.jpg/1280px-West_side_of_Manhattan_from_Hudson_Commons_(95103p).jpg)
Офис — это пространство, где сотрудники организации выполняют административную работу для поддержки и реализации различных целей организации . Слово «офис» может также обозначать должность в организации с определенными обязанностями (см. должностное лицо или должностное лицо ); последнее - более раннее употребление: офис как место, первоначально относящееся к месту службы. В форме прилагательного термин «офис» может относиться к задачам, связанным с бизнесом . По закону компания или организация имеет офисы в любом месте, где она официально присутствует, даже если это присутствие представляет собой , например, складское помещение , а не более традиционное учреждение с письменным столом и стулом . Офис также является архитектурным и дизайнерским явлением, включая небольшие офисы, такие как скамейка в углу небольшого предприятия или комната в чьем-то доме (см. небольшой офис / домашний офис ), целые этажи зданий и массивные здания, полностью посвященные одной компании. Говоря современным языком, офис – это обычно место, где служащие выполняют свои функции.
Офисы в классической древности часто были частью дворцового комплекса или большого храма. В эпоху высокого средневековья (1000–1300 гг.) средневековая канцелярия служила своего рода офисом, являясь местом, где хранились и копировались записи и законы. С ростом крупных и сложных организаций в 18 веке были построены первые специально построенные офисные помещения. По мере усиления промышленной революции в 18 и 19 веках отрасли банковского дела , железнодорожного транспорта , страхования , розничной торговли , нефти и телеграфии резко выросли, требуя много служащих, и в результате для их деятельности было выделено больше офисных помещений. Исследование времени и движения , впервые проведенное в производстве Ф. У. Тейлором (1856-1915), привело к созданию в 1915 году «современного рабочего стола» с плоской верхней частью и ящиками внизу, предназначенными для того, чтобы менеджеры могли легко видеть рабочих. [1] К середине 20-го века стало очевидно, что эффективный офис требует осмотрительности в контроле за конфиденциальностью , и постепенно система кабинетов развивалась. [2]
Основная цель офисного здания – обеспечить рабочую среду, прежде всего, административным и управленческим работникам. Рабочие места в офисах обычно используются для обычных офисных занятий, таких как чтение, письмо и работа на компьютере. Работники обычно занимают определенные места в офисном здании и обычно обеспечены столами, компьютерами и другим оборудованием, которое может им понадобиться в своих помещениях. Внутри офиса могут быть или не быть внутренние стены, перегородки или кабинки, отделяющие отдельных работников друг от друга. Помимо отдельных рабочих мест, во многих офисах есть конференц-залы , комнаты отдыха и помещения для вспомогательной деятельности, такой как фотокопирование и хранение документов. В некоторых офисах также есть кухня, где сотрудники могут готовить себе обеды. Существует множество различных способов организации пространства в офисе в зависимости от функций, стилей управления и культуры конкретных компаний. Хотя офисы можно построить практически в любом месте и практически в любом здании, некоторые современные требования к офисам усложняют это, например, требования к освещению, сети и безопасности.
Слово «офис» происходит от латинского «officium » и его эквивалентов в различных, преимущественно романских, языках. Должность не обязательно была местом, а скорее мобильным «бюро» в смысле человеческого штата или даже абстрактного понятия формальной должности, такой как магистрат. Сложная римская бюрократия не могла иметь себе равных на Западе на протяжении веков после падения Рима , где районы частично вернулись к неграмотности [ нужна цитация ] , в то время как Восток сохранил более сложную административную культуру, как при Византии, так и при исламе.
Офисы в классической древности часто были частью дворцового комплекса или большого храма. Часто существовала комната, где хранились свитки и писцы выполняли свою работу. Древние тексты, в которых упоминается работа писцов, намекают на существование таких «офисов». Некоторые археологи иногда называют эти комнаты «библиотеками», поскольку свитки часто ассоциируются с литературой. Однако они были ближе к современным офисам, поскольку свитки предназначались для ведения учета и других управленческих функций, таких как договоры и указы, а не для поэзии или художественных произведений .
