Автоматизация документов (также известная как сборка документов ) — это разработка систем и рабочих процессов , которые помогают создавать электронные документы . К ним относятся системы на основе логики, которые используют сегменты уже существующего текста и/или данных для сборки нового документа. Этот процесс все чаще используется в определенных отраслях для составления юридических документов, контрактов и писем. Системы автоматизации документов также можно использовать для автоматизации всего условного текста, переменного текста и данных, содержащихся в наборе документов.
Системы автоматизации позволяют компаниям свести к минимуму ввод данных, сократить время, затрачиваемое на корректуру, и снизить риски, связанные с человеческим фактором . Дополнительные преимущества включают в себя: экономию времени и финансов за счет уменьшения обработки бумаги, загрузки, хранения, распределения, почтовых расходов/доставки, факсов, телефона, труда и отходов.
Основные функции заключаются в замене громоздкого ручного заполнения повторяющихся документов системами на основе шаблонов, в которых пользователь отвечает на вопросы собеседования с помощью программного обеспечения или на экране ввода данных. Собранная информация затем заполняет документ, образуя хороший первый черновик». [1] Сегодняшние более совершенные системы автоматизации документов позволяют пользователям создавать свои собственные данные и правила (логику) без необходимости программирования.
Хотя программное обеспечение для автоматизации документов используется в основном в сфере юридических услуг , финансовых услуг и управления рисками , его можно использовать в любой отрасли, где создаются документы на основе транзакций. Хорошим примером использования программного обеспечения для автоматизации документов являются документы по коммерческой ипотеке . Типичная коммерческая ипотечная сделка может включать в себя несколько документов, в том числе:
Некоторые из этих документов могут содержать от 80 до 100 страниц с сотнями дополнительных абзацев и элементов данных. Программное обеспечение для автоматизации документов имеет возможность автоматически заполнять правильные переменные документа на основе данных транзакции. Кроме того, некоторые программы для автоматизации документов имеют возможность создавать наборы документов, в которых все связанные документы инкапсулируются в один файл, что упрощает и ускоряет обновление и совместную работу.
Более простые программные приложения, которые легче освоить, также можно использовать для автоматизации подготовки документов без излишней сложности. Например, Pathagoras позиционирует себя как система сборки документов «обычный текст, без полей». Менеджеры буфера обмена позволяют пользователю сохранять часто используемые фрагменты текста, организовывать их в логические группы, а затем быстро получать к ним доступ для вставки в конечные документы.
В логистике используется множество документов . Их называют: счета-фактуры , упаковочные листы /накладные/листы (манифесты), списки содержимого, квитанции, формы подтверждения прибытия / отчеты многих типов (например , MSDS , поврежденные товары, возвращенные товары, подробные/сводные и т. д.), импорт / экспорт , доставка , коносамент (BOL) и т. д. Эти документы обычно представляют собой контракты между грузополучателем и грузоотправителем , поэтому они очень важны как для сторон, так и для любого посредника, например, сторонней логистической компании (3PL) и правительств . Обработка документов в центрах логистики , управления цепочками поставок и распределительных центров обычно выполняется вручную или полуавтоматически с использованием сканеров штрих-кодов , программного обеспечения и настольных лазерных принтеров . Некоторые производители высокоскоростных систем автоматизации документооборота автоматически сравнивают напечатанный лазером документ с заказом и либо вставляют, либо автоматически прикрепляют прилагаемый бумажник /сумку к транспортному контейнеру (часто это гибкий полиэтиленовый пакет или гофрированный картон /жесткий контейнер). Ниже приведены ссылки на видео с внешних веб-сайтов, демонстрирующие эти системы автоматизации документов. Защита конфиденциальности и кражи личных данных являются основными проблемами, особенно в связи с ростом электронной коммерции , Интернета / онлайн-покупок и каналов покупок (другие прошлые ссылки - это покупки по каталогам и по почте ), что делает более важным, чем когда-либо, гарантировать правильный документ. женат или связан с правильным заказом или доставкой каждый раз. Программное обеспечение, создающее документы: ERP , WMS , TMS , устаревшее промежуточное программное обеспечение и большинство пакетов бухгалтерского учета. [ нужна цитата ]
Ряд исследовательских проектов был направлен на более широкую стандартизацию и автоматизацию документов в грузовой отрасли . [2] [3]
Технологии автоматизации могут использоваться при производстве юридических документов, таких как трудовые договоры и документы по планированию недвижимости, возможно, с использованием онлайн-интерфейса или дерева решений. [4] В крупных юридических фирмах системы сборки документации часто используются для систематизации работы, например, путем создания сложных условий и первых проектов кредитных договоров. [5] [6]
С либерализацией рынка юридических услуг Великобритании, инициированной Законом о юридических услугах 2007 года [7], крупные учреждения расширили свои услуги, включив в них юридическую помощь своим клиентам. [8] [9] Большинство этих компаний используют некоторые элементы технологии автоматизации документов для предоставления юридических услуг по работе с документами через Интернет. [10] Это рассматривается как предвестник тенденции к коммерциализации, в результате которой такие технологии, как автоматизация документации, приводят к тому, что большие объемы юридических услуг с низкой прибылью «упаковываются» и предоставляются широкой аудитории. [11] [12] [13]
Страховые полисы и сертификаты, в зависимости от типа, страховые документы также могут состоять из сотен страниц и включать конкретную информацию о застрахованном. Обычно в прошлом пакеты страховых документов создавались путем а) набора писем в произвольной форме, б) добавления предварительно напечатанных брошюр, в) редактирования шаблонов и г) настройки графики с необходимой информацией, а затем ручной сортировки и вставки всех документы в один пакет и отправку их страхователю. Различные документы, включенные в один пакет, могут включать в себя следующие виды документов:
Чтобы собрать один пакет, может потребоваться много работы. В большинстве систем администрирования политики система генерирует какое-то заявление о политике в качестве отправной точки, но, возможно, ее придется настроить и дополнить другими необходимыми материалами.