Должностная инструкция или JD — это письменное описание, в котором описываются общие задачи или другие связанные обязанности и обязанности , связанные с должностью. В нем может указываться должностное лицо, которому подчиняется должность, такие характеристики, как квалификация или навыки, необходимые человеку, занимающему эту должность, информация об используемом оборудовании, инструментах и вспомогательных средствах, условиях труда, физических требованиях и диапазоне заработной платы . Должностные инструкции обычно содержат повествование, [1] но некоторые из них могут включать простой список компетенций; например, методологии стратегического планирования человеческих ресурсов могут использоваться для разработки архитектуры компетенций организации, на основе которой формируются должностные инструкции в виде краткого списка компетенций. [2] [ недостаточно конкретно, чтобы проверить ]
По словам Торрингтона, должностная инструкция обычно разрабатывается путем проведения анализа должности , который включает изучение задач и последовательности задач, необходимых для выполнения работы. В анализе рассматриваются области знаний , навыков и умений, необходимые для выполнения работы. Анализ вакансии обычно включает в себя следующие этапы: сбор и запись информации о вакансии; проверка информации о вакансии на достоверность; написание должностных инструкций на основе полученной информации; использование информации для определения того, какие навыки, способности и знания необходимы для выполнения работы; время от времени обновляем информацию. [3] Должность обычно включает в себя несколько ролей . По мнению Холла, описание должности может быть расширено, чтобы сформировать спецификацию человека , или может называться « техническим заданием ». Спецификация человека/должности может быть представлена как отдельный документ, но на практике она обычно включается в описание должности. Должностная инструкция часто используется работодателями при приеме на работу . [4]
Должностная инструкция может включать взаимоотношения с другими людьми в организации: руководящий уровень, управленческие требования и отношения с другими коллегами.
Должностная инструкция не должна ограничиваться объяснением текущей ситуации или ожидаемой работы; он также может устанавливать цели, которых можно достичь в будущем, например, возможные маршруты и условия продвижения по службе.
Должностная инструкция необходима для обеспечения ясности того, почему существует эта должность. Его можно использовать:
В определенных обстоятельствах предписывающие должностные инструкции могут рассматриваться как помеха: [5]
Управление должностными инструкциями — это создание и поддержание должностных инструкций внутри организации. Должностная инструкция – это документ, в котором перечислены задачи, обязанности и ответственность конкретной должности. Наличие актуальных, точных и профессионально написанных должностных инструкций имеет решающее значение для способности организации привлекать квалифицированных кандидатов, ориентировать и обучать сотрудников, устанавливать стандарты производительности труда, разрабатывать программы вознаграждения, проводить обзоры производительности, ставить цели и соответствовать требованиям законодательства. Управление должностными инструкциями, а также другие аспекты управления талантами были улучшены благодаря распространению информационных технологий. Сегодня существует множество интернет-решений по работе с персоналом, доступных отделам кадров. Одним из таких примеров являются облачные системы управления талантами , которые позволяют компаниям легко хранить кадровую информацию, сотрудничать с другими отделами и получать доступ к файлам с любого устройства с доступом в Интернет.
Перед составлением должностной инструкции необходимо провести анализ должности. Анализ работы , неотъемлемая часть управления персоналом, представляет собой сбор, анализ и документирование важных аспектов работы, включая то, что делает сотрудник, контекст работы и требования к работе.
После завершения анализа должности можно разработать описание должности, включая спецификацию вакансии. В описании должности описываются действия, которые необходимо выполнить, а в спецификации должности перечислены знания, навыки и способности, необходимые для выполнения работы. Должностная инструкция содержит несколько разделов, включая идентификационный раздел, общее резюме, основные функции и обязанности, должностные инструкции, а также отказ от ответственности и разрешения.
Должностные инструкции затем используются для разработки эффективных инициатив EEO/ADA, кадрового планирования, найма и отбора; поддерживать четкую преемственность между планированием вознаграждений, усилиями по обучению и управлением производительностью; и определить факторы работы, которые могут способствовать безопасности и здоровью на рабочем месте, а также отношениям между работниками и трудовыми отношениями.
Манипулирование должностными инструкциями — это широко практикуемая недобросовестная практика, которая подразумевает преднамеренное изменение должностных инструкций с целью отдать предпочтение конкретным кандидатам или группам кандидатов, часто для удовлетворения определенных предпочтений или целей при найме. Эта манипуляция может включать изменение заявленной квалификации, обязанностей или требований к объявлению о вакансии таким образом, что это не обязательно соответствует фактическим потребностям должности. [6]
Это даже предполагает манипулирование добросовестными профессиональными квалификациями (BFOQ). BFOQ — это законные требования к должностям, которые считаются необходимыми для эффективного выполнения определенной роли. Однако в случаях манипулирования должностными обязанностями эти квалификации могут быть скорректированы или преувеличены, чтобы включить или исключить определенных кандидатов. Это делается путем подчеркивания или преуменьшения акцента на конкретных навыках, установления требований к транспортному средству для офисной работы, введения языковых требований, запроса параллельных и необычных сертификатов, указания уровня опыта или указания образования, которое может не иметь прямого отношения к основным функциям работы. и так далее. [6]
В конечном счете, это обусловлено различными факторами, включая организационные предубеждения, личные предпочтения и сохранение видимости инклюзивности. Манипулирование должностными обязанностями выполняет функцию исключения в процессах найма, призванную отговорить соискателей, принадлежащих к расовой принадлежности, подать заявку или лишить их значимого участия в возможностях карьерного роста. Это нарушает антидискриминационные законы и правила равных возможностей трудоустройства. Эта расовая предвзятость в практике найма процветает в странах и регионах, где нет независимых проверок и проверок, обязательных для практики найма в организациях. [6]
Хорошо организованные и актуальные должностные инструкции способствуют соблюдению законодательных и нормативных требований. В США, например, в 1978 году были разработаны «Единые руководящие принципы процедуры отбора сотрудников» с целью стандартизировать процесс отбора сотрудников и прояснить, что требования к персоналу должны быть связаны с факторами, связанными с работой. Закон об американцах с ограниченными возможностями 1990 года (ADA) требует от организаций определять основные должностные функции и документировать шаги, предпринятые для определения должностных обязанностей, в то время как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы менеджеры по персоналу определяли, следует ли классифицировать работу как освобожденную от уплаты налогов или нет. - освобождение, которое заключается в определении того, будет ли сотрудник иметь право на оплату сверхурочной работы или будет ли он считаться получателем зарплаты и освобождаться от правил сверхурочной работы.
Организации здравоохранения должны не только соблюдать трудовое законодательство, но также соблюдать законы о здравоохранении и органы аккредитации. Объединенная комиссия (Объединенная комиссия по аккредитации организаций здравоохранения) аккредитует и сертифицирует тысячи организаций здравоохранения по всей территории США. Чтобы соответствовать рекомендациям Объединенной комиссии, организации здравоохранения должны поддерживать актуальные, точные, полные и правильно написанные должностные инструкции.
Вышеуказанные правила требуют от предприятий четкого учета своих должностных инструкций. Наличие хорошо организованной автоматизированной системы помогает устранить некоторую панику, связанную с проверкой соответствия.