Поэтапное внедрение или поэтапное внедрение — это стратегия поэтапного внедрения инновации (т. е. информационных систем , новых технологий, процессов и т. д.) в организации, так что разные части организации реализуются в разные последующие временные интервалы. Поэтапное внедрение — это метод перехода от существующей системы к новой, который происходит поэтапно. [1] [2] [3] Другие используемые концепции: поэтапное преобразование, поэтапный подход, поэтапная стратегия, поэтапное внедрение и поэтапное преобразование. Другие методы переключения системы включают прямое переключение и параллельную работу .
Информационные технологии произвели революцию в способах работы в организациях. [4] С внедрением высокотехнологичных систем планирования ресурсов предприятия (ERP), систем управления контентом (CMS), систем управления взаимоотношениями с клиентами и поставщиками (CRM и SRM) возникла задача внедрить эти системы в организациях, которые собираются чтобы использовать его. В следующей статье будет обсуждаться лишь малая часть того, что необходимо или можно сделать при внедрении такой системы в организации.
Поэтапный подход предполагает преобразование поэтапно. Для реализации необходим тщательно продуманный сценарий начала использования новой системы. И на каждом этапе приходится инструктировать сотрудников и других пользователей. Старая система заменяется новой системой заранее определенными шагами, пока она полностью не переполнится. Фактическая установка новой системы будет осуществляться несколькими способами, для каждого модуля или для каждого продукта, и может быть выполнена в нескольких экземплярах. Это можно сделать, представив некоторые функциональные возможности системы раньше остальных или представив некоторые функциональные возможности определенным пользователям, прежде чем знакомить их со всеми пользователями. Это дает пользователям время справиться с изменениями, вызванными системой.
Обычно создается группа внедрения, которая перемещается из отдела в отдел. Двигаясь, команда учится и таким образом приобретает опыт и знания, так что каждая последующая реализация будет намного быстрее, чем первая.
Техника визуализации, используемая в этой статье, разработана группой O&I Университета Утрехта . [5] Техника описана в следующей Wiki: Техника метамоделирования .
Как видно на рисунке 1, поэтапное внедрение имеет цикличный характер. Каждый отдел, который должен быть подключен к системе, проходит один и тот же процесс. Сначала на основе предыдущих сеансов обучения устанавливаются уровни безопасности (см. ITIL ). Таким образом, каждый уникальный пользователь имеет свой собственный профиль, который описывает, какие части системы видны и/или могут использоваться этим конкретным пользователем. Затем документ и политика документируются. Все процессы и процедуры описаны в описаниях процессов, могут быть в бумажном виде или в интранете. Затем изображается фактическое преобразование. Как описано в приведенном выше тексте, определенные отделы и/или части организации могут быть реализованы в разных временных интервалах. На рисунке 1 это изображено путем внедрения дополнительного модуля или даже целого продукта. HRM требуются другие модули ERP-системы, чем «Финансы» (модуль), или «Финансам» может потребоваться дополнительный пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета (Продукт). Настройка системы происходит для решения существующих проблем. После завершения разговора с определенным отделом цикл начинается заново, и можно начать разговор с другим отделом или группой пользователей. Если все отделы или части организации согласованы и система полностью внедрена, система официально доставлена в организацию, а группа внедрения может быть распущена.
Поэтапное внедрение позволяет внедрять готовые модули одновременно с программированием других будущих модулей. Это делает сценарий реализации более важным, поскольку некоторые модули зависят друг от друга. Для решения этих проблем можно использовать методы управления проектами. См. раздел «Техники» ниже.
Однако фактическое внедрение системы пользователями может оказаться более проблематичным. Система может работать нормально, но если ею не пользоваться, она бесполезна. Отношение пользователей к системе основывается на первом опыте. [4] Поскольку это создает дополнительный вес при первом взаимодействии, разработчики должны позаботиться о том, чтобы первое взаимодействие было особенно приятным.
В методе, используемом в этой статье, каждое ПОНЯТИЕ требует надлежащего определения, которое желательно скопировать из стандартного глоссария, источник которого указан, если применимо. Все названия КОНЦЕПТОВ в тексте пишутся с заглавной буквы. В таблице 1 представлен список определений понятий.