В эпоху Высокого Средневековья (1000–1300 гг.) наблюдался подъем средневековой канцелярии , которая была местом, где писалось большинство правительственных писем и копировались законы внутри королевства. В комнатах канцелярии часто были стены, заполненные ячейками, предназначенными для хранения свернутых кусочков пергамента для хранения или быстрого использования — предшественник книжной полки. Внедрение книгопечатания в эпоху Возрождения не оказало существенного влияния на устройство и функционирование этих правительственных учреждений.
Средневековые картины и гобелены часто изображают людей в своих личных кабинетах, которые работают с книгами учета или пишут на свитках пергамента . До изобретения печатного станка и его более широкого распространения грань между личным кабинетом и частной библиотекой зачастую была очень тонкой, поскольку книги читались и писались за одним и тем же столом или столом , как и личный и профессиональный бухгалтерский учет и переписка. письмо.
Это было в 13 веке, когда английское слово «офис» впервые появилось в отношении должности, связанной с конкретными профессиональными обязанностями (например, должность ...). Джеффри Чосер, по-видимому, впервые использовал это слово в 1395 году в «Кентерберийских рассказах» для обозначения места, где ведутся дела .
Поскольку меркантилизм стал доминирующей экономической теорией эпохи Возрождения , купцы, как правило, вели свой бизнес в зданиях, в которых также могли проживать люди, занимающиеся розничной торговлей, складированием и канцелярской работой. В течение 15-го века плотность населения во многих городах достигла точки, когда купцы использовали отдельные здания для ведения своего бизнеса, и возникло различие между церковным, правительственным / военным и коммерческим использованием зданий. [2]
С ростом крупных организаций, таких как Королевский флот и Ост-Индская компания в 18 веке, были построены первые специально построенные офисные помещения. Старое Адмиралтейство ( здание Рипли ) было построено в 1726 году и стало первым специально построенным офисным зданием в Великобритании. Помимо офисов, в здании располагались зал заседаний и апартаменты лордов Адмиралтейства. В 1770-х годах множество разрозненных офисов Королевского флота были собраны в Сомерсет-хаусе , первом блоке, специально построенном для офисной работы. [3] [ противоречиво ]
Ост -Индский дом был построен в 1729 году на Лиденхолл-стрит как штаб-квартира, из которой Ост-Индская компания управляла своими индийскими колониальными владениями . Для этой задачи компания разработала очень сложную бюрократическую систему, которая требовала от тысяч офисных сотрудников обработки необходимых документов. Компания признала преимущества централизованного администрирования и потребовала, чтобы все сотрудники ежедневно входили и выходили из центрального офиса. [4]
По мере усиления промышленной революции в 18 и 19 веках банковское дело , железнодорожный транспорт , страхование , розничная торговля , нефть и телеграфия резко выросли в размерах и сложности. Для ведения бизнеса требовалось все большее количество клерков для обработки заказов, бухгалтерского учета и хранения документов, а для размещения этой деятельности требовались все более специализированные офисные помещения. Большинство столов той эпохи были тяжелыми, с ящиками для хранения бумаги, выступающими над рабочей зоной, создавая вид кабинки и предлагая работникам некоторую степень конфиденциальности.
Относительно высокая цена земли в центральном центре городов привела к появлению первых многоэтажных зданий, высота которых была ограничена примерно 10 этажами, пока использование железа и стали не позволило построить более высокие конструкции. Первым специально построенным офисным зданием было здание «Брансуик», построенное в Ливерпуле в 1841 году. [5] [ противоречиво ] Изобретение Элишой Отисом в 1852 году безопасного лифта привело к быстрому подъему зданий вверх. [2] К концу 19-го века в более крупных офисных зданиях часто были большие стеклянные атриумы , которые пропускали свет в комплекс и улучшали циркуляцию воздуха.
