Архивная обработка — это акт обследования, упорядочивания, описания и выполнения основных действий по сохранению записанных материалов отдельного лица, семьи или организации после их постоянной передачи в архив. Человек, занимающийся этой деятельностью, известен как архивный процессор, архивный техник или архивист .
В идеале, когда архив получает коллекцию документов или группу записей, они должны быть организованы создателем (исходным лицом, лицами или организацией, которые создали или собрали коллекцию или записи) и упакованы для перемещения в архив таким образом, чтобы этот порядок был сохранен. Однако коллекции и группы записей часто полуорганизованы и иногда не имеют какой-либо заметной организации. Наблюдение за организацией доставленных материалов, навязывание организации там, где ее не хватает, а затем описание организованного материала — это задачи, охватываемые терминами «архивная обработка», «организация и описание», «архивное перечисление» или «каталогизация». [1]
Первым шагом в архивной обработке является обследование коллекции. Целью обследования является получение представления об оригинаторе, определение контекста создания коллекции, наблюдение за общим размером и объемом материала, выяснение наличия ограничений доступа к коллекции, обнаружение любых существующих вспомогательных средств поиска, представленных вместе с коллекцией, и обнаружение любой базовой организационной схемы в коллекции или группе записей. [2]
Обследования коллекций должны проводиться с учетом архивного принципа respect des fonds . В соответствии с respect des fonds , что можно перевести как «принимая во внимание всю коллекцию», [3] обследование должно включать деятельность по выяснению того, являются ли имеющиеся материалы всеми или только частью всего фонда . Если архивист находится в хранилище, в котором хранятся другие части фонда , он или она должны составить план работы, который охватывает или, по крайней мере, признает весь набор материалов от одного и того же создателя.
Обследование коллекций — это строго наблюдательная задача, без внесения каких-либо изменений или перегруппировок материалов. [4] Поскольку многим организациям требуется использование шаблона или рабочего листа для обеспечения полноты и последовательности обследований, типичными конечными продуктами обследования коллекции являются заполненный рабочий лист обследования и план обработки. [5] После завершения обследования материалы могут быть предоставлены исследователям без дополнительной обработки, сохранены для будущей обработки при наличии ресурсов или переданы на обработку немедленно.
Размещение материалов должно осуществляться с учетом двух архивных принципов, которые подпадают под понятие respect des fonds : происхождение и первоначальный порядок .
Согласно принципу происхождения, материалы создателя должны храниться вместе и отдельно от материалов других создателей. Согласно правилам происхождения, сохранение материалов должно включать в себя обеспечение их совместного поиска и извлечения (известное как их интеллектуальное расположение) и может включать в себя их физическое хранение вместе, если это практично. Кроме того, если материалы перешли из рук в руки после создателя, происхождение элемента включает всех тех, кто пришел после создателя, и любые изменения, которые они вносят в коллекцию, такие как вставки, удаления, перестановки. [6]
Согласно принципу изначального порядка, расположение материалов создателем имеет ценность, поскольку оно отражает то, как изначально использовалась и осуществлялся доступ к коллекции, а также то, как записи соотносятся друг с другом, что может информировать об изначальной цели записей. [5] В зависимости от коллекции перегруппировка материалов может не потребоваться, если, по-видимому, был сохранен логический изначальный порядок, расположение дает контекстные подсказки о цели записей и расположение не мешает исследователю получать доступ к материалам. [7] Если перегруппировка необходима, архивные обработчики будут располагать материалы на уровне коллекции, серии, подсерии, коробки, папки или элемента. [5] Уровень расположения определяется рядом факторов, которые включают, помимо прочего, упорядоченность материала, вероятный интерес исследователя и исследовательскую ценность коллекции, [2] а также политику и ресурсы репозитория.
