Поиск данных означает получение данных из системы управления базами данных (СУБД), например объектно-ориентированной базы данных (ОДСУБД). В этом случае считается, что данные представлены структурированно и в данных нет неоднозначности .
Чтобы получить нужные данные, пользователь представляет набор критериев с помощью запроса . Затем система управления базой данных выбирает требуемые данные из базы данных. Полученные данные можно сохранить в файле, распечатать или просмотреть на экране.
Для подготовки запросов используется язык запросов , например, язык структурированных запросов (SQL). SQL — это стандартизированный язык запросов Американского национального института стандартов (ANSI), разработанный специально для написания запросов к базам данных. Каждая система управления базами данных может иметь свой собственный язык, но большинство из них являются реляционными. [ нужны разъяснения ]
Отчеты и запросы — это две основные формы извлекаемых данных из базы данных. Между ними есть некоторые совпадения, но запросы обычно выбирают относительно небольшую часть базы данных, а отчеты показывают большие объемы данных. Запросы также представляют данные в стандартном формате и обычно отображают их на мониторе; тогда как отчеты позволяют форматировать выходные данные по своему усмотрению и обычно печатаются.
Отчеты создаются с помощью генератора отчетов , встроенного в систему управления базами данных.