К 1906 году компания Sears , Roebuck and Co. открыла свою штаб-квартиру по почтовой доставке в здании площадью 3 000 000 квадратных футов (280 000 м 2 ) в Чикаго, которое на тот момент было самым большим зданием в мире. Исследование времени и движения , впервые проведенное в производстве Ф. У. Тейлором и позже примененное к офисной среде Фрэнком и Лилиан Гилбрет , привело к идее, что менеджерам необходимо играть активную роль в управлении работой подчиненных для повышения эффективности рабочего места. . Ф. У. Тейлор выступал за использование больших открытых планировок и столов, обращенных к руководителям. [6] В результате в 1915 году компания Equitable Life Insurance Company в Нью-Йорке представила «Современный эффективный стол» с плоской верхней частью и ящиками внизу, предназначенный для того, чтобы менеджеры могли легко видеть рабочих. Это привело к спросу на большую площадь каждого этажа в зданиях и возвращению к открытым пространствам, которые наблюдались в зданиях доиндустриальной революции. [2]
Однако к середине 20-го века стало очевидно, что эффективный офис требует осмотрительности в контроле за конфиденциальностью, что необходимо для борьбы с утомлением, связанным с низкой производительностью, и поощрения творчества. В 1964 году компания Herman Miller (офисное оборудование) привлекла Роберта Пропста , плодовитого промышленного дизайнера, который придумал концепцию Action Office , которая позже превратилась в систему кабинетной офисной мебели. [2]
Японские предприятия отличаются от своих американских коллег внедрением различных методов ведения бизнеса. Планировка японского офиса повышает производительность труда, создает гармонию в офисе и требует от каждого сотрудника ответственности за выполняемую работу. Тип планировки офисов, используемый в Японии, называется открытой планировкой и основан на эргономике, помогающей сотрудникам работать максимально продуктивно. Японская планировка открытых офисов позволяет им использовать организационную структуру, известную как горизонтальная структура. В типичном японском офисе нет стен, разделяющих столы, кабинок и отдельных кабинетов. Кроме того, они могут реализовывать политику, используя консенсус ринги-сё.
Чтобы члены группы могли эффективно работать в офисе открытой планировки, используются столы островного типа. Наиболее доминирующей особенностью японской планировки офисов в островном стиле является то, что каждая группа образует остров. Кагею Норо, Горо Фудзимаки и Синсуке Киши, исследователи эргономики на рабочем месте, заявили: «Японские офисы традиционно придерживаются островной планировки, поскольку она отражает японский стиль командной работы и управления сверху вниз». [7] Тогда лидер группы будет сидеть на видном месте и обеспечивать продуктивность.
Лидер группы назначает группе задание, а затем каждый член группы получает свое индивидуальное задание для выполнения. Рассадка в островном стиле также дает группе возможность поговорить друг с другом в любое время и попросить о помощи, если это необходимо. Нахождение в такой непосредственной близости друг от друга в офисе дает руководителю еще одно преимущество: он может вызвать учи-авасэ. Ути-авасэ — это неформальная встреча, позволяющая донести важную информацию, а также позволяющая всем членам команды проявить творческий подход в офисе. «Открытая планировка офиса позволяет это сделать, поскольку в нем практически нет отдельных комнат или ограждений. Если руководитель стоит за своим столом, он может взглянуть на своих сотрудников и легко позвать их», — по словам Дурлабджи, Субхаша, Нортона Э. Маркса, и Скотт Роуч, авторы книги «Японский бизнес: культурная перспектива». [8] После выполнения всех отдельных задач группа объединяет работу каждого человека, проект объединяется в единое целое и возвращается руководителю. Работа рассматривается как командная работа, и каждый член группы получает равную оценку за участие в команде, достигшей поставленной цели. Сама группа возлагает на каждого члена ответственность за обеспечение выполнения работы и за то, чтобы ни один человек не выполнял больше работы, чем другой. Еще одним мотивирующим фактором является то, что руководитель группы также сидит за одним столом, и это оказывает на отдельных лиц тот эффект, что они должны усердно работать, как и начальник. Открытая планировка с сиденьями островного типа позволяет структурировать офис так, чтобы сотрудники объединялись в команды.
Тип организационной структуры японского офиса известен как горизонтальная структура. По словам Эндрю Гильера, автора книги «Менеджмент сегодня», «Горизонтальная структура — это организационная структура, состоящая из двух групп: первая состоит из высшего руководства, ответственного за стратегические решения и политику, а вторая состоит из уполномоченных сотрудников, работающих вместе в различных процессных группах; известная как командная структура». [9] Преимущество использования этого типа структуры заключается в том, что иерархия сглаживается, чтобы уменьшить контроль, команды могут самоуправляться, вознаграждается производительность команды, а не только отдельный человек, а обучению уделяется большое внимание среди всех сотрудников. Благодаря повышенному чувству полномочий и ответственности работники мотивированы на своевременное выполнение задач. Горизонтальная структура офиса позволяет легко обмениваться информацией о внедрении новой политики и идей между группами.
