.jpg/1280px-1931_Hawkes_Bay_Earthquake_-_Minutes_of_First_Meeting_of_the_Hawkes_Bay_Earthquake_Relief_Fund_Committee_(24631618026).jpg)
Протоколы , также известные как протоколы заседаний (сокращенно MoM ), протоколы или, неформально, заметки , являются мгновенной письменной записью заседания или слушания . Они обычно описывают события заседания и могут включать список участников, изложение действий, рассмотренных участниками, и соответствующие ответы или решения для действий.
Название «минуты», возможно, происходит от латинского выражения minuta scriptura (буквально «мелкое письмо»), означающего «черновые заметки». [1]
Протоколы могут быть созданы во время заседания машинисткой или судебным репортером , которые могут использовать стенографические записи, а затем подготовить протоколы и выдать их участникам впоследствии. В качестве альтернативы заседание может быть записано на аудио , видео или назначенный или неформально назначенный секретарь группы может делать заметки, а протоколы будут подготовлены позже. Многие правительственные учреждения используют программное обеспечение для записи протоколов, чтобы записывать и готовить все протоколы в режиме реального времени .
Протоколы являются официальными письменными записями собраний организации или группы. Они не являются стенограммами этих заседаний. Используя Правила порядка Роберта (RONR), недавно пересмотренные, протоколы должны содержать в основном запись того, что было сделано на собрании, а не то, что было сказано членами. [2] [3] [4] Организация может иметь свои собственные правила относительно содержания протоколов.
Для большинства организаций или групп важно, чтобы протоколы были краткими и включали только краткое изложение решений. [2] Дословный отчет (стенограмма) обычно бесполезен. Если правила организации не требуют этого, краткое изложение обсуждений на собрании не является ни необходимым, ни уместным. [2]
Протоколы определенных групп, таких как корпоративный совет директоров , должны храниться в архиве и являются важными юридическими документами. [5] [6] [7] Протоколы заседаний совета директоров хранятся отдельно от протоколов общих собраний членов в пределах той же организации. [8] Кроме того, протоколы исполнительных сессий могут храниться отдельно. [9] Комитеты не обязаны вести официальные протоколы, хотя могут делаться менее официальные записи. [10] Для комитетов официальными записями являются отчеты, представленные их головному органу.
Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие рекомендации. [11] [12] [13] Правила порядка Роберта содержат примерный набор протоколов. [14]
Обычно протокол начинается с названия органа, проводившего заседание (например, правления), а также может включать место, дату, список присутствующих и время, когда председатель открыл заседание. [15]
Поскольку основная функция протокола — запись принятых решений, все официальные решения должны быть включены. Если официальное предложение предложено и поддержано, то (независимо от того, принято ли оно) оно записывается. [16] Подсчет голосов также может быть включен. [17] Часть протокола, посвященная обычному предложению, может просто отмечать, что конкретное предложение было «внесено Энн и принято». Не обязательно включать имя человека, поддерживающего предложение. [16] Если включен подсчет, достаточно записать количество людей, проголосовавших за и против предложения, [17] но просьбы участников записать свои голоса поименно могут быть разрешены. Если решение принимается поименным голосованием , то все индивидуальные голоса записываются поименно. [17] Если решение принимается по общему согласию без официального голосования, то этот факт может быть зафиксирован.
Протокол может заканчиваться указанием времени, когда заседание было отложено. [18] [19]
Протоколы иногда представляются ответственным за них лицом (часто секретарем) на последующем заседании для рассмотрения. Традиционная заключительная фраза — «С уважением представлено» (хотя это больше не распространено), за которой следует подпись должностного лица, его или ее напечатанное (или печатное) имя и его или ее должность. [19] [20] Эта заключительная фраза произошла от «соответственно представлено», выражая утверждение, что порядок, в котором различные события записаны в протоколе, соответствует порядку, в котором они произошли во время фактического заседания.
Обычно одним из первых пунктов в порядке ведения дел или повестки дня собрания является чтение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы соглашаются (обычно единогласно ), что письменный протокол отражает то, что произошло на предыдущем собрании, то он утверждается, и факт его утверждения фиксируется в протоколе текущего собрания. [21] Если есть существенные ошибки или упущения, то протокол может быть переработан и представлен снова позднее. Незначительные изменения могут быть внесены немедленно с использованием обычных процедур внесения поправок , а измененный протокол может быть утвержден «как измененный». [21] Обычно целесообразно направить черновик протокола всем членам заранее до собрания, чтобы собрание не задерживалось чтением черновика. [19]