Секретарь , помощник по административным вопросам , помощник руководителя , личный секретарь [4] или другие подобные должности — это человек, чья работа заключается в поддержке руководства , включая руководителей, с использованием различных навыков управления проектами , оценки программ , общения и/или организационных навыков внутри компании. область управления . В сфере административной поддержки можно получить разнообразный опыт работы, начиная от стажировки , начального уровня , младших, младших, средних и старших уровней заработной платы с должностями практически во всех отраслях, особенно среди белых воротничков .
Функции личного помощника могут полностью выполняться для оказания помощи одному другому сотруднику или могут приносить пользу более чем одному сотруднику. В других ситуациях секретарем является должностное лицо общества или организации, которое занимается перепиской, принимает новых членов, организует официальные встречи и мероприятия. Но эту роль не следует путать с ролью исполнительного секретаря , секретаря кабинета министров , например членов кабинета министров , носящих титул «секретаря», или секретаря компании , которые отличаются от помощника по административным вопросам. [5] [6] [7]
Секретарь, также известный как личный помощник (PA) или помощник по административным вопросам , может иметь множество административных обязанностей. Титул «секретарь» используется не так часто, как в прошлые десятилетия, а обязанности изменились в ответ на технологический век, требующий знаний в области программного обеспечения, такого как пакет приложений Microsoft Office . Обязанности могут варьироваться в зависимости от характера и размера компании или организации и могут включать в себя управление бюджетом, ведение бухгалтерского учета, участие в телефонных звонках, обслуживание посетителей, поддержание веб-сайтов, организацию поездок, планирование мероприятий и подготовку отчетов о расходах. Секретари могут также управлять всеми административными деталями проведения конференции или встречи высокого уровня и нести ответственность за организацию питания во время обеденного совещания. Часто руководители просят своего помощника вести протоколы совещаний и готовить документы для рассмотрения. [11] Помимо ведения протокола, секретарь может нести ответственность за ведение всех официальных отчетов компании или организации. [6] Секретарь также считается «офис-менеджером».
Сегодня многие секретари также проводят исследования, брифинги, пишут меморандумы , написание контента , занимаются управлением проектами , оценкой программ , управлением заинтересованными сторонами , выполняют обязанности по обслуживанию клиентов , разрабатывают и поддерживают офисные системы, включая управление и хранение данных, проводят предварительные исследования и представляют результаты, производят документы, такие как официальные документы и серая литература , выполнять конкретные проекты, брать на себя некоторые обязанности менеджера, участвовать в процессах принятия решений, решать задачи по связям с общественностью и / или логистику и закупки, а также широкий спектр других обязанностей, связанных с их конкретной отрасли.
В бизнесе многие должностные инструкции частично совпадают. Однако, хотя помощник по административным вопросам — это общий термин, не обязательно подразумевающий непосредственную работу на начальника, секретарь обычно является ключевым лицом для выполнения всех административных задач, и его часто называют «привратником». Другие названия, описывающие должности, аналогичные должностям традиционного секретаря или пересекающиеся с ними, — это координатор офиса, исполнительный помощник, офис-менеджер и административный специалист.
Его следует отличать от секретаря компании , старшей должности в компании, ответственной за соблюдение законодательных и нормативных требований.
Работа исполнительного помощника (иногда называемого помощником по управлению) сильно отличается от работы помощника по административным вопросам. Во многих организациях помощник руководителя занимает высокопоставленную должность в административной иерархии. Помощники руководителя работают на должностное лицо или руководителя компании (как в частных, так и в государственных учреждениях компании) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на направление деятельности таких организаций. Таким образом, исполнительные помощники играют роль в принятии решений и определении политики. Исполнительный помощник выполняет обычные функции по управлению корреспонденцией, подготовке исследований и общению, часто с одним или несколькими помощниками по административным вопросам или помощниками по планированию, которые подчиняются ему или ей. Помощник руководителя также действует как «привратник», понимая в разной степени требования руководителя и имея возможность благодаря этому пониманию решать, какие запланированные мероприятия, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения обязанностей руководителя. время.
Помощник руководителя может время от времени выступать в качестве доверенного лица руководителя, представляя его/ее/их на собраниях или при общении, а также руководя проектом подготовки отчетов или других результатов в отсутствие руководителя. Помощник руководителя отличается от помощника по административным вопросам (работа, которая часто является частью карьеры помощника руководителя) тем, что от него ожидается более высокая степень деловой хватки, способность управлять проектами, а также способность влиять на других от имени руководителя. В прошлом помощники руководителей должны были иметь только диплом средней школы, но все чаще для работы требуется степень бакалавра [15] в любой области обучения или при соблюдении образовательных требований в конкретной отрасли могут потребоваться специальные знания в конкретной области. области обучения через степень бакалавра, соответствующие отрасли работодателя или роли подразделения в организации.
