Финансовое бюро — это бухгалтерский бизнес, чьей основной задачей является подготовка финансов для других предприятий. В Соединенных Штатах такие фирмы часто управляются сертифицированными бухгалтерами , хотя типичная финансовая процессинговая компания будет называть себя бюро, а не фирмой CPA, чтобы отличать свои финансы от общих налоговых и бухгалтерских услуг, которые обычно не предлагаются финансовыми бюро. Типичный клиент бюро — это малый бизнес — достаточно большой, чтобы финансы были сложными до такой степени, что это вызывало бы трудности, но все же достаточно маленький, чтобы не заслуживать собственного постоянного финансового отдела.
Задачи, которые обычно можно ожидать от всех финансовых бюро в США, следующие:
Могут быть предложены дополнительные условия, которые различаются в зависимости от фирмы.
В Соединенных Штатах принято и общепринято, что любые штрафы или обязательства, возникшие из-за ошибок бюро, несет само бюро. На практике они более успешны в снижении штрафов и других сборов, чем большинство других предприятий, в основном потому, что налоговые органы заинтересованы в успехе и долголетии бюро просто потому, что они облегчают работу налоговикам.
Существует несколько способов, которыми бюро может перевести деньги от клиента к людям, которым клиент должен заплатить. Самый простой способ — когда бюро печатает чеки на бланках чеков, печатая номер счета клиента в цифрах MICR в нижней части чека, в результате чего средства снимаются непосредственно с клиента при обналичивании чека. Другие бюро инициируют автоматизированные транзакции клиринговой палаты (ACH) от клиента и перечисляют платеж либо в электронном виде, либо в форме бумажных чеков на текущий счет бюро. Поскольку финансовые транзакции могут быть огромными (тысячи или сотни тысяч за платежный период на клиента), бюро часто считают, что проценты, полученные («плавающий») по этим суммам в промежуточный период, являются существенным источником дохода. Промежуточный период — это период времени между моментом получения средств от работодателя (клиента) и моментом обналичивания бумажных чеков или моментом наступления срока уплаты электронных платежей (в случае налогов).
В Соединенных Штатах существует несколько общенациональных сетей для финансовой обработки. Затем есть бесчисленное множество местных бюро, которые различаются по масштабу и размеру. Поскольку местные бюро, как правило, работают только в очень узкой географической области и часто считают себя конкурирующими с общенациональными гигантами, а не друг с другом, они часто объединяются и формируют альянсы и торговые ассоциации, посредством которых они делятся опытом и укрепляют свои переговорные позиции со своими поставщиками.
Существуют определенные и отчетливые воспринимаемые различия между обработкой финансов национальной сетью и местным бюро. Национальные сети имеют опыт за плечами и стандартный набор хорошо документированных процессов. Местные бюро различаются по своей способности удовлетворять особые потребности, они также добавляют уровень обслуживания, который может быть потерян на национальной арене. Местные бюро имеют возможности для удовлетворения конкретных местных и национальных потребностей. Это также особенно верно в регионах, потребности которых в значительной степени зависят от одной отрасли.
В дополнение к национальным и местным бюро, существуют также финансовые провайдеры, которые могут работать с любой отраслью, в отличие от провайдеров, которые поддерживают очень узкую или специализированную ориентацию на одну отрасль. Существование финансовых бюро для одной отрасли зависит от финансовой сложности самой отрасли и желания или необходимости обрабатывать уникальные требования. Компании всегда должны проявлять должную осмотрительность при выборе бюро и сравнивать как традиционных провайдеров, так и тех, кто сосредоточен на их отрасли.
В индустрии бюро США распространена практика покупки и перепродажи товаров с частной торговой маркой другим поставщикам для улучшения предложения. В частности, такие продукты, как табельные часы, карты «оплаты» банкоматов, сберегательные или кафетерийные планы , страхование компенсаций работникам и веб-сайты для ввода финансовых данных, на самом деле являются продуктами компаний, имеющих опыт в этих конкретных областях, и, как правило, брендируются так, чтобы клиент не знал о влиянии третьей стороны. Такой тип соглашения желателен для бюро, поскольку он позволяет им демонстрировать конкурентоспособный портфель, который соперничает с портфелем национальных сетей.
Предприятия могут принять решение передать свои финансовые функции на аутсорсинг, чтобы сократить расходы, связанные с содержанием штатных сотрудников, прошедших финансовое обучение, а также расходы на системы и программное обеспечение, необходимые для обработки финансов.
В Великобритании финансовые бюро будут заниматься всеми запросами HM Revenue & Customs и вопросами сотрудников. [1] Финансовые бюро также готовят отчеты для бухгалтерского отдела предприятий и расчетные листы для сотрудников, а также могут производить выплаты сотрудникам, если это необходимо. Некоторые могут решить, что меньшее или местное бюро может предложить более последовательный и персональный подход, чем крупное общенациональное бюро, которое имеет дело с несколькими тысячами финансовых компаний.
Еще одна причина, по которой многие британские компании передают аутсорсинг, заключается в постоянно растущей сложности финансового законодательства. [2] Ежегодные изменения в налоговых кодексах, PAYE и диапазонах национального страхования, а также все большее количество установленных законом платежей и вычетов, которые должны проходить через финансы, часто означают, что нужно быть в курсе многих событий, чтобы поддерживать соответствие действующему законодательству. В отличие от США, штрафы и взыскания за проблемы соответствия остаются обязанностью работодателя, даже если он передал свое администрирование на аутсорсинг.
В основе каждого бюро лежит компьютерная система, которая выполняет расчеты. Программное обеспечение бюро создается исключительно для финансовых специалистов и имеет одну цель: массовое производство точных финансовых отчетов для многих компаний одновременно. В Соединенных Штатах существует лишь несколько поставщиков программного обеспечения для бюро, и выбор компьютерной системы, используемой бюро, часто является решающим фактором для их клиентов, поскольку выбор программного обеспечения часто определяет то, что бюро может регулярно предоставлять. Выбор программного обеспечения также важен, поскольку отраслевые ассоциации бюро часто формируются на основе выбора программного обеспечения, поскольку они, как правило, сталкиваются с теми же проблемами и предлагают то же самое тем же способом.
Распространенная мудрость «чем новее, тем лучше», применимая к большинству программного обеспечения, не применима в индустрии бюро. Из-за сложности и возможности дорогостоящих ошибок, которые сопутствуют перемещению клиентов с одной системы на другую, очень часто старое программное обеспечение используется так же часто, как и новое. Клиенты, как правило, нетерпимы к ошибкам, просто потому, что финансы — это дело с большими деньгами, которое может стать очень дорогим, когда допускаются ошибки, — и это приводит к значительной опаске со стороны бюро, чтобы просто перейти с одного программного пакета на другой. Программный пакет бюро, который используется уже десять лет, может быть основан на устаревших операционных системах, таких как DOS , и не иметь функциональности Интернета, но, с другой стороны, такое программное обеспечение имеет преимущество проверенной истории и реального опыта его использования.