих реставраторов, работающих с объектом, возникнут вопросы о предыдущей выполненной работе. Любая документация по обработке консервации также хранится в постоянном файле объекта для удобства доступа и извлечения.
Документация, описывающая контекст истории искусства и значимость объекта, важна для исследовательских целей. Обычно кураторы разрабатывают это исследование и каталогизируют свои заметки в файле объекта. Они также часто публикуют свои результаты, чтобы продвинуть область и привнести новое понимание или интерпретации в различные предметы истории искусства. Многие специалисты по коллекциям получают выгоду от создания и поддержания хорошо организованной документации истории искусства и исследовательских файлов. Реставраторы используют эту документацию для определения идеального состояния для своих целей обработки на основе художественного замысла и исторической ценности. Менеджеры коллекций используют контекстную документацию для определения наилучших методов хранения и обращения с объектами в зависимости от исторического использования. А другие кураторы и исследователи используют эту информацию для разработки выставок и изучения эстетических и культурных мотивов, а также технических качеств объектов.
Выявление рисков, с которыми сталкивается учреждение, и документирование политик и мер по снижению этих рисков является важным аспектом управления коллекциями. Наличие всеобъемлющего письменного плана реагирования на чрезвычайные ситуации и комплексной программы борьбы с вредителями повышает способность музея минимизировать общий риск для коллекций. Учреждения также передают предположение о потенциальных рисках с помощью страхования . Музеи документируют и отслеживают сумму страхового покрытия, которое они несут по каждой коллекции и/или объекту, а также любые особые положения или исключения. Любая сопутствующая документация, необходимая для страховых требований, такая как оценки и оценочные листы, также может храниться в файле объекта.
Другой аспект управления рисками учреждения заключается в тщательном документировании и отслеживании статуса авторских прав каждого объекта в коллекции. Чтобы избежать нарушения авторских прав и дорогостоящих юридических проблем, музейные специалисты разрабатывают стандартные процессы для регистрации и обновления статусов авторских прав объектов.
Когда учреждение решает изъять культурный артефакт, требуется документация, обсуждающая процесс рассмотрения этого решения. Учреждение документирует ценность объекта, причины, по которым он больше не подходит для коллекции; а именно: вырван из контекста, изношен сверх полезности, дубликат другого объекта и т. д., и как будет осуществляться утилизация произведения искусства — частная продажа, аукцион, дарение другому музею и т. д. [10] Письменные правила и процедуры сбора и изъятия, которые четко определяют приоритеты коллекции и приемлемое обоснование изъятия, также документируются для записей музея. Это защищает музей от потенциальной ответной реакции, когда объекты удаляются из коллекции. [11]
Документирование современного искусства требует нетрадиционного подхода. Поскольку художники все чаще используют более эфемерные материалы, инсталляции и цифровой контент для удовлетворения своих творческих потребностей, подход к определению параметров этих новых работ и того, как их документировать, неизбежно эволюционировал. «Традиционно документирование произведений искусства было сосредоточено на материальности и вопросах подлинности. Материалы, несомненно, важны для того, как мы понимаем искусство. Практические знания и знакомство с различными носителями позволят регистратору прогнозировать потребности в хранении, способствовать уходу за коллекциями и рекомендовать правила выставки... но концептуальное ядро остается сутью работы. Новая задача заключается в том, как эффективно документировать концептуальное произведение». [12] Новые стратегии для фиксации концептуального ядра современных произведений искусства включают запись восприятия самой работы, документирование анкет и интервью художников для получения представления о намерениях и философии, а также запись видео процессов установки и демонтажа.
Соблюдение стандартов каталогизации при создании и ведении документации необходимо для единообразия и доступности. «Стандарты не только способствуют последовательной регистрации информации, но и являются основополагающими для ее эффективного извлечения. Они способствуют обмену данными , улучшают управление контентом и сокращают избыточные усилия. Со временем накопление последовательно документированных записей в нескольких хранилищах увеличит доступ к контенту за счет максимизации результатов исследований. В конечном счете, единообразная документация будет способствовать развитию массива информации о культурном наследии, который значительно улучшит исследования и преподавание в области искусств и гуманитарных наук». [13] Стандарты могут диктовать такие процессы, как нумерация и измерение, а также методы ввода данных, такие как выбор категорий информации для включения (наборы метаданных), какие слова использовать (тезаурусы и списки авторитетных источников) и как форматировать контент данных.
Нумерация и маркировка объекта (обычно с помощью инвентарного номера объекта) является частью первоначального процесса каталогизации, который также включает стандартные процедуры измерения, фотографирования и изучения состояния объектов. Маркировка объекта его инвентарным номером (или временным номером, если объект не станет частью постоянной коллекции) — это способ идентификации объекта и привязки его к документации. Для того чтобы отслеживать музейные коллекции, различать постоянные, заимствованные и вспомогательные коллекции и предоставлять доступ к документации объектов в коллекции, используются систематические схемы нумерации, и каждый уникальный номер маркируется или проставляется на объектах и заметно указывается во всей документации, связанной с объектами. Существует много способов маркировки объектов их номерами. В зависимости от типа объекта и желаемой стойкости маркировки предпочтительными методами являются: бумажные бирки архивного качества с карандашом, барьерное покрытие чернилами или краской, наклеенные этикетки, этикетки, пришитые хлопчатобумажной лентой, Reemay или Tyvek , нанесение карандашом непосредственно на объект (рекомендуется в основном для бумаги и фотографий), а также технология штрихкодов/ RFID .