.jpg/1280px-P20211006AS-1410_(51760514492).jpg)
В Министерстве обороны США звание военного помощника (MA) или исполнительного помощника (EA) обычно занимают полковники армии, военно-воздушных сил и морской пехоты , подполковники , а также старшие майоры и капитаны ВМФ , командиры и старшие лейтенанты-командующие. которые оказывают непосредственную поддержку министру обороны , заместителю министра обороны и другим должностным лицам гражданской обороны вплоть до уровня заместителя помощника министра обороны , а также генеральным офицерам или флагманам .
У министра обороны также есть генерал-лейтенант или вице-адмирал в качестве старшего военного помощника.
Как и их гражданские коллеги, ИА также являются ресурсом в принятии решений, определении политики и будут осуществлять руководящий надзор за всем военным и гражданским персоналом, поддерживающим гражданского чиновника, генерального офицера или флагманского офицера. ЭА часто взаимозаменяемы с другими старшими офицерами аналогичного звания, имеющими звание начальника штаба в других службах, возглавляемых флагманом или генералом. В случае объединенных боевых командований и основных командований войск начальник штаба часто сам является генералом или флагманом, обычно на уровне 1 или 2 звезды, но его или ее не следует путать с Офицеры с 4 звездами, имеющие звание начальника штаба армии или начальника штаба ВВС . [16]
В годы взрослой жизни бэби-бумеров и некоторых представителей старшего поколения X секретари обычно приходили в профессию только после получения аттестата средней школы, дополненного обучением на рабочем месте, без формального послесреднего образования, степени высшего образования. или предыдущий опыт профессиональной деятельности , в отличие от последующих поколений в 21 веке.
Работодатели уже давно отдают предпочтение незамужним женщинам, и эта идея нашла отклик у правительств и профсоюзов, когда рабочих мест было мало в трудные экономические времена. В 1930-е годы в Соединенных Штатах как ряд штатов, так и федеральное правительство пытались законодательно исключить замужних женщин с рынка труда, находя поддержку со стороны профсоюзов, продвигающих «семейную заработную плату» - заработную плату, равную заработной плате замужней женщины, у мужа было достаточно дохода, чтобы поддерживать и жену по дому, и кучу детей. [17] Все законодательные инициативы, направленные на создание правовой основы для такой дискриминации, в конечном итоге провалились. Но даже не имея на это законных оснований, работодатели пытались отстранить замужних женщин от трудоустройства. По данным опроса 1940 года, 40 процентов из 485 опрошенных американских компаний заявили, что у них есть четкая политика, запрещающая замужним женщинам работать на них. [18] Причина заключалась в том, что замужние женщины в любом случае вскоре уйдут со своих должностей, и если они останутся на своих должностях из-за своих домашних и семейных обязанностей, они не будут уделять своей оплачиваемой работе того внимания, которое уделяла бы незамужняя женщина. Поэтому многие женщины, работающие в офисе, лгали о своем семейном положении. [19] До середины 1970-х годов, когда карьерные возможности женщин начали расширяться, навыки стенографии и набора текста давали им возможность найти работу с этими навыками, даже если они получили образование, которое дало бы им другую работу, если бы этого не произошло. за гендерную дискриминацию. [20] По сравнению с работой медсестрой или учителем, требования для поступления на профессию секретаря были низкими: единственными навыками, необходимыми для этой должности, были навыки стенографии и набора текста. После окончания средней школы или достижения разрешенного возраста для приема на работу, при необходимости, можно было пройти курсы продолжительностью в несколько недель, чтобы научиться стенографировать и печатать, что способствовало поступлению на должность секретаря стенографического или письменного пула; такие школы или частные школы, предлагающие, например, курсы набора текста, существовали еще в 1880-х годах. [21] Очень быстро эти курсы стали посещать преимущественно женщины. 25 процентов студентов Чикагского Метрополитен-бизнес-колледжа в 1892/1893 учебном году были женщинами, однако на курсах стенографии и машинописи 90 процентов студентов были женщинами. [22]
Роль секретаря возникла в европейской церковной и государственной бюрократии, когда аспекты роли канцлера стали отчетливыми и включали управление работой ряда клерков, собравшихся в канцелярии . С эпохи Возрождения до конца XIX века мужчины, участвовавшие в повседневной переписке и деятельности сильных мира сего, носили титул секретаря.
