Сотрудничество в облаке — это метод совместного использования и совместного создания компьютерных файлов с помощью облачных вычислений , при котором документы загружаются в центральное «облако» для хранения [1] , где затем к ним могут получить доступ другие пользователи. Технологии облачной совместной работы позволяют пользователям загружать, комментировать и совместно работать над документами и даже вносить изменения в сам документ, развивая его. [2] В последние несколько лет предприятия все чаще переходят на использование облачных технологий для совместной работы.
Облачные вычисления — это маркетинговый термин, обозначающий технологии, которые предоставляют программное обеспечение , доступ к данным и услуги хранения , которые не требуют от конечного пользователя знания физического местоположения и конфигурации системы, предоставляющей эти услуги. Параллель этой концепции можно провести с электросетью , где конечные пользователи потребляют электроэнергию без необходимости разбираться в составных устройствах или инфраструктуре, необходимой для использования этой технологии.
Сотрудничество означает способность работников одновременно работать над определенной задачей. Совместная работа над документами может осуществляться лично. Однако совместная работа стала более сложной из-за необходимости работать с людьми со всего мира в режиме реального времени над различными типами документов, используя разные устройства. В докладе 2003 года были обозначены пять причин, по которым работники не хотят больше сотрудничать. [3] Это:
В результате многие провайдеры создали инструменты для совместной работы в облаке. К ним относятся интеграция оповещений по электронной почте в программное обеспечение для совместной работы и возможность видеть, кто просматривает документ в любое время. Все инструменты, которые могут понадобиться команде, объединены в одно программное обеспечение, поэтому работникам больше не придется полагаться на электронную почту. [ нужна цитата ]
До появления программного обеспечения для совместного использования файлов и совместной работы в облаке большая часть совместной работы ограничивалась более примитивными и менее эффективными методами, такими как электронная почта и FTP, среди прочего, где каждое изменение файла сохранялось на локальном жестком диске или в локальной сети , и их приходилось передавать вручную. с другими пользователями. Когда два или несколько человек одновременно изменяли файл, они не могли просматривать дополнения друг друга до тех пор, пока не сохранят файл и не поделятся им.
Очень ранние шаги в области облачных вычислений были предприняты компанией Amazon Web Services , которая в 2006 году начала предлагать предприятиям услуги ИТ-инфраструктуры в форме веб-сервисов . Облачные вычисления начали приобретать известность только в 2007 году, когда Google решила переместить часть своей службы электронной почты в общедоступное облако. [4] Вскоре IBM и Microsoft последовали этому примеру, выпустив LotusLive и Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) соответственно. С увеличением количества услуг облачных вычислений возможность совместной работы в облаке получила возможность развиваться. С 2007 года в отрасль вошли многие фирмы, предлагающие множество функций .
Многие аналитики [ кто? ] объясняют рост сотрудничества в облаке, указывая на все более широкое использование работниками неавторизованных веб-сайтов и онлайн-инструментов для выполнения своей работы. Это включает в себя использование мгновенных сообщений и социальных сетей . В опросе, проведенном в начале 2011 года, 22% работников признались, что использовали один или несколько внешних неавторизованных веб-сайтов. [5] Пакеты для совместной работы в облаке обеспечивают возможность совместной работы над документами в режиме реального времени, что делает ненужным использование несанкционированного обмена мгновенными сообщениями . ИТ-менеджеры теперь могут должным образом регулировать сотрудничество через Интернет с помощью системы, специально разработанной для офиса.
Сотрудничество в облаке имеет важное значение для ИТ-подразделений, где все больше мобильных сотрудников и виртуальных рабочих мест нуждаются в доступе к данным, где бы они ни находились, будь то через интернет-браузер или с помощью новых технологий, таких как смартфоны и планшетные устройства.
В технологической отрасли произошло несколько крупных изменений парадигмы из-за совместного программного обеспечения:
Каждая из этих революций принесла с собой новую экономию за счет масштаба . Стоимость транзакции, стоимость автоматизации офисных и настольных процессов и, наконец, стоимость пропускной способности сети быстро упали и позволили бизнес-пользователям более широко применять решения ИКТ для создания ценности для бизнеса. [ нужна цитата ] Большинство аналитиков (Forrester, Gartner и т. д.) считают, что облачные вычисления открыли следующую волну технологических инноваций в бизнесе.
В эпоху мэйнфреймов клиент/сервер изначально рассматривался как «игрушечная» технология, не пригодная в качестве замены мэйнфреймам. Тем не менее, со временем технология клиент/сервер нашла свое применение на предприятиях. Аналогичным образом, когда технология виртуализации была впервые предложена, проблемы совместимости приложений и потенциальная привязка к поставщику были названы препятствиями для внедрения. Тем не менее, лежащая в основе этого экономия в размере 20–30 процентов вынудила ИТ-директоров преодолеть эти опасения, и внедрение быстро ускорилось. [6]
Ранние инструменты для совместной работы в облаке были довольно простыми и имели ограниченные функции. Новые пакеты гораздо более ориентированы на документы в своем подходе к совместной работе. Более сложные инструменты позволяют пользователям «помечать» определенные области документа для комментариев, которые в реальном времени доставляются тем, кто просматривает документ. [7] В некоторых случаях программное обеспечение для совместной работы может даже быть интегрировано в Microsoft Office, [8] или позволять пользователям организовывать видеоконференции.
Более того, сейчас наблюдается тенденция, когда компании используют один программный инструмент для решения всех своих задач в области совместной работы, вместо того, чтобы полагаться на множество различных методов. Поставщики услуг совместной работы в одном облаке теперь заменяют сложную путаницу мессенджеров, электронной почты и FTP. [9]
Совместная работа в облаке сегодня пропагандируется как инструмент внутреннего сотрудничества между различными отделами внутри фирмы, а также как средство обмена документами с конечными клиентами для получения обратной связи. Это делает облачные вычисления очень универсальным инструментом для компаний, использующих множество различных приложений в бизнес-среде. [ нужна цитата ]
Лучшие инструменты для совместной работы в облаке: [10]
В отчете Gartner за 2011 год изложена пятиэтапная модель зрелости компаний, когда дело доходит до внедрения облачных инструментов для совместной работы. [11] Фирма на первом этапе считается «реактивной», имея только электронную почту в качестве платформы для сотрудничества и культуру, которая сопротивляется обмену информацией. Фирма, находящаяся на пятом этапе, называется «всепроникающей» и имеет универсальный доступ к богатому набору инструментов сотрудничества и сильной культуре сотрудничества. В статье утверждается, что большинство фирм находятся на втором этапе, но поскольку сотрудничество в облаке становится все более важным, большинство аналитиков ожидают, что большинство фирм продвинутся вверх по модели.