Другим способом управления информацией о коллекциях для обеспечения доступности является использование стандартных форматов требуемых элементов данных и предпочтительной терминологии при описании и документировании произведений искусства, архитектуры и культурных артефактов, а также их изображений. [14] Существует множество руководств, позволяющих определить, какая описательная информация необходима для файла объекта и как форматировать эту информацию для простоты доступа — Категории для описания произведений искусства (CDWA), Каталогизация культурных объектов (CCO) и т. д. Также существует ряд авторитетных списков и тезаурусов, доступных специалистам по документации, которые могут быть очень полезны при выборе предпочтительной терминологии при описании культурных объектов. Исследовательский институт Getty создал всеобъемлющие словари, включая The Art and Architecture Thesaurus (AAT), The Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN), The Cultural Objects Name Authority (CONA) и The Union List of Artist Names (ULAN). Другими ценными инструментами для профессионалов, документирующих культурные ценности, являются CAMEO и проект «Лексикон» Американского института по сохранению исторических и художественных произведений, которые являются совместными усилиями, направленными на определение и стандартизацию терминов, используемых при описании объектов и материалов, используемых для сохранения объектов.
Для эффективного управления всей документацией, необходимой для ухода за коллекциями, необходимы организованные системы. На заре музейной регистрации для отслеживания объектов использовались простые бумажные регистры, а документация хранилась в картотечных шкафах. Однако с тех пор, как компьютеры стали более распространенными, методы развивались, и теперь существуют очень технологически продвинутые системы для управления всеми аспектами управления коллекциями в одном месте. [15]
Внедрение Системы управления коллекциями (CMS) теперь является обычным делом в музеях всех специальностей и размеров. CMS — это база данных, которая может отслеживать местоположение объектов, подготавливать списки выставок, создавать формы (страхование, доставка, заем и т. д.) и организовывать сохранение, публикацию, выставку, происхождение и кураторскую информацию в файлах на компьютере. Все данные и документация, которые ранее хранились в файлах бумажных объектов, теперь вводятся или сканируются в CMS. (Бумажные копии по-прежнему можно хранить для архивных целей.) Гибкая и надежная CMS способна безопасно и надежно хранить информацию об объектах коллекций, одновременно расширяя возможности обмена и распространения культурной информации для широкой аудитории через Интернет.
Другая система, которая имеет основополагающее значение для контроля и сохранения документации коллекций, — это система управления цифровыми активами (DAMS). DAMS — это цифровой архив, который может хранить ресурсы (изображения, аудио и текст), а также метаданные, используемые для их описания. Эти системы делают организацию, идентификацию и поиск изображений и других файлов более эффективными. DAMS также легко интегрируются с CMS, так что по мере каталогизации и обновления информации в CMS она автоматически синхронизируется с DAMS.
Создание хороших, хорошо организованных записей — это успешное начало, но сохранение этой документации на благо будущих поколений также имеет первостепенное значение. Некоторые методы инициирования долгосрочного сохранения как цифровых, так и бумажных файлов описаны ниже.
.JPG/1280px-Straubing_001_(200).JPG)
Многие учреждения ведут архивы своих важных документов. Документация, относящаяся к самому учреждению, а также документация коллекций хранится в институциональном архиве или библиотеке. Иногда бумажные копии файлов коллекций хранятся вне учреждения для дополнительной безопасности (и из соображений экономии места). Архив информации о коллекциях может иметь свою собственную политику и порядок сбора, не связанные с тем, как документы организованы в текущих файлах коллекций. Архивариус должен решить , как сохранить и организовать эту коллекцию документов. Требования к хранению различных типов файлов в архиве (бумажные записи, фотоматериалы, электронные носители, магнитная лента и т. д.) имеют решающее значение для долгосрочного сохранения материалов.
Информация в музейной документации часто дублируется в нескольких местах, чтобы защитить данные от потери. Резервное копирование выполняется по регулярному графику и хранится в отдельных системах или местах. Данные могут дублироваться и автоматически сохраняться на системном сервере или копироваться на внешние носители, такие как магнитная лента, оптические диски, внешние жесткие диски и т. д. «Для долгосрочного резервного копирования «живое хранилище» является наиболее надежным методом. Данные непрерывно перезаписываются в нескольких электронных или физических местах, гарантируя, что информация не деградирует под воздействием времени или отказа одного отдельного элемента оборудования». [16]
Другая стратегия обеспечения долгосрочной стабильности цифровых файлов заключается в периодическом переносе данных с одного носителя на другой — обычно с устаревшего носителя на более современный формат. Этот процесс применим как к форматам файлов, так и к носителям. Простой перенос данных с одного носителя на другой, например с CD на DVD, без изменения формата файла, также является формой сохранения, называемой обновлением . Документация любых преобразований файлов или переносов носителей также хранится в записях для исторической справки.