В бухгалтерском учете главная книга — это бухгалтерская книга , в которой учетные данные публикуются из журналов и агрегируются из вспомогательных книг , таких как кредиторская задолженность , дебиторская задолженность , управление денежными средствами , основные средства , закупки и проекты. Таким образом, мы также называем главную книгу «набором основных счетов», поскольку она содержит всю информацию во вспомогательных книгах. [1] Главная книга может вестись на бумаге, на компьютере или в облаке. [2] Счет главной книги создается для каждой учетной записи в плане счетов организации и классифицируется по категориям счетов, таким как доходы, расходы, активы, обязательства и собственный капитал; совокупность всех этих счетов известна как главная книга. В главной книге хранятся финансовые и нефинансовые данные организации. [3] Каждый счет в главной книге состоит из одной или нескольких страниц. Отчет о финансовом положении организации и отчет о прибылях и убытках формируются на основе категорий счетов доходов и расходов в главной книге. [4]
Главная книга содержит страницу всех счетов плана счетов [5], упорядоченных по категориям счетов. Главная книга обычно делится как минимум на семь основных категорий: активы, обязательства, собственный капитал, доходы, расходы, прибыли и убытки. [6] Это система учета финансовых операций организации. [7] Основные категории главной книги могут быть дополнительно разделены на вспомогательные книги для включения дополнительных сведений о таких счетах, как денежные средства, дебиторская задолженность, кредиторская задолженность и т. д.
Извлечение остатков на счетах называется пробным балансом . Целью пробного баланса является на предварительном этапе процесса подготовки финансовой отчетности обеспечить равенство итоговых сумм по дебету и кредиту . [8]
Разноска — это процесс записи сумм по кредитам (правая сторона) и суммам по дебету (левая сторона) на страницах главной книги. Дополнительные столбцы справа содержат общую информацию о текущей активности (аналогично чековой книжке). [9]
В главной книге должна быть указана дата, описание и баланс или общая сумма по каждому счету.
Поскольку каждая бухгалтерская запись дебетует один счет и кредитует другой счет на равную сумму, система двойной бухгалтерской записи помогает гарантировать, что главная книга всегда находится в балансе, тем самым поддерживая уравнение бухгалтерского учета :
Уравнение бухгалтерского учета представляет собой математическую структуру баланса . Хотя главная книга кажется довольно простой, в крупных или сложных организациях или организациях с различными дочерними компаниями главная книга может вырасти до довольно большого размера, и ее аудит или балансировка могут занять несколько часов или дней. [11] [ нужна ссылка ]
В ручной или некомпьютеризированной системе главная книга может представлять собой большую книгу. Вместо этого организации могут использовать одну или несколько электронных таблиц для своих бухгалтерских книг, включая главную книгу, или могут использовать специализированное программное обеспечение для автоматизации ввода и обработки реестра. Когда компания использует программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP) , модуль финансовых функций создает вспомогательные книги и главную книгу с записями, взятыми из базы данных, которая используется совместно с другими процессами, управляемыми через ERP.