«Рингисё» — это концепция подачи предложений и принятия решений на основе этих идей. Объединение всех вместе в японском офисе помогает принимать более обоснованные решения относительно политики компании, в которую вносят вклад все менеджеры и сотрудники. Идея, лежащая в основе этого, состоит в том, чтобы привлечь различных думающих людей и посмотреть, есть ли хороший способ написать их политику, которая принесет больше пользы компании. Ричард Льюис, автор книги «Когда сталкиваются культуры» , утверждает: «Предложения, идеи и изобретения продвигаются вверх по иерархии компании в процессе сбора подписей среди рабочих и менеджеров среднего звена. В этом участвует множество людей. Высшие руководители делают последний шаг в ратификации документов. которые получили достаточное одобрение». [10] При наличии этой системы изменения в политике принимаются только в том случае, если существует общий консенсус по их принятию. Предоставление каждой группе возможности высказать свое мнение о том, какую политику следует реализовать, повышает общую удовлетворенность работой и гармонию во всем офисе.
Структура японских офисов позволяет им быть более эффективными при ведении бизнеса. Эффективность их работы была отмечена такими компаниями, как General Motors, Ford, Motorola и Chrysler Company. Они продолжают искать другие способы повысить эффективность и продуктивность планировки офиса и повысить производительность сотрудников.
Основная цель офисной среды [11] — помочь ее обитателям выполнять свою работу — желательно с минимальными затратами и максимальным удовлетворением. Однако, поскольку разные люди выполняют разные задачи и виды деятельности, не всегда легко выбрать подходящие офисные помещения. Чтобы помочь в принятии решений при проектировании рабочих мест и офисов, можно выделить три различных типа офисных помещений: рабочие места, помещения для встреч и вспомогательные помещения. Для новых или развивающихся предприятий удаленные вспомогательные офисы и проектные помещения или обслуживаемые офисы могут стать простым решением и предоставить все прежние типы помещений.
Рабочие места в офисе обычно используются для обычных офисных занятий, таких как чтение, письмо и работа на компьютере. Существует девять общих типов рабочих пространств, каждое из которых поддерживает различные действия.
Открытый офис : открытое рабочее пространство для более чем десяти человек; подходит для деятельности, требующей частого общения, или рутинных действий, требующих относительно небольшой концентрации.
Командное пространство : полузакрытое рабочее пространство для двух-восьми человек; подходит для командной работы, требующей частого внутреннего общения и среднего уровня концентрации.
Кабинка : полузакрытое рабочее место для одного человека; подходит для занятий, требующих средней концентрации и среднего взаимодействия.
Личный кабинет : закрытое рабочее пространство для одного человека; подходит для конфиденциальной деятельности, требующей большой концентрации или включающей множество небольших совещаний.
Общий офис : закрытое рабочее пространство для двух или трех человек; подходит для полуконцентрированной работы и совместной работы в небольших группах.
Комната для команд : Закрытое рабочее пространство для четырех-десяти человек; подходит для командной работы, которая может быть конфиденциальной и требует частого внутреннего общения.
Учебный стенд : Закрытое рабочее место для одного человека; подходит для краткосрочной деятельности, требующей концентрации или конфиденциальности.
Рабочий зал : рабочее место, похожее на гостиную, для двух-шести человек; подходит для краткосрочной деятельности, требующей сотрудничества и/или допускающей импровизированное взаимодействие.
Приземление : открытое рабочее пространство для одного человека; подходит для краткосрочной деятельности, требующей небольшой концентрации и низкого взаимодействия.
В помещениях для встреч в офисе обычно используются интерактивные процессы, будь то быстрые беседы или интенсивный мозговой штурм. Существует шесть общих типов помещений для встреч, каждый из которых поддерживает различные виды деятельности.
Малый конференц-зал : закрытое конференц-зал для двух-четырех человек; подходит как для формального, так и для неформального взаимодействия.
Большой конференц-зал : закрытое конференц-зал на пять-двенадцать человек; подходит для формального взаимодействия.