Со временем, как и многие титулы, этот термин стал применяться к большему количеству разнообразных функций, что привело к появлению составных названий, которые лучше определяли различные секретарские функции, например, генеральный секретарь или финансовый секретарь . Просто слово «секретарь» по-прежнему использовалось либо как аббревиатура, если это ясно из контекста, либо для относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного лица (лиц), либо индивидуально, либо в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности стали более женственными и распространенными по мере увеличения бюрократии в государственном и частном секторах, для их описания также были придуманы новые слова, такие как личный помощник.
В 1840-х и 1850-х годах появились коммерческие школы, в которых студенты мужского и женского пола обучались навыкам, необходимым для работы на канцелярских должностях. [23] В 1870 году сэр Исаак Питман основал школу, где студенты могли получить квалификацию стенографистов для «профессиональных и коммерческих людей». Первоначально эта школа предназначалась только для учеников мужского пола. В 1871 году в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, а к 1890-м годам их число выросло до 500. [24]
В 1880-х годах, с изобретением пишущей машинки , на эту работу стало выходить больше женщин, и в последующие годы, особенно после Первой мировой войны , роль секретаря стала в первую очередь ассоциироваться с женщинами. К 1930-м годам на должность секретарей приходило меньше мужчин.
В целях повышения профессионализма среди секретарей США в 1942 году была создана Национальная ассоциация секретарей . Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников под названием «Экзамен для сертифицированных профессиональных секретарей» (CPS). Впервые оно было введено в 1951 году.
К середине 20-го века потребность в секретарях была велика, и в офисах и организациях имелся большой резерв секретарей . В некоторых случаях спрос был достаточно велик, чтобы стимулировать набор секретарей из-за границы; в частности, часто существовал устойчивый спрос на молодых британских женщин, приезжающих в США и занимающих временные или постоянные секретарские должности. [25] Для помощи секретарям из-за границы было создано несколько организаций, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциация британских секретарей в Америке . [26]
В 1952 году Мэри Барретт, президент Национальной ассоциации секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент корпорации «Диктафон», и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфусс учредили специальный праздник «День секретаря» , чтобы отметить тяжелую работу сотрудников офиса. Праздник прижился, и теперь в четвертую неделю апреля его отмечают в офисах по всему миру. Она была переименована в « Неделю административных специалистов », чтобы подчеркнуть возросшую ответственность сегодняшних секретарей и других административных работников, а также чтобы не смущать тех, кто считает, что слово «секретарь» относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.
В 20 веке, с распространением пишущих машинок, стенография стала конкурировать со стенографией. Таким образом, машинопись стала прерогативой женщин, вдов или относительно хорошо образованных молодых девушек, первоначально из среднего класса или мелкой буржуазии, а затем из рабочего класса с появлением профессии между двумя мировыми войнами, когда женщины захватили эти нововведения. [27] [28]
До недавних лет профессия секретаря в первоначальном понимании часто в коллективном воображении была подвержена стереотипам и уничижительным коннотациям. Действительно, секретарская работа легко ассоциировалась с малоценной, неблагодарной и плохо оплачиваемой работой, такой как подача кофе начальству, изготовление фотокопий или хранение черновых документов. Кроме того, когда-то эту профессию выполняли почти исключительно женщины, и в предыдущие десятилетия она считалась работой «розовых воротничков» , но в 21 веке многие работодатели начали переклассифицировать многие должности начального уровня , включая должности «белых воротничков» , которые исторически занимали мужчины в десятилетия назад в качестве секретаря, помощника по административным вопросам или помощника по программе. [27] [28]
Этот термин происходит от латинского слова secernere , «отличать» или «отделять», страдательного причастия ( secretum ), означающего «отделенный», с возможным значением чего-то частного или конфиденциального, как в случае с английским словом. секрет. Таким образом , секретарем был человек, конфиденциально наблюдавший за бизнесом, обычно в пользу влиятельного человека (короля, папы и т. д.). Поскольку в обязанности современного секретаря часто по-прежнему входит работа с конфиденциальной информацией, буквальное значение его должности по-прежнему сохраняется. [29]
{{cite web}}: CS1 maint: bot: исходный статус URL неизвестен ( ссылка )