Если требуются задачи по организации, организация является первым этапом физической обработки материалов после обследования. В дополнение к перегруппировке материалов, может также быть прополка материала, который не соответствует правилам сбора хранилища, а также мероприятия по сохранению, описанные ниже. [8]
Обычно предпринимаются попытки дать более подробные описания, чем те, которые получаются в результате обзора коллекции материала. Помимо обзора, лицо, обрабатывающее коллекцию, может создать список «серий» [9] и «подсерий», [10] список содержимого коробок (также называемый описанием на уровне коробок), списки папок (описание на уровне папок) или даже полные инвентарные описи [11] , которые включают административные истории или биографические заметки, заметки о сфере применения, информацию о приобретении и информацию об обработке архивной обработки, которую получил материал. [12] [13] Некоторые репозитории проводят описание на уровне элементов выбранных документов в коллекции или группе записей, если исследовательская ценность считается чрезвычайно высокой, ожидается интенсивное использование или повышен риск кражи. [5]
Письменное описание коллекции в общем называется поисковым средством . Основная цель поискового средства - облегчить доступ к коллекции материалов пользователями, [14] а также может быть полезным для других архивистов, которые предоставляют справочные услуги по материалам в настоящее время и в будущем. Самые ранние поисковые средства были известны как " календари " и, как правило, состояли из списка отдельных документов в хронологическом порядке, что было предпочтительным организационным методом историков, которые были их основными пользователями в то время. [15] [16] В настоящее время используемые формы поисковых средств различаются по длине и делятся на несколько категорий по типу, при этом инвентарь преобладал в конце 20-го и начале 21-го веков. Многие архивы размещают свои поисковые средства в Интернете, чтобы расширить доступ к своим фондам, и некоторые из них закодированы (см. раздел Стандарты ниже) для облегчения распознавания поисковыми системами . [5] [17]
Архивное описание регулируется несколькими стандартами , некоторые из которых являются национальными, а некоторые — международными. ISAD(G) — Общий международный стандарт архивного описания — определяет элементы, которые должны быть включены в поисковое средство. Также применяются и другие стандарты содержания. В Соединенных Штатах имена собственные могут быть проверены по файлам полномочий по именам Библиотеки Конгресса , а заголовки предметов взяты из LCSH . Жанровые термины часто берутся из тезауруса по искусству и архитектуре . Многие поисковые средства закодированы ( размечены ) в XML ; в таких случаях можно использовать стандарт кодированного архивного описания (EAD). Кроме того, репозитории могут следовать местным практикам, разработанным для того, чтобы поисковые средства служили их конкретной миссии.
Общество американских архивистов (SAA) опубликовало ряд передовых практик для американских архивистов; две важные из них — это Архивы, личные документы и рукописи , часто сокращенно APPM, и Описание архивов: стандарт содержания (DACS). [18] Публикация SAA Стандарты архивного описания: Справочник содержит обзор соответствующих стандартов для всех этапов архивирования и обработки рукописей. Группа исследовательских библиотек опубликовала документ о передовых практиках для использования с EAD.
Ассоциация архивов и записей , британский эквивалент SAA, опубликовала ряд рекомендаций для британских архивистов по различным темам: от хранения школьных записей до исторических бухгалтерских записей. [19]
Австралийское общество архивистов опубликовало в 2004 году работу «Описание архивов в контексте: руководство по австралазийской практике» , которая представляет собой основу для описания с использованием австралийской системы серий . [20] Описание серий основано на приоритете серий как основы для упорядочивания и описания, а не на фондах, как это принято в других юрисдикциях.
Архивная обработка часто включает в себя базовые методы сохранения , такие как удаление скоб и скрепок, размещение материалов в бескислотных папках и коробках, изоляция кислотных материалов для предотвращения миграции кислоты, фотокопирование поврежденных или кислотных документов и разворачивание бумаг. [21] В последние несколько лет в архивах и хранилищах рукописей наблюдается тенденция пробовать новые способы сокращения задержек и предоставления доступа к материалам как можно быстрее, описанная и поощряемая в статье 2005 года « Больше продукта, меньше процесса: модернизация традиционной архивной обработки » Марка А. Грина и Денниса Мейсснера. [1] Их метод препятствует этим базовым методам в интересах ускорения обработки для обеспечения более быстрого доступа исследователям. Их аргумент также признает предположение о надлежащем контроле климата в современных учреждениях, который замедлил бы ухудшение качества кислотной бумаги и ржавление металлических креплений. [1]