Маленькое помещение для встреч : открытое или полуоткрытое помещение для встреч на двух-четырех человек; подходит для короткого, неформального общения.
Большое помещение для встреч : открытое или полуоткрытое помещение для встреч на пять-двенадцать человек; подходит для короткого, неформального общения.
Комната для мозгового штурма : закрытое помещение для встреч на пять-двенадцать человек; подходит для мозговых штурмов и семинаров.
Место встречи : открытое место встречи для двух-четырех человек; подходит для специальных, неформальных встреч.
Вспомогательные помещения в офисе обычно используются для второстепенной деятельности, такой как подача документов или перерыв. Существует двенадцать общих типов вспомогательных пространств, каждое из которых поддерживает различные виды деятельности.
Место для хранения документов : открытое или закрытое пространство для хранения часто используемых файлов и документов.
Помещение для хранения : открытое или закрытое помещение для хранения часто используемых канцелярских товаров.
Зона печати и копирования : открытое или закрытое вспомогательное пространство со средствами печати, сканирования и копирования.
Почтовая зона : открытое или полуоткрытое пространство поддержки, где сотрудники могут забирать или доставлять почту.
Кладовая : открытое или закрытое вспомогательное помещение, где сотрудники могут получить прохладительные напитки и принадлежности для приема посетителей.
Зона отдыха : полуоткрытое или закрытое вспомогательное пространство, где сотрудники могут отдохнуть от работы.
Раздевалка : открытое или полуоткрытое вспомогательное помещение, где сотрудники могут хранить свои личные вещи.
Комната для курения : Закрытое вспомогательное помещение, где сотрудники могут выкурить сигарету.
Библиотека : полуоткрытое или закрытое пространство для чтения книг, журналов и журналов.
Игровая комната : закрытое вспомогательное пространство, где сотрудники могут играть в игры (например, компьютерные игры, бильярд, дартс).
Комната для кормления грудью : согласно Закону о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании 2010 года, это требование для компаний в США.
Зона ожидания : открытое или полуоткрытое пространство поддержки, где посетители могут принять и дождаться своей встречи.
Пространство для перемещения : Вспомогательное пространство, необходимое для перемещения по офисным этажам и связывающее все основные функции.
Существует много разных способов организации пространства в офисе, и хотя они различаются в зависимости от функции, стиль управления и культура конкретных компаний могут быть еще более важными. Выбор включает в себя количество людей, которые будут работать в одной комнате. С одной стороны, у каждого отдельного работника будет своя комната; с другой стороны, большой офис открытой планировки может состоять из одной главной комнаты, в которой работают десятки или сотни людей. Офисы открытой планировки объединяют нескольких сотрудников в одном пространстве, и некоторые исследования показали, что они могут повысить производительность в краткосрочной перспективе, то есть в рамках одного программного проекта . В то же время потеря конфиденциальности и безопасности может увеличить количество краж и потери корпоративной тайны. Своего рода компромисс между открытой планировкой и отдельными комнатами обеспечивает письменный стол , возможно, ставший наиболее известным благодаря мультсериалу о Дилберте , который в некоторой степени обеспечивает визуальную конфиденциальность, но часто не обеспечивает акустическое разделение и безопасность. В большинстве кабинок также требуется, чтобы пассажир сидел спиной к любому, кто может приблизиться; Работники офисов, окруженных стеной, почти всегда стараются расположить свои обычные рабочие места и столы так, чтобы они могли видеть, как кто-то входит, а в некоторых случаях устанавливают крошечные зеркала на такие вещи, как компьютерные мониторы.
Согласно исследованиям, офисы открытой планировки, связанные с сокращением личного общения на 70% и ростом использования электронных коммуникаций, приводят к повышенному стрессу, росту плохого настроения на 25% и снижению настроения на 20%. продуктивность из-за отвлекающих факторов. Напротив, постпандемические тенденции отдают предпочтение частным «планам мобильных офисов», которые предусматривают меры предосторожности для здоровья и, как сообщается, повышают производительность до 22%. [12] [13] [14]
.jpg/1280px-Alandia_Trade_Center,_2019_(01).jpg)
Хотя офисы можно построить практически в любом месте и практически в любом здании, некоторые современные требования к офисам усложняют это. Эти требования могут быть как юридическими ( например, уровень освещенности должен быть достаточным ), так и техническими ( например, требования к компьютерным сетям ). Помимо этого, другие требования, такие как безопасность и гибкость планировки, привели к созданию специальных зданий , предназначенных исключительно или преимущественно для использования в качестве офисов. Офисное здание , также известное как офисный блок или бизнес-центр, представляет собой форму коммерческого здания , в котором есть помещения, предназначенные в основном для использования под офисы.