Таблица 1: Концептуальная схема
Метод поэтапного внедрения имеет определенные плюсы, минусы и риски [8] [4]
Плюсы:
Минусы:
Риски:
Следующие разделы дополняют запись о внедрении (реализации программного обеспечения) и относятся только к поэтапному внедрению:
Конфигурация и спецификация аппаратного обеспечения, используемого устаревшей системой и для запуска новой системы, указаны в спецификациях аппаратного обеспечения. Конфигурация оборудования проверяется на предмет правильного функционирования. Об этом сообщается в отчете о конфигурации оборудования. Конфигурация и спецификация существующего программного обеспечения, т. е. устаревшей системы и будущей новой системы, четко прописаны, чтобы обеспечить правильное функционирование после установки системы. [9] Ключом к реализации является указание уже установленной системы. Какие части или даже целые системы будут переняты новой системой? Обо всем этом сообщается в отчетах об установке и тестировании программного обеспечения. Фактическая установка программного обеспечения новой системы также осуществляется здесь, в ограниченном пространстве, для поддержки учебных занятий, описанных в следующем разделе.
В ходе системного обучения пользователи научатся нажимать клавиши и выполнять операции, необходимые для работы системы. [6] Пилот тестирует работу систем и проверяет понимание системы пользователями. Команда проекта создает скелетонизированную среду тестирования бизнес-кейсов, в которой бизнес-процессы выполняются от начала, когда заказ клиента получен, до конца, когда заказ клиента отгружается. Обучение как таковое недостаточно для внедрения информационной системы. У пользователей есть потребности в обучении. [4] Эмоциональным руководством являются известные потребности в обучении. Пользователям необходимо совершать эмоциональные шаги, чтобы совершать когнитивные шаги. Если они боятся системы из-за того, что с ней сложно обращаться, они, возможно, не смогут понять когнитивные шаги, необходимые для успешного выполнения задач.
В области реализации используется несколько методик. Хорошо известным методом, специально ориентированным на область реализации, является метод Регаты Согети . Другими методами являются метод внедрения SAP, адаптированный для внедрения систем SAP . Системы устанавливаются разными способами. В разных организациях могут быть свои собственные методы. При внедрении системы она считается проектом и поэтому должна рассматриваться как таковая. В этой области используются хорошо известные теории и методы, такие как метод PRINCE2 со всеми лежащими в его основе методами, такими как диаграмма PERT , диаграмма Ганта и методы критического пути .
Внедрение EMR в Группе университетских врачей (UPG) в Стейтен-Айленде и Бруклине , Нью-Йорк .
Группа университетских врачей в Нью-Йорке осуществила полную техническую установку пакета программного обеспечения EMR (электронная медицинская запись). UPG обнаружила, что некоторые поставщики пакета EMR рекомендовали развертывание, которое будет осуществляться «все за один», также называемое «Большой взрыв». Но они обнаружили, что Большой взрыв мог ошеломить врачей и персонал из-за следующих факторов:
Таким образом, они выбрали поэтапный подход: « Таким образом, поэтапное внедрение дало нам наибольшие шансы на успех, принятие сотрудниками и возможность ожидаемого возврата инвестиций после полного внедрения системы. (Дж. Хайман, доктор медицинских наук)
Была также группа, которая несколько неохотно относилась к любым новым системам. Познакомив с системой некоторых первых пользователей, позднее большинство сможет познакомиться с системой. [10] Как это было введено поэтапно в организации. За цикл (см. рисунок 5, А) в систему вводился УПГ.
В качестве примера представьте себе супермаркет. В этом супермаркете кассовая система обновляется до более новой версии. Представьте себе, что на новую систему переведены только кассы овощного отдела, а остальные стойки продолжают работать по старой системе. Если новая система не будет работать должным образом, это не будет иметь значения, поскольку компьютеризирована лишь небольшая часть супермаркета. Если это сработает, сотрудники смогут по очереди работать на овощных прилавках, чтобы попрактиковаться в использовании новой системы.
После того, как овощной отдел заработает идеально, следующим может стать мясной отдел, затем кондитерский и так далее. В конце концов все прилавки в системе супермаркетов будут введены в эксплуатацию, и все заработает. Это занимает много времени, поскольку до завершения переключения работают две системы. Тем не менее, супермаркету никогда не грозит закрытие, и все сотрудники могут пройти тщательную подготовку по работе с новой системой, так что это гораздо более удобный метод.