Основная цель офисного здания — обеспечить рабочее место и рабочую среду, прежде всего, для административных и управленческих работников. Эти работники обычно занимают определенные места в офисном здании и обычно имеют столы, компьютеры и другое оборудование, которое может им понадобиться в этих помещениях.
Офисное здание будет разделено на секции для разных компаний или может быть посвящено одной компании. В любом случае каждая компания обычно имеет приемную, одну или несколько конференц-залов, отдельные офисы или офисы открытой планировки, а также туалеты.
Во многих офисных зданиях также есть кухни и комнаты для персонала, где работники могут пообедать или сделать небольшой перерыв. Многие офисные помещения теперь также являются обслуживаемыми офисными помещениями, а это означает, что те, кто занимает какое-либо помещение или здание, могут совместно использовать помещения.
Ставки аренды офисных и торговых площадей обычно указываются в деньгах за площадь помещения в течение времени, обычно в деньгах за площадь этажа в год или месяц. Например, ставка для конкретного объекта недвижимости может составлять 29 долларов США за квадратный фут в год (29 долларов США за квадратный фут в год) — 290 долларов США за квадратный метр в год (290 долларов США за квадратный фут в год ) , а ставки в этом районе могут варьироваться в пределах 20 долларов США. –50 долл. США/кв. фут/год (200–500 долл. США/м 2 ·год).
Во многих странах арендная плата обычно выплачивается ежемесячно, даже если она обычно рассчитывается в годах.
Примеры:
При аренде брутто указанная ставка представляет собой комплексную ставку. Каждый платит фиксированную сумму арендной платы за раз, а арендодатель несет ответственность за все остальные расходы, такие как расходы на коммунальные услуги, налоги, страхование, техническое обслуживание и ремонт.
Тройная чистая аренда — это аренда, при которой арендатор несет ответственность за долю различных расходов, таких как налоги на недвижимость, страхование, техническое обслуживание, коммунальные услуги, климат-контроль, ремонт, услуги по уборке и озеленение.
Арендная плата за офисы в Соединенных Штатах все еще восстанавливается после высокого уровня вакантных площадей, возникшего после депрессии 2008 года. [15]
Ассоциация владельцев и менеджеров зданий (BOMA) классифицирует офисные помещения на три категории: класс A, класс B и класс C. [16] По данным BOMA, офисные здания класса A имеют «самые престижные здания, конкурирующие за лучших пользователей офисов с арендной платой». выше среднего по региону». BOMA заявляет, что объекты класса А имеют «высококачественную стандартную отделку, современные системы, исключительную доступность и определенное присутствие на рынке». BOMA описывает офисные здания класса B как здания, которые конкурируют «за широкий круг пользователей с арендной платой в среднем диапазоне для данного района». BOMA заявляет, что здания класса B имеют «адекватные системы» и отделку, которая «удовлетворительна для этого района», но что эти здания не конкурируют со зданиями класса A по тем же ценам. По данным BOMA, здания класса C предназначены для «арендаторов, которым требуются функциональные помещения по арендной плате ниже средней для данного района». [17] Отсутствие конкретики дает значительные возможности для «подтасовки» границ категорий. Часто вышеуказанные категории модифицируются путем добавления знака плюс или минус для создания подклассов, таких как класс A+ или класс B-. [18]
[...] Modern Efficiency Desk, впервые созданный в 1915 году компанией Steelcase Inc. для нью-йоркского офиса Equitable Assurance. Этот стол, состоящий из простого прямоугольного стола с небольшими ящиками, заменил столы-шкафчики с высокими спинками, состоящими из маленьких ящиков и ящичков, которые доминировали в офисной жизни до Первой мировой войны. За новыми рабочими местами офисных работников можно было наблюдать, контролировать и подвергать исследованиям времени и движения.
